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Nebenkostenabrechnung erstellen: So geht’s richtig

Die Nebenkostenabrechnung ist ein wichtiges Thema für Vermieter und Mieter gleichermaßen. Doch die Erstellung der Abrechnung kann komplex und zeitaufwendig sein. 

Fehler sind ärgerlich und können im schlimmsten Fall sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. 

Erfahren Sie, wie Sie als Vermieter die Nebenkostenabrechnung korrekt erstellen und worauf Sie besonders achten müssen. Außerdem geben wir praktische Tipps, wie die Abrechnung transparent und nachvollziehbar bleibt, um Konflikte zu vermeiden.

Inhaltsverzeichnis
Was umfassen die Nebenkosten?
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Welche Kosten können Sie nicht auf die Betriebskostenabrechnung schreiben?
Wichtige Fristen für Sie als Vermieter
Die wichtigsten Bestandteile der Nebenkostenabrechnung
Häufige Fehler bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung vermeiden
Bis zu 80% effizienter Vermieten: Mit EverReal

Was umfassen die Nebenkosten?

Unter Nebenkosten versteht man einfach zusammengefasst alle Kosten, die zusätzlich zur regulären Miete einer Immobilie im Laufe eines Jahres anfallen. Eine andere Bezeichnung für Nebenkosten wären Betriebskosten, weshalb die Nebenkostenabrechnung auch als Betriebskostenabrechnung bezeichnet wird.

Es ist gesetzlich ganz klar geregelt, welche Nebenkosten Vermieter in der  Nebenkostenabrechnung berücksichtigen dürfen – und welche nicht.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung, auch als Betriebskostenabrechnung bezeichnet, ist die jährliche Abrechnung über die Betriebskosten. Sie umfasst alle Kosten, die bei der Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen und vom Mieter anteilig zu tragen sind. 

Dazu gehören unter anderem Kosten für Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Grundsteuer, Hausmeisterdienste und Heizkosten.

Als Vermieter müssen Sie diese Kosten ordnungsgemäß und transparent auf die Mieter umlegen. Hierbei kommt es besonders auf die korrekte Zuordnung und Verteilung der Kostenpositionen an.

Welche Kosten können Sie auf die Betriebskostenabrechnung schreiben?

In der Nebenkostenabrechnung können Sie als Vermieter alle Positionen abrechnen, die in der Betriebskostenverordnung (§§ 1-2 BetrKV) enthalten sind. Diese umfassen:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Warmwasserversorgung inkl. Wartung der entsprechenden Anlagen
  • Heizkosten (Heizungsanlage oder Wärmelieferung)
  • Haus- und Grundstücksentwässerung
  • Fahrstuhlbetrieb
  • Müllbeseitigung und Straßenreinigung
  • Gebäudereinigung
  • Gartenpflege
  • Hausmeister
  • Beleuchtung (Außenbeleuchtung, Treppenhaus)
  • Schornsteinreinigung
  • Gemeinschaftsantennenanalage / Breitbandkabel
  • Sonstige Betriebskosten / Nebenkosten*

*Unter „Sonstige Betriebskosten / Nebenkosten“ fallen Nebenkosten, die der Vermieter im Mietvertrag zusätzlich vereinbart hat. Das können beispielsweise Wartung der Rauchmelder, Abzugshauben oder Reinigung der Dachrinnen sein.

Wichtiger Hinweis für gewerbliche Vermieter: Auch hier erstellen Sie wie gewohnt eine Nebenkostenabrechnung. In diesem Fall müssen Sie beim Punkt „Sonstige Betriebskosten / Nebenkosten“ jedoch die darin enthaltenen Kosten im Detail aufschlüsseln.

Welche Kosten können Sie nicht auf die Betriebskostenabrechnung schreiben?

