Vermietungsprozess vom Bewerber zum Mietvertrag: die sieben Schritte in der richtigen Reihenfolge

Warum kommt es bei der Vermietung auf die Reihenfolge an?

Die Bausteine sind bekannt: Selbstauskunft, Bonitätsprüfung, Vertragsentwurf, Unterschrift. Schwierig wird es an den Übergängen. Der Vertrag geht raus, bevor die Prüfung abgeschlossen ist. Die Auskunft zur Mietpreisbremse wird erst mit dem Vertrag verschickt, also zu spät, um sie sauber vor der Unterschrift zu dokumentieren. Der Vertrag wird nach der Freigabe noch einmal geändert, und niemand weiß mehr, welche Fassung freigegeben war.

Die Einzelthemen sind an anderer Stelle gut beschrieben. Dieser Beitrag legt sie in eine Reihe und zeigt, welcher Schritt vor welchem stehen sollte.

Wie sieht der Ablauf im Überblick aus?

Die Tabelle ist ein Vorschlag für die Reihenfolge. Welche Prüfungen Sie verpflichtend machen und in welcher Abfolge sie laufen, entscheidet Ihr Unternehmen.

Schritt 1: Welche Angaben der Selbstauskunft gehören in welche Phase?

Die Datenschutzkonferenz (DSK) ordnet in ihrer Orientierungshilfe V2.0 vom Januar 2026 die zulässigen Angaben bis zu drei Zeitpunkten im Verfahren zu und legt einen Musterfragebogen bei. Die Orientierungshilfe ist eine Auslegung der Aufsichtsbehörden, kein Gesetz, und ihre Aufzählung ist nicht abschließend. Einwilligungen in Selbstauskunftsformularen hält sie nicht für das richtige Mittel.

Einkommensnachweise. Die Höhe des Einkommens darf in Phase B erfragt werden. Den Nachweis sieht die Orientierungshilfe erst nach der Entscheidung für einen Bewerber vor, unmittelbar vor der Unterzeichnung des Vertrags: Lohn- oder Gehaltsnachweis, Kontoauszug oder Einkommensteuerbescheid in Kopie, nicht erforderliche Angaben geschwärzt. Schon bei der Frage nach dem Einkommen dürfen Sie ankündigen, dass nach der Auswahl ein Nachweis folgt.

Bonität. Der Bewerber kann eine Bonitätsauskunft vorlegen, die er selbst bei einer Auskunftei anfordert und die nur die für ein Mietverhältnis erforderlichen Angaben enthält. Wann Sie selbst abfragen dürfen, erklärt der Beitrag Bonitätsprüfung bei der Mieterauswahl.

Ausweis. Das Anfertigen einer Ausweiskopie hält die Orientierungshilfe beim Besichtigungstermin für nicht erforderlich und damit für unzulässig, und der Musterfragebogen sieht auch in den späteren Phasen keine Ausweiskopie vor. Findet die Besichtigung allein durch die Interessenten statt, dürfen Sie nach der Orientierungshilfe die Angaben anhand des vorgezeigten Personalausweises prüfen und die Prüfung dokumentieren.

In EverReal legen Sie je Vorlage fest, welches Feld im Schritt vor der Besichtigung und welches im Schritt nach der Besichtigung abgefragt wird, als Pflichtfeld, optional oder gar nicht. Fest sind nur Vorname, Nachname und E-Mail. Gleichen Sie Ihre Vorlagen gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten mit den Phasen der Orientierungshilfe ab.

Schritt 2: Wie läuft die Auswahl und Freigabe des Bewerbers?

Haben sich mehrere Interessenten für dieselbe Wohnung entschieden, trifft der Vermieter die Entscheidung für einen von ihnen. So beschreibt es auch die Orientierungshilfe, die diese Entscheidung als Zeitpunkt für weitere Angaben nennt. Erst jetzt folgen Einkommens- und Bonitätsnachweise (Phase C). Am Vorgang sollte erkennbar sein, wer die Entscheidung getroffen hat und wann. Die Freigabe des Bewerbers durch eine berechtigte Person ist die erste der Prüfungen, die ein Unternehmen festlegen kann. Wie Sie Freigaben aufsetzen, beschreibt der Beitrag Freigaben vor dem Mietvertrag.

