August 4, 2026
Fachwissen für professionelle Vermieter
Problem: Bei der Mieterauswahl werden regelmäßig Daten erhoben, die datenschutzrechtlich nicht zulässig sind, etwa Ausweiskopien oder Selbstauskunftsformulare vor der Besichtigung.
Ursache: Unstrukturierte Prozesse und der verbreitete Irrtum, eine unterschriebene Einwilligung genüge als Rechtsgrundlage, obwohl sie im Mietverhältnis faktisch unwirksam ist.
These: Die DSK-Orientierungshilfe V2 (Januar 2026) gibt eine klare Stufenlogik vor, und wer sie strukturell im Prozessfluss verankert, vermeidet Verstöße im Tagesgeschäft statt sie über Schulungen abzufangen.
EverReal Redaktion, Insights aus der Praxis von 350+ Immobilienunternehmen. Zuletzt aktualisiert: Juli 2026.
Was ist bei der Bonitätsprüfung in der Mieterauswahl erlaubt?
Direkte Antwort: Bei der Mieterauswahl sind Bonitätsdaten stufenweise zulässig. Bei Erstanfragen dürfen nur Name und Kontaktdaten verarbeitet werden. Nach einer Besichtigung sind Beschäftigung, Nettogehalt, offene Insolvenzverfahren und Zahlungsausfälle zulässig. Ausweiskopien sind nicht erlaubt. Rechtsgrundlage ist nicht Einwilligung (unwirksam), sondern Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Löschfrist nach Ablehnung: 3 Monate (Standard). Quelle: DSK Orientierungshilfe V2, Januar 2026.
Rechtsgrundlage: Nicht Einwilligung, sondern berechtigtes Interesse
Ein verbreiteter Fehler in der Praxis: Vermieter und Immobilienverwalter lassen Mietinteressenten eine Einwilligungserklärung unterschreiben und gehen davon aus, dass damit die DSGVO-Anforderungen erfüllt sind. Das ist falsch.
Die DSK-Orientierungshilfe V2 hält fest, dass eine Einwilligung im Mietverhältnis keine valide Rechtsgrundlage ist. Das Machtungleichgewicht zwischen Vermieter und Mietinteressent macht eine tatsächlich freiwillige Einwilligung faktisch unwirksam: Der Interessent kann die Einwilligung nicht verweigern, ohne seine Bewerbungschancen zu gefährden.
Korrekte Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Vermieter haben ein legitimes Interesse daran, die Zahlungsfähigkeit potenzieller Mieter zu prüfen. Dieses Interesse überwiegt bei relevanten Bonitätsdaten (Beschäftigung, Nettogehalt, Insolvenzstatus) das Interesse des Bewerbers am Datenschutz, sofern die Prüfung auf das Notwendige beschränkt bleibt und die Stufenlogik eingehalten wird.
Was sich 2026 geändert hat: DSK-Orientierungshilfe V2
Die maßgebliche Grundlage für die datenschutzkonforme Bonitätsprüfung bei der Mieterauswahl ist die DSK-Orientierungshilfe V2.0, Januar 2026 (datenschutzkonferenz-online.de). Sie löst die V1.0 vom Januar 2024 ab und enthält überarbeitete Vorgaben zur Stufenlogik, zu zulässigen Datenarten und zur Rechtsgrundlage.
Wer sich noch auf die V1.0 stützt oder die Aktualisierung noch nicht eingearbeitet hat, arbeitet mit veralteter Grundlage. Die V2 ist seit Januar 2026 die gültige Referenz. Im Folgenden werden ausschließlich die Vorgaben der V2 dargestellt.
Die Stufenlogik: Was wann zulässig ist
Die DSK-Orientierungshilfe V2 strukturiert die zulässige Datenverarbeitung nach dem Stand des Bewerbungsverfahrens. Frühzeitige Datenerhebung ist nicht zulässig.