Es gibt auch Posten, die Sie nicht auf der Nebenkostenabrechnung aufführen und Ihren Mieter weitergeben dürfen. Daher dürfen Sie diese auch nicht in der Nebenkostenabrechnung aufführen. Diese umfassen:

  • Verwaltungskosten (z.B. falls jemand anderes für Sie die Nebenkostenabrechnung erstellt)
  • Zinsen für Immobilienkredite
  • Steuern wie Grunderwerbssteuer, Einkommenssteuer aus Mieteinnahmen oder Erbschaftssteuer
  • Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie (z.B. Fassadenanstrich, Sanierung einzelner Räume)
  • Anschlussgebühren (z.B. für Kabelanschluss)
  • Versicherungen wie Mietausfallversicherung, Reparatur- und Rechtsschutzversicherung, Hausrats- oder Gebäudehausratsversicherung
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Wichtige Fristen für Sie als Vermieter

Der Zeitraum für die Nebenkostenabrechnung sollte im Mietvertrag festgelegt werden. Dieser entspricht in den meisten Fällen dem Kalenderjahr.

Als Vermieter haben Sie zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung für den festgelegten Zeitraum an Ihren Mieter zu senden (§ 556 abs 3 BGB). Das bedeutet, dass Sie beispielsweise bis zum 31.12.2024 die Nebenkostenabrechnung aus 2023 senden können.

Wichtig: Legen Sie die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht vor, verlieren Sie jeglichen Anspruch auf mögliche Nachzahlungen durch Ihre Mieter. Ihre Mieter haben jedoch auch bei verspäteter Vorlegung der Nebenkostenabrechnung weiterhin das Recht, mögliche Guthaben ausgezahlt zu bekommen.

Welche Rechte haben Ihre Mieter?

Neben dem oben genannten Recht, das mögliche Guthaben ausgezahlt zu bekommen, haben Ihre Mieter weitere Ansprüche: Bis zu einem Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben sie das Recht, Widerspruch einzulegen, falls die Abrechnung in ihren Augen nicht korrekt ist.

Verjährungsfrist bei der Nebenkostenabrechnung

Sowohl Sie als Vermieter als auch Ihr Mieter haben drei Jahre Zeit, Nachforderungen geltend zu machen. 

Erst nach Ablauf dieser drei Jahre verfallen die Ansprüche. Unter bestimmten Umständen haben Sie jedoch die Möglichkeit, diese Frist zu verkürzen oder neu beginnen zu lassen.

Nebenkostenabrechnung: Ihre Pflichten als Vermieter

Sie sind verpflichtet, einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Voraussetzungen:

  • Im Mietvertrag muss vereinbart worden sein, dass der Mieter die Nebenkosten trägt. Nur dann können Sie diese mit Ihrem Mieter abrechnen.
  • Sollte dies nicht im Mietvertrag festgehalten worden sein, dann sind alle Nebenkosten bereits in der regulären Miete enthalten. Somit fallen keine zusätzlichen Nebenkosten an.

Wichtig: Wenn im Mietvertrag einzelne Nebenkostenpositionen benannt wurden, sind diese bindend. Die Auflistung gilt als „abschließende Aufzählung“. 

Wenn Sie auf der Nebenkostenabrechnung etwas vergessen oder übersehen haben, können Sie dies nachträglich nicht mehr ergänzen.

  • Um Konflikte mit Mietern bei der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden, sollten Sie auf Transparenz setzen. Erläutern Sie Ihren Mietern bereits bei Vertragsabschluss genau, wie sich die Nebenkosten zusammensetzen und welcher Verteiler-/ Umlageschlüssel verwendet wird. Regelmäßige Überprüfungen der Abrechnung auf Vollständigkeit und Korrektheit helfen dabei, Fehler zu vermeiden. 
  • Gewähren Sieden Mietern Einsicht in die Belege der abgerechneten Nebenkosten, wenn sie dies wünschen. Dies schafft Vertrauen und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Einsprüchen. 