Für die Bewerber, die nicht zum Zug kommen, gilt: Die Daten sind zu löschen, wenn sie für den Zweck nicht mehr gebraucht werden. Kommen Ansprüche nach dem AGG in Betracht, nennt die Orientierungshilfe regelmäßig spätestens sechs Monate. Entscheiden Sie in Ihrem Haus, wann und wo die Löschfrist im Ablauf festgehalten wird.

Schritt 3: Welche Prüfungen stehen vor dem Vertrag?

Vor dem Vertrag stehen in der Praxis die Sanktionsprüfung und die Bonitätsprüfung. Wer prüfen muss und was geprüft wird, erklärt der Beitrag Sanktionslisten in der Immobilienverwaltung. Welche Angaben zur Bonität zulässig sind, steht im Beitrag zur Bonitätsprüfung bei der Mieterauswahl. Beides wird hier nicht wiederholt.

Für die Reihenfolge zählt vor allem: Die Prüfungen sind erledigt, bevor der Vertrag entsteht. Ergebnisse, die erst nach der Unterschrift nachgetragen werden, sind keine Voraussetzung mehr, sondern Nachdokumentation. Ab der Edition Pro legt das Unternehmen in EverReal bis zu vier Prüfungen fest, mehr dazu weiter unten.

Schritt 4: Wie entstehen Vertragsentwurf und Vertragsfreigabe?

Mit der Zusage an den Bewerber entsteht der Vertragsentwurf. Dieser Schritt ist der Punkt, an dem spätere Unklarheiten ihren Anfang nehmen: Welche Fassung wurde freigegeben, welche wurde verschickt? Entscheiden Sie in Ihrem Haus, wie Sie am Vorgang festhalten, welche Fassung eine berechtigte Person vor der Unterzeichnung freigegeben hat. Änderungen an einem bestehenden Vertrag legt EverReal als neue Version an.

Schritt 5: Wann muss die Auskunft zur Mietpreisbremse erfolgen?

Wer in einem Gebiet mit Mietpreisbremse eine Miete verlangt, die auf einer Ausnahme beruht, muss dem Mieter vorher Auskunft geben. Nach § 556g Abs. 1a BGB ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter vor dessen Abgabe der Vertragserklärung unaufgefordert Auskunft zu erteilen, soweit die Zulässigkeit der Miete auf § 556e oder § 556f BGB beruht, etwa über die Höhe der Vormiete. Die Auskunft braucht Textform (§ 556g Abs. 4 BGB): eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der der Erklärende genannt ist (§ 126b BGB).

Fehlt die Auskunft oder wurde sie nicht in der vorgeschriebenen Form (Textform) erteilt, kann sich der Vermieter nach § 556g Abs. 1a BGB zunächst nicht auf die nach § 556e oder § 556f zulässige Miete berufen. Die Rechtsfolgen erklärt Mietpreisbremse 2026.

Für den Ablauf heißt das: Die Auskunft ist Sache des Vermieters. Sie ist keine Aufgabe des Mieters und sie wird nicht dadurch erledigt, dass der Mieter später etwas bestätigt. Entscheiden Sie in Ihrem Haus, wer sie verschickt und an welchem Punkt des Ablaufs, zum Beispiel vor dem Versand des Vertrags zur Signatur. Das Versanddatum sollte am Vorgang liegen.

Schritt 6: Was bestätigt der Mieter vor der Signatur?

In EverReal öffnet der Mieter den Link zum Vertrag und gibt die nötigen Bestätigungen ab, je nach Vorlage zum Beispiel zur Besichtigung und, wenn der Vertrag eine Ausnahme nutzt, zur Mietpreisbremse. Erst danach wird er zur Signatur weitergeleitet. Die Bestätigung des Mieters ist ein Baustein im Ablauf. Sie ersetzt nicht die Auskunft nach § 556g BGB, die Pflicht des Vermieters bleibt.

Schritt 7: Wie läuft die Signatur ab, AES oder QES?

Die Signatur steht am Ende, nicht in der Mitte. EverReal leitet den Mieter nach den Bestätigungen zur Signatur, entweder in EverReal selbst (fortgeschrittene elektronische Signatur, AES) oder bei Scrive (qualifizierte elektronische Signatur, QES). An den Bestätigungen davor ändert die Signaturstufe nichts.