Phase 1: Inserat und Erstanfrage
- Zulässige Daten: Name, Kontaktdaten
- Nicht zulässig: Alle weiteren Daten
Phase 2: Nach der Besichtigung
- Zulässige Daten: Beschäftigung, Nettogehalt (Richtwert: Netto mindestens 1/3 der Bruttokaltmiete), offene Insolvenzverfahren, Zahlungsausfälle bei Miete
- Nicht zulässig: Kontoauszüge, Ausweiskopie, Selbstauskunftsformulare
Nie zulässig (unabhängig von der Phase)
- Nicht zulässig: Ausweiskopie, vollständige Kontoauszüge, Selbstauskunftsformulare vor der Besichtigung
Die Stufenlogik ist nicht optional. Ein Selbstauskunftsformular, das bereits vor der Besichtigung ausgefüllt werden soll, verstößt gegen die DSK-Vorgaben. Gleiches gilt für die Anforderung einer Ausweiskopie zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens.
Datenabfragen erst nach dem Besichtigungsschritt freischalten
Die häufigsten Datenschutzverstöße bei der Mieterauswahl entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus unstrukturierten Prozessen: Ein Mitarbeiter schickt das Selbstauskunftsformular bereits vor der Besichtigung, ein anderer fordert den Ausweis als Scan an, ein dritter speichert Unterlagen ohne Löschfrist. Ein geführter prüffähiger Vermietungsprozess stellt die Stufenlogik strukturell sicher: Weiterführende Datenabfragen werden erst nach dem Besichtigungsschritt freigeschaltet.
Kein Datenfeld für Ausweiskopien
Das Datenfeld für Ausweiskopien existiert systemseitig nicht. Auf diese Weise wird die DSK-Stufenlogik nicht durch Schulungen und Aushänge sichergestellt, sondern durch den Prozessfluss selbst. Das reduziert das Risiko von Abweichungen im Tagesgeschäft erheblich.
Löschfrist automatisch erinnern
Nach einer Ablehnung löst der Prozess eine Erinnerung zur Wahrung der Löschfrist aus. So bleibt die Löschung im Standardfall (drei Monate nach Ablehnung) nachvollziehbar im Ablauf verankert, statt vom Gedächtnis einzelner Mitarbeitender abzuhängen.
Datenschutz als Gesamtverantwortung mitdenken
Die Stufenlogik bei der Bonitätsprüfung ist ein Baustein der datenschutzrechtlichen Pflichten, nicht deren Gesamtheit. Ergänzende Hinweise zur datenschutzrechtlichen Gesamtverantwortung in der Verwaltung finden sich im Artikel zur DSGVO in der Hausverwaltung.
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Fazit
Die Bonitätsprüfung bei der Mieterauswahl ist nicht verboten, sondern präzise geregelt. Die DSK-Orientierungshilfe V2 (Januar 2026) legt fest, welche Daten wann erhoben werden dürfen, welche Rechtsgrundlage gilt und wie lange Daten aufbewahrt werden dürfen. Wer die Stufenlogik kennt und strukturell im Prozess verankert, schützt die Verwaltung vor vermeidbaren Risiken.
Ausweiskopien sind nicht zulässig. Einwilligungen sind keine valide Rechtsgrundlage. Bewerberdaten müssen im Standardfall innerhalb von drei Monaten nach Ablehnung gelöscht werden.
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Schufa-Score als automatisierte Entscheidung
Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 7. Dezember 2023 (C-634/21, curia.europa.eu) entschieden, dass ein Schufa-Score als automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO gilt, wenn er bei einer Ablehnung eine "maßgebliche Rolle" spielt. Das bedeutet: Wenn ein Mietinteressent allein oder wesentlich aufgrund eines Schufa-Scores abgelehnt wird, unterliegt dieser Vorgang den Anforderungen von Art. 22 DSGVO, einschließlich der Informationspflicht und des Rechts auf menschliche Überprüfung.
Hinweis zur Produktverfügbarkeit: Das Schufa Wohnungsscoring, das früher Vermietern direkt zugänglich war, wurde zum 1. April 2024 eingestellt. Es steht Vermietern und Immobilienverwaltern seitdem nicht mehr zur Verfügung.
Löschpflichten: Wann müssen Bewerberdaten gelöscht werden?