Die wichtigsten Bestandteile der Nebenkostenabrechnung

Folgende Punkte sollten von Ihnen als Vermieter in jeder Abrechnung klar und verständlich dargestellt werden:

1.     Gesamtkosten

Sie sind das Herzstück der Nebenkostenabrechnung. Typische Kostenarten sind:

  • Müllabfuhr
  • Gebäudereinigung
  • Hausmeisterdienste
  • Gartenpflege
  • Abwasserentsorgung

2.     Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels

Ein zentraler Punkt jeder Nebenkostenabrechnung ist der Verteilerschlüssel, der festlegt, wie die Kosten auf die einzelnen Mieter umgelegt werden. 

Typische Beispiele sind:

  • Müllgebühren werden häufig nach der Anzahl Mieter in der Wohneinheit aufgeteilt.
  •  Kosten für Gartenpflege werden oft nach der Wohnfläche verteilt.

3.     Berechnung der Kostenanteile

Die Nebenkosten jeder Mietpartei setzen sich aus den aufgeteilten Kosten zusammen. Anhand des Verteilerschlüssels wird der jeweilige Kostenanteil für jede Mietpartei ermittelt.

4.     Nebenkostenvorauszahlung und Endabrechnung

Die bereits geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen der Mietparteien werden von den zu zahlenden Kosten abgezogen. So ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder eine Rückzahlung für die Mieter.

5.     CO2-Steuerpflicht

Seit 2024 sind Sie als Vermieter verpflichtet, bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung auch die Kosten für die CO2-Abgabe sichtbar zu machen.

Checkliste für die Nebenkostenabrechnung

Folgend finden Sie die wichtigsten Punkte, die kein Vermieter beim Nebenkostenabrechnung erstellen vergessen darf:

  • Name Vermieter & Mieter
  • Anschrift des Mieters
  • Nutzungszeitraum
  • Anschrift des Mietobjekts
  • Abrechnungszeitraum (max. 12 Monate)
  • Zusammensetzung der Gesamtkosten
  • Positionen der Nebenkosten
  • Verteilerschlüssel
  • Anteil des Mieters
  • Vorauszahlungen, Guthaben oder Nachforderungen
  • Nachweis der Gesamtkosten

Der Verteilerschlüssel

Der Verteiler- oder Umlageschlüssel legt fest, wie die Betriebskosten innerhalb eines Mietobjekts auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden. Üblicherweise wird der Verteilerschlüssel im Mietvertrag festgelegt, sodass sowohl Vermieter als auch Mieter von Beginn an genau wissen, welche Methode der Aufteilung in der Abrechnung angewendet wird. Es gibt verschiedene gängige Verteilerschlüssel, die je nach Art der Kosten und den Gegebenheiten des Mietobjekts eingesetzt werden. Dazu zählen:

  1. Wohnfläche: Die Verteilung der Kosten erfolgt proportional zur Wohnfläche der jeweiligen Mietparteien. Dies ist eine der häufigsten Methoden, insbesondere für Kosten wie Grundsteuer, Müllabfuhr oder Gartenpflege. Größere Wohnungen verursachen in der Regel auch einen höheren Anteil an der Nutzung der gemeinsamen Ressourcen.
  2. Anzahl der Personen: Bei verbrauchsabhängigen Kosten wie Wasser oder Abwasser wird häufig die Anzahl der Personen in einer Wohneinheit als Maßstab genommen. Diese Methode bietet eine faire Verteilung, da Haushalte mit mehr Personen tendenziell einen höheren Verbrauch haben.
  3. Verbrauch: Bei Heiz- und Warmwasserkosten kommt oft der individuelle Verbrauch zum Tragen. Hierbei werden Kosten nach dem tatsächlichen Energie- oder Wasserverbrauch aufgeteilt, was durch Zähler erfasst wird. Diese Variante gilt als besonders gerecht, da die Mieter nur für das zahlen, was sie auch tatsächlich verbrauchen.
  4. Wohneinheit: Hier werden die Kosten zu gleichen Teilen auf die Mietparteien verteilt, unabhängig von der Wohnfläche oder der Anzahl der Bewohner. Dieser Schlüssel wird selten verwendet, kann aber bei kleineren Mehrfamilienhäusern zum Einsatz kommen, in denen die Einheiten sehr ähnlich sind.