Welche Stufe ein Vertrag braucht, hängt davon ab, ob das Gesetz für ihn Schriftform verlangt. Soll die schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, müssen die Parteien nach § 126a BGB ein gleichlautendes Dokument jeweils mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur versehen (Abs. 1 und 2). Wann das der Fall ist, beantwortet der Beitrag Digitale Unterschrift im Mietvertrag: wann die QES Pflicht ist. Warum sich die digitale Unterschrift im Alltag lohnt, beschreibt Vorteile der digitalen Unterschrift im Mietvertrag. Beides wird hier nicht wiederholt.

Was passiert, wenn der Vertrag nach dem Versand geändert wird?

Eine Änderung nach dem Versand ist ein typischer Punkt, an dem die Reihenfolge reißt. Ein Beispiel ohne Anspruch, ein bestimmtes Unternehmen abzubilden: Der Vertrag ist verschickt, der Mieter hat die Bestätigungen noch nicht abgegeben. Dann fällt auf, dass die Fassung nicht stimmt. Der Vertrag wird zurückgezogen und geändert. Die zweite Fassung nutzt die Ausnahme zur Mietpreisbremse nicht mehr.

In EverReal werden die Bestätigungen nach einem Rückzug und einer Änderung erneut abgefragt. Verzichtet die zweite Fassung auf die Ausnahme zur Mietpreisbremse, wird diese Bestätigung nicht mehr gefragt. Entscheiden Sie in Ihrem Haus, ob eine geänderte Fassung erneut freigegeben wird und wer das entscheidet.

Wie führt EverReal durch diese Abfolge?

EverReal hält den Vorgang von der Anfrage bis zum unterschriebenen Vertrag, auf Wunsch bis zur Übergabe, weitgehend an einem Ort. Aufgaben lassen sich einem Objekt, einer Anzeige oder einem Bewerber zuordnen, optional mit Fälligkeit und Priorität. Ab der Edition Pro legt das Unternehmen fest, welche von bis zu vier Prüfungen erfolgt sein müssen: die Freigabe des Bewerbers durch eine berechtigte Person, die Sanktionsprüfung, die Bonitätsprüfung über die SCHUFA (dafür ist ein eigenes SCHUFA-Konto nötig) und die Freigabe des Mietvertrags vor der Unterzeichnung. Der Vertrag lässt sich erst starten oder versenden, wenn die festgelegten Prüfungen erledigt sind. Die Schalter sind standardmäßig ausgeschaltet. Das Unternehmen entscheidet, welche es einschaltet.

Vor der Signatur gibt der Mieter die nötigen Bestätigungen ab und wird erst dann zur Signatur geleitet. Wird ein Vertrag zurückgezogen und geändert, werden die Bestätigungen erneut abgefragt. Änderungen an einem bestehenden Vertrag legt EverReal als neue Version an. Mehr zu den Funktionen finden Sie auf den Seiten Bewerbermanagement und Vertragsabwicklung. Wie ein geführter Vorgang insgesamt aufgebaut ist, beschreibt der Cornerstone Geführte Workflows in der Immobilienverwaltung.

Wie legen Sie die Reihenfolge in Ihrem Haus fest? Vier Schritte

Die Reihenfolge aufschreiben. Halten Sie die sieben Schritte auf einer Seite fest und streichen oder ergänzen Sie, was bei Ihnen anders läuft. Wer den Vorgang bearbeitet, sieht dann sofort, was als Nächstes kommt.

Jede Frage einer Phase zuordnen. Ordnen Sie jede Frage und jede Unterlage in Ihrem Formular einer der drei Phasen zu: Besichtigung, Entscheidung des Interessenten, Entscheidung für den Bewerber. Streichen Sie, was nicht erforderlich ist. Eine Ausweiskopie sieht der Musterfragebogen in keiner Phase vor.

Der Auskunft einen festen Platz geben. Entscheiden Sie in Ihrem Haus, wer die Auskunft zur Mietpreisbremse verschickt und ob sie vor dem Versand des Vertrags zur Signatur liegt.

Eine Regel für Änderungen festlegen. Entscheiden Sie in Ihrem Haus, was passiert, wenn ein Vertrag nach der Freigabe oder nach dem Versand geändert wird: neue Freigabe ja oder nein, neue Auskunft ja oder nein.