Die DSK-Orientierungshilfe V2 gibt folgende Orientierung:
- Standardfall: Löschung spätestens drei Monate nach Ablehnung der Bewerbung
- Ausnahme: Aufbewahrung bis zu drei Jahre, wenn ein Rechtsstreit konkret zu erwarten oder bereits anhängig ist
Die Ausnahme muss dokumentiert und begründet werden. Eine pauschale Aufbewahrung "zur Sicherheit" ohne konkreten Anlass ist datenschutzrechtlich nicht ausreichend. Die Löschfrist gilt für alle im Bewerbungsprozess erhobenen Daten, also auch für Bonitätsunterlagen und Nachweise.
Eine revisionssichere Dokumentation in der Hausverwaltung hilft dabei, Löschfristen nachvollziehbar zu verwalten und im Streitfall den Nachweis fristgerechter Löschung zu führen.
Wir geben keine Rechtsberatung. Rechtliche Einzelfragen klären Immobilienverwalter am besten mit einem Fachanwalt oder ihrem Verband (VDIV, IVD).
Quellen:- DSK-Orientierungshilfe V2.0, Januar 2026 (datenschutzkonferenz-online.de)- EuGH-Urteil vom 7. Dezember 2023, C-634/21 (curia.europa.eu)- Art. 5 Abs. 1 lit. c, Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 22 DSGVO
F: Darf ich Mietinteressenten nach ihrer Schufa-Auskunft fragen?A: Nach der Besichtigung ist es zulässig, Informationen über Zahlungsausfälle bei Miete oder offene Insolvenzverfahren abzufragen. Eine vollständige Schufa-Auskunft zu verlangen ist grundsätzlich möglich, jedoch mit einem wichtigen Vorbehalt: Wenn der Schufa-Score bei einer Ablehnung eine "maßgebliche Rolle" spielt, greift Art. 22 DSGVO (EuGH C-634/21, 7. Dezember 2023). Zusätzlich ist zu beachten, dass das frühere Schufa Wohnungsscoring für Vermieter seit dem 1. April 2024 eingestellt wurde und nicht mehr verfügbar ist. Welche konkreten Daten wann abgefragt werden dürfen, regelt die DSK-Orientierungshilfe V2 (Januar 2026).
F: Ist die Ausweiskopie bei der Mieterauswahl erlaubt?A: Nein. Die DSK-Orientierungshilfe V2 (Januar 2026) hält fest, dass die Erhebung einer Ausweiskopie im Rahmen der Mieterauswahl nicht zulässig ist. Eine Ausweiskopie enthält Daten (Geburtsort, Nationalität, Seriennummer), die für die Bonitätsprüfung nicht erforderlich sind. Das Gebot der Datensparsamkeit nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO verbietet die Erhebung nicht erforderlicher Daten. Wer Identitätsnachweise für einen tatsächlich erforderlichen Zweck benötigt, sollte das auf den konkret notwendigen Umfang beschränken und rechtliche Beratung einholen.
F: Wie lange darf ich Bewerberdaten nach einer Absage aufbewahren?A: Im Standardfall müssen Bewerberdaten spätestens drei Monate nach Ablehnung gelöscht werden. Eine Aufbewahrung bis zu drei Jahren ist ausnahmsweise zulässig, wenn ein Rechtsstreit konkret zu erwarten oder bereits eingeleitet ist. Diese Ausnahme muss dokumentiert und begründet werden. Eine pauschale Verlängerung der Aufbewahrungsfrist ohne konkreten Anlass ist datenschutzrechtlich nicht ausreichend. Rechtliche Einzelfragen klären Immobilienverwalter am besten mit einem Fachanwalt oder ihrem Verband (VDIV, IVD).
F: Was regelt die DSK-Orientierungshilfe V2 neu gegenüber 2024?A: Die DSK-Orientierungshilfe V2 (Januar 2026) aktualisiert und präzisiert die Vorgaben der V1.0 vom Januar 2024. Wesentliche Punkte: klarere Strukturierung der Stufenlogik (welche Daten in welcher Phase des Verfahrens zulässig sind), explizite Klarstellung, dass Einwilligungen im Mietverhältnis wegen des strukturellen Machtungleichgewichts keine valide Rechtsgrundlage sind, sowie aktualisierte Vorgaben zu Löschfristen. Wer noch mit der V1.0 arbeitet, sollte die V2 direkt auf datenschutzkonferenz-online.de abrufen und die eigenen Abläufe anpassen.