Wichtig: Fehlt ein Verteilerschlüssel im Mietvertrag, greift die gesetzliche Regelung des § 556 abs 3 BGB. 

Demnach müssen die kalten Betriebskosten – also Kosten, die nicht mit dem Energieverbrauch zusammenhängen, wie Grundsteuer oder Müllgebühren – anteilig nach der Wohnfläche abgerechnet werden. 

Dies stellt sicher, dass auch ohne explizite Vereinbarung eine faire und nachvollziehbare Abrechnung der Nebenkosten erfolgt. 

Für warme Betriebskosten wie Heizkosten ist es zudem gesetzlich vorgeschrieben, dass mindestens 50 % der Kosten nach Verbrauch abgerechnet werden müssen, um den tatsächlichen Energieverbrauch der Mieter zu berücksichtigen.

Mit Transparenz bei der Betriebskostenabrechnung für Vertrauen sorgen

Die Wahl des richtigen Verteilerschlüssels ist ein wichtiger Schritt, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen. 

Sie garantiert, dass die Kosten gerecht und transparent aufgeteilt werden. Dies wiederum stärkt das Vertrauen der Mieter und minimiert potenzielle Streitigkeiten. Als Vermieter sollten Sie daher darauf achten, dass der Verteilerschlüssel klar im Mietvertrag festgehalten wird. Dieser sollte auch auf die spezifischen Gegebenheiten des Mietobjekts zugeschnitten werden.

Nebenkosten bei Leerstand

Betriebskosten während eines Leerstands können in der Regel nicht vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden, es sei denn, es handelt sich um nicht verbrauchsabhängige Kosten wie Grundsteuer oder Versicherungen. Heizkosten und ähnliche Kosten müssen Sie als Vermieter selbst tragen.

Nebenkostenabrechnung erstellen oder erstellen lassen?

Sie können die Nebenkostenabrechnung erstellen oder dies von einer Hausverwaltung übernehmen lassen. Die Kosten hierfür betragen in der Regel 50-120 € pro Wohneinheit und dürfen nicht an die Mieter weitergegeben werden.

Häufige Fehler bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung vermeiden

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung gibt es einiges zu beachten, insbesondere bei der erstmaligen Erstellung. Hier sind die gängigsten Fehler zusammengefasst, damit Sie wissen, worauf Sie achten müssen.

Formelle Fehler bei der Abrechnung

Formelle Fehler betreffen die Kernelemente der Nebenkostenabrechnung. Sind diese unzureichend ausgeführt, bleibt die Nebenkostenabrechnung zwar grundsätzlich gültig, doch die Forderungen der betroffenen Kostenposition werden unwirksam.

Die Kernelemente der Kostenabrechnung sind:

  • Anteil des Mieters
  • Verteilerschlüssel
  • Gesamtkosten
  • Mögliche geleistete Vorauszahlungen

Inhaltliche Fehler bei der Abrechnung

Ein inhaltlicher Fehler in der Betriebskostenabrechnung liegt vor, wenn Sie:

  • bestimmte Betriebskosten / eine Abrechnungsposition vergessen
  • einen Berechnungsfehler machen oder
  • in der Betriebskostenabrechnung nicht vereinbarte Nebenkosten abrechnen

Bis zu 80% effizienter Vermieten: Mit EverReal

Mit der Vermieter-Software EverReal sparen Sie nicht nur Zeit, sondern steigern auch die Effizienz in der Immobilienverwaltung. Unser Fokus liegt darauf, für Sie als Vermieter den gesamten Vermietungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten. 

Dank unserer intuitiven Plattform haben Sie jederzeit alle wichtigen Daten und Aufgaben im Blick – von der Vermietung über die Verwaltung bis hin zu Abrechnungen.

