Die wichtigsten Bestandteile der Nebenkostenabrechnung
Folgende Punkte sollten von Ihnen als Vermieter in jeder Abrechnung klar und verständlich dargestellt werden:
1. Gesamtkosten
Sie sind das Herzstück der Nebenkostenabrechnung. Typische Kostenarten sind:
- Müllabfuhr
- Gebäudereinigung
- Hausmeisterdienste
- Gartenpflege
- Abwasserentsorgung
2. Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels
Ein zentraler Punkt jeder Nebenkostenabrechnung ist der Verteilerschlüssel, der festlegt, wie die Kosten auf die einzelnen Mieter umgelegt werden.
Typische Beispiele sind:
- Müllgebühren werden häufig nach der Anzahl Mieter in der Wohneinheit aufgeteilt.
- Kosten für Gartenpflege werden oft nach der Wohnfläche verteilt.
3. Berechnung der Kostenanteile
Die Nebenkosten jeder Mietpartei setzen sich aus den aufgeteilten Kosten zusammen. Anhand des Verteilerschlüssels wird der jeweilige Kostenanteil für jede Mietpartei ermittelt.
4. Nebenkostenvorauszahlung und Endabrechnung
Die bereits geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen der Mietparteien werden von den zu zahlenden Kosten abgezogen. So ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder eine Rückzahlung für die Mieter.
5. CO2-Steuerpflicht
Seit 2024 sind Sie als Vermieter verpflichtet, bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung auch die Kosten für die CO2-Abgabe sichtbar zu machen.
Checkliste für die Nebenkostenabrechnung
Folgend finden Sie die wichtigsten Punkte, die kein Vermieter beim Nebenkostenabrechnung erstellen vergessen darf:
- Name Vermieter & Mieter
- Anschrift des Mieters
- Nutzungszeitraum
- Anschrift des Mietobjekts
- Abrechnungszeitraum (max. 12 Monate)
- Zusammensetzung der Gesamtkosten
- Positionen der Nebenkosten
- Verteilerschlüssel
- Anteil des Mieters
- Vorauszahlungen, Guthaben oder Nachforderungen
- Nachweis der Gesamtkosten
Der Verteilerschlüssel
Der Verteiler- oder Umlageschlüssel legt fest, wie die Betriebskosten innerhalb eines Mietobjekts auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden. Üblicherweise wird der Verteilerschlüssel im Mietvertrag festgelegt, sodass sowohl Vermieter als auch Mieter von Beginn an genau wissen, welche Methode der Aufteilung in der Abrechnung angewendet wird. Es gibt verschiedene gängige Verteilerschlüssel, die je nach Art der Kosten und den Gegebenheiten des Mietobjekts eingesetzt werden. Dazu zählen:
- Wohnfläche: Die Verteilung der Kosten erfolgt proportional zur Wohnfläche der jeweiligen Mietparteien. Dies ist eine der häufigsten Methoden, insbesondere für Kosten wie Grundsteuer, Müllabfuhr oder Gartenpflege. Größere Wohnungen verursachen in der Regel auch einen höheren Anteil an der Nutzung der gemeinsamen Ressourcen.
- Anzahl der Personen: Bei verbrauchsabhängigen Kosten wie Wasser oder Abwasser wird häufig die Anzahl der Personen in einer Wohneinheit als Maßstab genommen. Diese Methode bietet eine faire Verteilung, da Haushalte mit mehr Personen tendenziell einen höheren Verbrauch haben.
- Verbrauch: Bei Heiz- und Warmwasserkosten kommt oft der individuelle Verbrauch zum Tragen. Hierbei werden Kosten nach dem tatsächlichen Energie- oder Wasserverbrauch aufgeteilt, was durch Zähler erfasst wird. Diese Variante gilt als besonders gerecht, da die Mieter nur für das zahlen, was sie auch tatsächlich verbrauchen.
- Wohneinheit: Hier werden die Kosten zu gleichen Teilen auf die Mietparteien verteilt, unabhängig von der Wohnfläche oder der Anzahl der Bewohner. Dieser Schlüssel wird selten verwendet, kann aber bei kleineren Mehrfamilienhäusern zum Einsatz kommen, in denen die Einheiten sehr ähnlich sind.
Wichtig: Fehlt ein Verteilerschlüssel im Mietvertrag, greift die gesetzliche Regelung des § 556 abs 3 BGB.
Demnach müssen die kalten Betriebskosten – also Kosten, die nicht mit dem Energieverbrauch zusammenhängen, wie Grundsteuer oder Müllgebühren – anteilig nach der Wohnfläche abgerechnet werden.
Dies stellt sicher, dass auch ohne explizite Vereinbarung eine faire und nachvollziehbare Abrechnung der Nebenkosten erfolgt.
Für warme Betriebskosten wie Heizkosten ist es zudem gesetzlich vorgeschrieben, dass mindestens 50 % der Kosten nach Verbrauch abgerechnet werden müssen, um den tatsächlichen Energieverbrauch der Mieter zu berücksichtigen.
Mit Transparenz bei der Betriebskostenabrechnung für Vertrauen sorgen
Die Wahl des richtigen Verteilerschlüssels ist ein wichtiger Schritt, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen.
Sie garantiert, dass die Kosten gerecht und transparent aufgeteilt werden. Dies wiederum stärkt das Vertrauen der Mieter und minimiert potenzielle Streitigkeiten. Als Vermieter sollten Sie daher darauf achten, dass der Verteilerschlüssel klar im Mietvertrag festgehalten wird. Dieser sollte auch auf die spezifischen Gegebenheiten des Mietobjekts zugeschnitten werden.
Nebenkosten bei Leerstand
Betriebskosten während eines Leerstands können in der Regel nicht vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden, es sei denn, es handelt sich um nicht verbrauchsabhängige Kosten wie Grundsteuer oder Versicherungen. Heizkosten und ähnliche Kosten müssen Sie als Vermieter selbst tragen.
Nebenkostenabrechnung erstellen oder erstellen lassen?
Sie können die Nebenkostenabrechnung erstellen oder dies von einer Hausverwaltung übernehmen lassen. Die Kosten hierfür betragen in der Regel 50-120 € pro Wohneinheit und dürfen nicht an die Mieter weitergegeben werden.
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