Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU, die das bisherige Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ersetzt hat. Das bedeutet, dass Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen nun einige neue Datenschutzrichtlinien beachten müssen. Wer diese nicht einhält, riskiert hohe Bußgelder. Aber keine Sorge – mit EverReal wird die Einhaltung der DSGVO im Mietverhältnis einfach und unkompliziert! In diesem Artikel erfahren Sie, was die DSGVO für ein Mietverhältnis bedeutet.

DSGVO für Vermieter – neue Spielregeln

Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung der EU gibt es einige wichtige Punkte, die bei der Verarbeitung von Mieter- und Interessentendaten zu beachten sind. Egal, ob Sie Hausverwalter, Eigentümer oder Vermieter sind – jeder sammelt die personenbezogenen Daten des Mieters wie Einkommensnachweise oder Schufa-Auskünfte. Deshalb betreffen die neuen Regeln alle, vom kleinen Vermieter bis hin zu großen Wohnungsunternehmen. Um unangenehme Überraschungen, wie hohe Strafen für einen Verstoß, zu vermeiden, ist es wichtig, sich bei jedem Mietverhältnis an diese neuen Spielregeln zu halten.

DSGVO Vermieter: Was müssen Sie beachten?

Folgend finden Sie in Kürze die wichtigsten Regelungen die Vermieter beachten müssen, um den Datenschutz der Mieter gemäß Datenschutzgrundverordnung zu wahren:

• Mieter informieren
  Jedes Mal, wenn Sie Daten neu verarbeiten, ist es eine gute Gelegenheit, Ihre Mieter und Interessenten aktiv darüber zu informieren, was genau mit ihren Daten passiert. Dies sollte am besten schriftlich und in klar verständlicher Sprache per Informationsschreiben geschehen. Transparente Kommunikation sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Mieter. So zeigen Sie, dass der Schutz der Mieterdaten bei Ihnen in den besten Händen ist.

• Löschfristen einhalten
  Kommt es bei der Vermietung nicht zu einem erfolgreichen Abschluss, müssen Vermieter oder Unternehmen die nicht mehr benötigten personenbezogenen Daten des Interessenten löschen. Ist das nicht der Fall, droht ein Bußgeld in variabler Höhe. Auch nach Beendigung eines Mietverhältnisses endet das Recht des Vermieters, die persönlichen Informationen weiter zu nutzen. 

Um das Prinzip der Datensparsamkeit und Notwendigkeit zu wahren, ist es wichtig, Daten wie;

• Name
• Geburtsdatum
• Bankverbindung
• Ausweis-Dokument
• SCHUFA-Auskunft 
• Weitere Daten der Person 
• 
  .. innerhalb eines festgelegten Zeitraums zu löschen.

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• DSGVO-konforme Datenübertragung:
  Seit dem 25. Mai 2018 gelten neue Datenschutz-Bestimmungen, wenn personenbezogene Daten übertragen werden: Alle gesammelten Daten des Mietvertrages müssen bei der Übertragung und Weitergabe verschlüsselt werden, da die personenbezogenen Daten bei einer offenen Übertragung einem erhöhten Risiko ausgesetzt wären. Durch die Verschlüsselung gewährleistet der Vermieter, dass sensible Informationen sicher bleiben und die Datenschutz-Rechte der Mieter und Interessenten gewährleistet sind. Eine Weitergabe der Daten ohne Zustimmung der Person verstößt gegen das 2018 in Kraft getretene Recht.

• Weniger ist mehr: Datensparsamkeit
  In Zukunft sollten nur noch die Daten des Mieters erfasst werden, für die ein berechtigtes Interesse des Vermieters oder der Vermieterin besteht. Das bedeutet, dass es nicht mehr erlaubt ist, so viele Informationen wie möglich über einen Mieter oder Interessenten zu sammeln, auch wenn sie für das Mietverhältnis später nützlich sein könnten. Stattdessen gilt es, genau zu prüfen, welche personenbezogenen Daten des Mieters wirklich für den nächsten Schritt in der Vermietung relevant sind.

• Zustimmung der Mieter einholen:
  Wenn Sie von Ihren Mietern oder Interessenten personenbezogene Daten wie Bonitätsauskünfte oder eine Mieterselbstauskunft benötigen, sollten Sie vorher deren Einwilligung einholen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie vorhaben, diese Informationen langfristig zu speichern. Nicht nur für ausgefüllte Formulare, sondern auch für die gesamte E-Mail-Kommunikation gilt es, die Zustimmung einzuholen. Auf diese Weise sind die Vermieter auf der sicheren Seite. Die Mieter währenddessen wissen genau, was mit ihren Daten passiert.