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  • Zeitersparnis: Automatisieren Sie Ihre Prozesse und erledigen Sie Aufgaben, die sonst Stunden dauern, in wenigen Minuten.
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  • Einfache Bedienbarkeit: Unsere Plattform ist benutzerfreundlich und erfordert keine langwierige Einarbeitung.
  • Schnelle Kommunikation: Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Mietern und Eigentümern durch automatisierte Nachrichten und Dokumentenmanagement.

Obwohl EverReal die Betriebskostenabrechnung des Vermieters nicht direkt erstellt, bieten wir Schnittstellen zu Partnern, die diese Aufgabe für Sie übernehmen.

So bleibt Ihr Fokus auf dem Wesentlichen: der effizienten und profitablen Verwaltung Ihrer Immobilien.

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Nebenkostenabrechnung erstellen: So geht’s richtig

Die Nebenkostenabrechnung ist ein wichtiges Thema für Vermieter und Mieter gleichermaßen. Doch die Erstellung der Abrechnung kann komplex und zeitaufwendig sein. 

Fehler sind ärgerlich und können im schlimmsten Fall sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. 

Erfahren Sie, wie Sie als Vermieter die Nebenkostenabrechnung korrekt erstellen und worauf Sie besonders achten müssen. Außerdem geben wir praktische Tipps, wie die Abrechnung transparent und nachvollziehbar bleibt, um Konflikte zu vermeiden.

Inhaltsverzeichnis
Was umfassen die Nebenkosten?
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Welche Kosten können Sie nicht auf die Betriebskostenabrechnung schreiben?
Wichtige Fristen für Sie als Vermieter
Die wichtigsten Bestandteile der Nebenkostenabrechnung
Häufige Fehler bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung vermeiden
Bis zu 80% effizienter Vermieten: Mit EverReal

Was umfassen die Nebenkosten?

Unter Nebenkosten versteht man einfach zusammengefasst alle Kosten, die zusätzlich zur regulären Miete einer Immobilie im Laufe eines Jahres anfallen. Eine andere Bezeichnung für Nebenkosten wären Betriebskosten, weshalb die Nebenkostenabrechnung auch als Betriebskostenabrechnung bezeichnet wird.

Es ist gesetzlich ganz klar geregelt, welche Nebenkosten Vermieter in der  Nebenkostenabrechnung berücksichtigen dürfen – und welche nicht.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung, auch als Betriebskostenabrechnung bezeichnet, ist die jährliche Abrechnung über die Betriebskosten. Sie umfasst alle Kosten, die bei der Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen und vom Mieter anteilig zu tragen sind. 

Dazu gehören unter anderem Kosten für Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Grundsteuer, Hausmeisterdienste und Heizkosten.

Als Vermieter müssen Sie diese Kosten ordnungsgemäß und transparent auf die Mieter umlegen. Hierbei kommt es besonders auf die korrekte Zuordnung und Verteilung der Kostenpositionen an.

Welche Kosten können Sie auf die Betriebskostenabrechnung schreiben?

In der Nebenkostenabrechnung können Sie als Vermieter alle Positionen abrechnen, die in der Betriebskostenverordnung (§§ 1-2 BetrKV) enthalten sind. Diese umfassen:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Warmwasserversorgung inkl. Wartung der entsprechenden Anlagen
  • Heizkosten (Heizungsanlage oder Wärmelieferung)
  • Haus- und Grundstücksentwässerung
  • Fahrstuhlbetrieb
  • Müllbeseitigung und Straßenreinigung
  • Gebäudereinigung
  • Gartenpflege
  • Hausmeister
  • Beleuchtung (Außenbeleuchtung, Treppenhaus)
  • Schornsteinreinigung
  • Gemeinschaftsantennenanalage / Breitbandkabel
  • Sonstige Betriebskosten / Nebenkosten*

*Unter „Sonstige Betriebskosten / Nebenkosten“ fallen Nebenkosten, die der Vermieter im Mietvertrag zusätzlich vereinbart hat. Das können beispielsweise Wartung der Rauchmelder, Abzugshauben oder Reinigung der Dachrinnen sein.