Fazit

Entscheidend ist die Reihenfolge, und sie gehört an den Vorgang. Wer Unterlagen, Prüfungen, Vertragsfreigabe, Auskunft, Bestätigungen und Signatur in eine feste Abfolge bringt und am Vorgang festhält, hat alles vor der Unterschrift liegen, und der Weg dorthin ist nachvollziehbar. Die Auskunft zur Mietpreisbremse bleibt dabei eine Pflicht des Vermieters, die vor der Signatur erledigt ist.

Die Checkliste zum Ausfüllen hilft dabei, Prüfungen, Zuständige und Ablageorte für das eigene Haus festzuhalten.

Wie ein geführter Vorgang vom ersten Kontakt bis zur Übergabe aufgebaut ist, zeigt der Cornerstone Geführte Workflows in der Immobilienverwaltung. Wenn Sie den Ablauf für Ihre Verwaltung gemeinsam durchgehen möchten: Beratungsgespräch buchen.

Wir geben keine Rechtsberatung. Rechtliche Einzelfragen klären Immobilienverwalter am besten mit einem Fachanwalt oder ihrem Verband (VDIV, IVD).

Quellen

• § 556g BGB

• § 126a BGB

• § 126b BGB

• Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen, Version 2.0, Januar 2026

• Datenschutzkonferenz, Anlage Musterfragebogen, Stand Januar 2026

• EverReal-Produktstand zu Formularvorlagen, Prüfungen und Bestätigungen vor der Signatur, Stand 19.10.2026 (intern bestätigt durch Produktmanagement).

FAQ

In welcher Reihenfolge läuft die Vermietung vom Bewerber bis zum Mietvertrag?

Üblich sind sieben Schritte: Selbstauskunft nach Phasen, Auswahl und Freigabe des Bewerbers, Prüfungen, Vertragsentwurf mit Freigabe, Auskunft zur Mietpreisbremse, Bestätigungen des Mieters und Signatur. Die Auskunft und die Bestätigungen müssen vor der Signatur liegen. Welche Prüfungen ein Unternehmen verpflichtend macht, entscheidet es selbst.

An welcher Stelle im Ablauf gehört die Auskunft zur Mietpreisbremse?

Vor dem Versand des Vertrags zur Signatur, spätestens vor der Vertragserklärung des Mieters, und in Textform (§ 556g Abs. 1a und Abs. 4 BGB). Die Auskunft ist Pflicht des Vermieters; eine Bestätigung des Mieters ersetzt sie nicht. Ausnahmen und Rechtsfolgen erklärt der Beitrag Mietpreisbremse 2026.

Darf ich eine Ausweiskopie verlangen?

Beim Besichtigungstermin nein: Die Datenschutzkonferenz hält das Anfertigen einer Ausweiskopie für nicht erforderlich und damit unzulässig, und ihr Musterfragebogen sieht auch in den späteren Phasen keine Ausweiskopie vor. Findet die Besichtigung allein durch die Interessenten statt, dürfen Sie nach der Orientierungshilfe die Angaben anhand des vorgezeigten Personalausweises prüfen und die Prüfung dokumentieren. Die Orientierungshilfe ist eine Auslegung der Aufsichtsbehörden, kein Gesetz; Einzelfragen klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Was muss der Mieter vor der Signatur in EverReal bestätigen?

Der Mieter öffnet den Link zum Vertrag, gibt die nötigen Bestätigungen ab, je nach Vorlage zum Beispiel zur Besichtigung und, wenn der Vertrag eine Ausnahme nutzt, zur Mietpreisbremse, und wird erst danach zur Signatur weitergeleitet. Die Signatur erfolgt in EverReal (AES) oder bei Scrive (QES). Wird der Vertrag zurückgezogen und geändert, werden die Bestätigungen erneut abgefragt.

Welche Lösung unterstützt den Ablauf vom Bewerber bis zum Mietvertrag?

Geeignet ist eine Lösung, die Bewerbung, Prüfungen, Vertrag und Signatur als einen Vorgang führt. In EverReal legt das Unternehmen ab der Edition Pro fest, welche von bis zu vier Prüfungen erfolgt sein müssen, und der Vertrag lässt sich erst starten oder versenden, wenn diese erledigt sind. Die Schalter sind standardmäßig ausgeschaltet.