Lesen Sie unsere Artikel in unserem Hausverwaltung-Rategeber und finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema Hausverwaltung.

Datenschutz leicht gemacht – mit EverReal

Die Einhaltung der umfassenden Vorgaben der Datenschutz-Verordnung ist für Immobiliengesellschaften, Makler, Immobilienverwalter und Vermieter eine echte Herausforderung – oft ist der Umgang mit sensiblen Angaben komplex und zeitintensiv. Genau deshalb haben wir bei der Entwicklung der EverReal-Plattform großen Wert darauf gelegt, die Anforderungen an den Datenschutz Ihrer Mieter zu übertreffen. Dank der sicheren Datenverarbeitung reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand eines Mietverhältnisses deutlich und können entspannt zurücklehnen, ohne Verstöße zu riskieren.

Folgende Funktionen sorgen dafür, dass der Datenschutz eingehalten wird:

Flexible Datenabfrage

Mit EverReal können Vermieter den Zeitpunkt der Datenabfrage ganz nach ihren Bedürfnissen festlegen. Ob vor oder nach dem Besichtigungstermin – Sie entscheiden, welche Daten Sie wann benötigen. Das Ziel dieser Flexibilität liegt darin, den gesamten Prozess optimal an Ihre internen Abläufe anzupassen und gleichzeitig den Datenschutz zu wahren. So bleibt alles im Fluss und Sie behalten stets die Kontrolle.

Automatisierte Löschfristen – Datensicherheit leicht gemacht

Personenbezogene Daten von Interessenten und Bewerbern, die nicht als neue Mieter ausgewählt wurden, werden automatisch gelöscht – ganz im Sinne des Prinzips der Datenminimierung. Die voreingestellte Löschfrist in unserer Software beträgt sechs Monate. Als Vermieter haben Sie allerdings die Möglichkeit, diese Frist nach Ihren firmeninternen Richtlinien anzupassen. So laufen die Löschvorgänge ganz automatisch ab. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Datenverwaltung immer DSGVO-konform bleibt – sicher, einfach und effizient.

Mehr Kontrolle für Nutzer - Opt-in-Optionen

Bei EverReal behalten Ihre Interessenten und Bewerber stets die Kontrolle über ihre Daten. Bevor Daten gelöscht werden, informieren wir sie automatisch darüber. Wer seine Daten wie die Mieterselbstauskunft für zukünftige Bewerbungen behalten möchte, kann einfach die Opt-in-Option nutzen, um einer Speicherung der Mieterdaten rechtskräftig zuzustimmen.

Wenn sich die Mitbewohner in ihr Konto einloggen und ihr Profil aufrufen, haben sie die folgenden Möglichkeiten:

• Löschung der Daten
• Löschung des Suchprofils 
• Löschung des Benutzerkontos des Mieters

Maximale Sicherheit - Verschlüsselte Datenübertragung

Mit EverReal sind alle Daten immer in besten Händen. Wir verwenden den höchsten Verschlüsselungsstandard, um sicherzustellen, dass alle Daten bei der Übertragung optimal geschützt sind. Jede Benutzereingabe wird sicher verschlüsselt und zuverlässig auf unsere Server übertragen. So können Sie und Ihre Nutzer beruhigt sein, dass alle Informationen bestens gesichert sind – rund um die Uhr. Die Datenverarbeitung findet im Einklang mit den Datenschutzvorschriften statt und stellt sicher, dass die Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.

I‍hre Daten in sicheren Händen

Bei EverReal steht die Sicherheit Ihrer Daten an erster Stelle. Deshalb nutzen wir ausschließlich Server in Deutschland, die dem höchsten Sicherheitsstandard entsprechen (ISO 270001 zertifiziert). Das hat für Sie die Bedeutung, dass sämtliche Daten vor Verlust und unberechtigtem Zugriff geschützt sind - sowohl während der Übertragung als auch auf unseren Servern. 

Damit sind Sie auf der sicheren Seite und reduzieren das Risiko von Konsequenzen durch Nichteinhaltung der Rechtsgrundlagen.

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Kurze Einführung, effiziente Immobilienverwaltung und das alles 100 Prozent DSGVO-konform. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie EverReal 30 Tage lang kostenlos. 

Fragen? Bei Fragen zu EverReal und dem Potenzial für Ihr Unternehmen beraten wir Sie gerne. Buchen Sie direkt hier ein kostenloses und unverbindliches Gespräch mit unseren Produktexperten. 

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