Wichtiger Hinweis für gewerbliche Vermieter: Auch hier erstellen Sie wie gewohnt eine Nebenkostenabrechnung. In diesem Fall müssen Sie beim Punkt „Sonstige Betriebskosten / Nebenkosten“ jedoch die darin enthaltenen Kosten im Detail aufschlüsseln.

Welche Kosten können Sie nicht auf die Betriebskostenabrechnung schreiben?

Es gibt auch Posten, die Sie nicht auf der Nebenkostenabrechnung aufführen und Ihren Mieter weitergeben dürfen. Daher dürfen Sie diese auch nicht in der Nebenkostenabrechnung aufführen. Diese umfassen:

  • Verwaltungskosten (z.B. falls jemand anderes für Sie die Nebenkostenabrechnung erstellt)
  • Zinsen für Immobilienkredite
  • Steuern wie Grunderwerbssteuer, Einkommenssteuer aus Mieteinnahmen oder Erbschaftssteuer
  • Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie (z.B. Fassadenanstrich, Sanierung einzelner Räume)
  • Anschlussgebühren (z.B. für Kabelanschluss)
  • Versicherungen wie Mietausfallversicherung, Reparatur- und Rechtsschutzversicherung, Hausrats- oder Gebäudehausratsversicherung
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Wichtige Fristen für Sie als Vermieter

Der Zeitraum für die Nebenkostenabrechnung sollte im Mietvertrag festgelegt werden. Dieser entspricht in den meisten Fällen dem Kalenderjahr.

Als Vermieter haben Sie zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung für den festgelegten Zeitraum an Ihren Mieter zu senden (§ 556 abs 3 BGB). Das bedeutet, dass Sie beispielsweise bis zum 31.12.2024 die Nebenkostenabrechnung aus 2023 senden können.

Wichtig: Legen Sie die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht vor, verlieren Sie jeglichen Anspruch auf mögliche Nachzahlungen durch Ihre Mieter. Ihre Mieter haben jedoch auch bei verspäteter Vorlegung der Nebenkostenabrechnung weiterhin das Recht, mögliche Guthaben ausgezahlt zu bekommen.

Welche Rechte haben Ihre Mieter?

Neben dem oben genannten Recht, das mögliche Guthaben ausgezahlt zu bekommen, haben Ihre Mieter weitere Ansprüche: Bis zu einem Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben sie das Recht, Widerspruch einzulegen, falls die Abrechnung in ihren Augen nicht korrekt ist.

Verjährungsfrist bei der Nebenkostenabrechnung

Sowohl Sie als Vermieter als auch Ihr Mieter haben drei Jahre Zeit, Nachforderungen geltend zu machen. 

Erst nach Ablauf dieser drei Jahre verfallen die Ansprüche. Unter bestimmten Umständen haben Sie jedoch die Möglichkeit, diese Frist zu verkürzen oder neu beginnen zu lassen.

Nebenkostenabrechnung: Ihre Pflichten als Vermieter

Sie sind verpflichtet, einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Voraussetzungen:

  • Im Mietvertrag muss vereinbart worden sein, dass der Mieter die Nebenkosten trägt. Nur dann können Sie diese mit Ihrem Mieter abrechnen.
  • Sollte dies nicht im Mietvertrag festgehalten worden sein, dann sind alle Nebenkosten bereits in der regulären Miete enthalten. Somit fallen keine zusätzlichen Nebenkosten an.

Wichtig: Wenn im Mietvertrag einzelne Nebenkostenpositionen benannt wurden, sind diese bindend. Die Auflistung gilt als „abschließende Aufzählung“. 

Wenn Sie auf der Nebenkostenabrechnung etwas vergessen oder übersehen haben, können Sie dies nachträglich nicht mehr ergänzen.

  • Um Konflikte mit Mietern bei der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden, sollten Sie auf Transparenz setzen. Erläutern Sie Ihren Mietern bereits bei Vertragsabschluss genau, wie sich die Nebenkosten zusammensetzen und welcher Verteiler-/ Umlageschlüssel verwendet wird. Regelmäßige Überprüfungen der Abrechnung auf Vollständigkeit und Korrektheit helfen dabei, Fehler zu vermeiden. 
  • Gewähren Sieden Mietern Einsicht in die Belege der abgerechneten Nebenkosten, wenn sie dies wünschen. Dies schafft Vertrauen und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Einsprüchen. 

Die wichtigsten Bestandteile der Nebenkostenabrechnung

Folgende Punkte sollten von Ihnen als Vermieter in jeder Abrechnung klar und verständlich dargestellt werden:

1.     Gesamtkosten

Sie sind das Herzstück der Nebenkostenabrechnung. Typische Kostenarten sind:

  • Müllabfuhr
  • Gebäudereinigung
  • Hausmeisterdienste
  • Gartenpflege
  • Abwasserentsorgung

2.     Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels

Ein zentraler Punkt jeder Nebenkostenabrechnung ist der Verteilerschlüssel, der festlegt, wie die Kosten auf die einzelnen Mieter umgelegt werden. 

Typische Beispiele sind:

  • Müllgebühren werden häufig nach der Anzahl Mieter in der Wohneinheit aufgeteilt.
  •  Kosten für Gartenpflege werden oft nach der Wohnfläche verteilt.

3.     Berechnung der Kostenanteile

Die Nebenkosten jeder Mietpartei setzen sich aus den aufgeteilten Kosten zusammen. Anhand des Verteilerschlüssels wird der jeweilige Kostenanteil für jede Mietpartei ermittelt.

4.     Nebenkostenvorauszahlung und Endabrechnung

Die bereits geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen der Mietparteien werden von den zu zahlenden Kosten abgezogen. So ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder eine Rückzahlung für die Mieter.

5.     CO2-Steuerpflicht

Seit 2024 sind Sie als Vermieter verpflichtet, bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung auch die Kosten für die CO2-Abgabe sichtbar zu machen.

Checkliste für die Nebenkostenabrechnung

Folgend finden Sie die wichtigsten Punkte, die kein Vermieter beim Nebenkostenabrechnung erstellen vergessen darf:

  • Name Vermieter & Mieter
  • Anschrift des Mieters
  • Nutzungszeitraum
  • Anschrift des Mietobjekts
  • Abrechnungszeitraum (max. 12 Monate)
  • Zusammensetzung der Gesamtkosten
  • Positionen der Nebenkosten
  • Verteilerschlüssel
  • Anteil des Mieters
  • Vorauszahlungen, Guthaben oder Nachforderungen
  • Nachweis der Gesamtkosten

Der Verteilerschlüssel

Der Verteiler- oder Umlageschlüssel legt fest, wie die Betriebskosten innerhalb eines Mietobjekts auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden. Üblicherweise wird der Verteilerschlüssel im Mietvertrag festgelegt, sodass sowohl Vermieter als auch Mieter von Beginn an genau wissen, welche Methode der Aufteilung in der Abrechnung angewendet wird. Es gibt verschiedene gängige Verteilerschlüssel, die je nach Art der Kosten und den Gegebenheiten des Mietobjekts eingesetzt werden. Dazu zählen:

  1. Wohnfläche: Die Verteilung der Kosten erfolgt proportional zur Wohnfläche der jeweiligen Mietparteien. Dies ist eine der häufigsten Methoden, insbesondere für Kosten wie Grundsteuer, Müllabfuhr oder Gartenpflege. Größere Wohnungen verursachen in der Regel auch einen höheren Anteil an der Nutzung der gemeinsamen Ressourcen.
  2. Anzahl der Personen: Bei verbrauchsabhängigen Kosten wie Wasser oder Abwasser wird häufig die Anzahl der Personen in einer Wohneinheit als Maßstab genommen. Diese Methode bietet eine faire Verteilung, da Haushalte mit mehr Personen tendenziell einen höheren Verbrauch haben.
  3. Verbrauch: Bei Heiz- und Warmwasserkosten kommt oft der individuelle Verbrauch zum Tragen. Hierbei werden Kosten nach dem tatsächlichen Energie- oder Wasserverbrauch aufgeteilt, was durch Zähler erfasst wird. Diese Variante gilt als besonders gerecht, da die Mieter nur für das zahlen, was sie auch tatsächlich verbrauchen.
  4. Wohneinheit: Hier werden die Kosten zu gleichen Teilen auf die Mietparteien verteilt, unabhängig von der Wohnfläche oder der Anzahl der Bewohner. Dieser Schlüssel wird selten verwendet, kann aber bei kleineren Mehrfamilienhäusern zum Einsatz kommen, in denen die Einheiten sehr ähnlich sind.

Wichtig: Fehlt ein Verteilerschlüssel im Mietvertrag, greift die gesetzliche Regelung des § 556 abs 3 BGB. 

Demnach müssen die kalten Betriebskosten – also Kosten, die nicht mit dem Energieverbrauch zusammenhängen, wie Grundsteuer oder Müllgebühren – anteilig nach der Wohnfläche abgerechnet werden. 

Dies stellt sicher, dass auch ohne explizite Vereinbarung eine faire und nachvollziehbare Abrechnung der Nebenkosten erfolgt. 

Für warme Betriebskosten wie Heizkosten ist es zudem gesetzlich vorgeschrieben, dass mindestens 50 % der Kosten nach Verbrauch abgerechnet werden müssen, um den tatsächlichen Energieverbrauch der Mieter zu berücksichtigen.

Mit Transparenz bei der Betriebskostenabrechnung für Vertrauen sorgen

Die Wahl des richtigen Verteilerschlüssels ist ein wichtiger Schritt, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen. 

Sie garantiert, dass die Kosten gerecht und transparent aufgeteilt werden. Dies wiederum stärkt das Vertrauen der Mieter und minimiert potenzielle Streitigkeiten. Als Vermieter sollten Sie daher darauf achten, dass der Verteilerschlüssel klar im Mietvertrag festgehalten wird. Dieser sollte auch auf die spezifischen Gegebenheiten des Mietobjekts zugeschnitten werden.

Nebenkosten bei Leerstand

Betriebskosten während eines Leerstands können in der Regel nicht vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden, es sei denn, es handelt sich um nicht verbrauchsabhängige Kosten wie Grundsteuer oder Versicherungen. Heizkosten und ähnliche Kosten müssen Sie als Vermieter selbst tragen.

Nebenkostenabrechnung erstellen oder erstellen lassen?

Sie können die Nebenkostenabrechnung erstellen oder dies von einer Hausverwaltung übernehmen lassen. Die Kosten hierfür betragen in der Regel 50-120 € pro Wohneinheit und dürfen nicht an die Mieter weitergegeben werden.

Häufige Fehler bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung vermeiden

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung gibt es einiges zu beachten, insbesondere bei der erstmaligen Erstellung. Hier sind die gängigsten Fehler zusammengefasst, damit Sie wissen, worauf Sie achten müssen.

Formelle Fehler bei der Abrechnung

Formelle Fehler betreffen die Kernelemente der Nebenkostenabrechnung. Sind diese unzureichend ausgeführt, bleibt die Nebenkostenabrechnung zwar grundsätzlich gültig, doch die Forderungen der betroffenen Kostenposition werden unwirksam.

Die Kernelemente der Kostenabrechnung sind:

  • Anteil des Mieters
  • Verteilerschlüssel
  • Gesamtkosten
  • Mögliche geleistete Vorauszahlungen

Inhaltliche Fehler bei der Abrechnung

Ein inhaltlicher Fehler in der Betriebskostenabrechnung liegt vor, wenn Sie:

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