Enterprise Resource Planning Systeme, kurz ERP-Systeme, sind weit verbreitete Basissysteme in der heutigen Immobilienverwaltung. Ein ERP-System ist ein Kernsystem für die Stammdatenerfassung, mit dem Sie die gesamte Bandbreite der kaufmännischen und technischen Prozesse des Immobilienmanagements abdecken.

ERP-Systeme bilden jedoch keine integrativen Prozesse ab, bei denen Mietinteressenten und Eigentümer in die Kommunikation eingebunden sein sollten. Das ist zum Beispiel beim Mieterwechsel der Fall, dem Kernprozess des Immobilienverwaltergeschäfts.  

Warum Sie Ihre EPR-Software sinnvoll ergänzen und den Kernprozess Ihres Verwaltungsgeschäfts, den Mieterwechsel, professionalisieren sollten.

Beim Mieterwechsel erfasst das ERP-System zwar einen Status, aber der zugehörige Prozess, beginnend bei der Vermarktung bis zur Übergabe, findet außerhalb des ERP-Systems statt - über Marketingportale, E-Mail, Telefon und handschriftlich ausgefüllte Dokumente.

Wenn das Objekt auf einem Vermarktungsportal inseriert ist, kommen die Anfragen der Interessenten per E-Mail rein. Diese zu sortieren und die passenden Profile auszuwählen ist ein manueller zeitaufwendiger Prozess, der wenig standardisiert ist.

Dann geht es an die Terminierung von Besichtigungen, die häufig auch über E-Mail oder Telefon passiert und mit vielen Abstimmungen verbunden ist.  

Die Unterlagen der Bewerber sind oft unleserlich per Hand ausgefüllt, als PDF eingescannt und via E-Mail zugesandt. Fehlende Unterlagen müssen angefordert werden. Dabei ist es unmöglich, den aktuellen Stand der Vermietung in einem ERP-System zu sehen:

• Gibt es bereits passende Bewerber?
• Muss die Anzeige erneut geschaltet werden?
• Kann das Vermietungsdatum eingehalten werden?

Die vielen einzelnen manuellen Arbeitsschritte verursachen lange Wartezeiten, Fehler und aufwendige Kommunikation. Häufige Brüche zwischen den verschiedenen Kommunikationskanälen machen es außerdem unmöglich, den aktuellen Stand der Vermietung zu erfassen.

PropTech-Speziallösungen wie EverReal übernehmen, wenn ein ERP an seine Grenze stößt

Und hier setzen PropTech-Speziallösungen an, indem sie das Basis-Stammdatensystem sinnvoll ergänzen. Zum Beispiel die EverReal-Plattform, die den Prozess des Mieterwechsels von A bis Z in einem System nahtlos digital abbildet und somit maximal professionalisiert.

Wird ein Objekt frei, wird der Vermietungsprozess in EverReal in Gang gesetzt. Die Anzeigen werden mit einem Klick auf allen gängigen Portalen geschaltet. Die Interessentenanfragen kommen in das System ein, das diese nach individuell festlegbaren Kriterien automatisch vorsortiert und auf Wunsch zu Besichtigsterminen einlädt. Diese orientieren sich nach freien Zeitslots, die Sie vorher bestimmt haben. Soll ein Termin verschoben werden - erledigen das die Mietinteressenten selbst - wieder in EverReal. Und so weiter, Schritt für Schritt führt die Software durch jeden einzelnen Arbeitsschritt bis zur Wohnungsübergabe.  

Auch die Bewerbungsunterlagen werden vom System angefordert, auf Vollständigkeit geprüft und strukturiert abgelegt. Im Dashboard ist der Echtzeit-Stand des Vermietungsprozesses jederzeit einsehbar. Intelligente Funktionen und helfende Automatisierungen standardisieren den Prozess und ermöglichen es, dass auch Quereinsteiger oder Azubis die Vermietung hochqualitativ durchführen können.

Stammdaten teilen, mit Eigentümern und Mietinteressenten digital kommunizieren

Genauso wie die Mietinteressenten bzw. Bewerber, können auch die Eigentümer in EverReal aktiv in die Kommunikation und Abstimmungsprozesse eingebunden werden. Sie geben Feedback zum Exposeé per Chatfunktion oder wählen ihren Wunschmieter mit einem Klick im System aus. E-Mails und Telefonate sind überflüssig und der Mieterwechsel ist dreimal so schnell erledigt.

Und sollte das Objekt einmal verkauft werden, können Sie direkt den Verkaufsprozess starten oder einen Makler beauftragen und diesen einfach an EverReal anbinden. Er kann dann mit den bestehenden Daten sofort den Verkaufsprozess starten.

Lernen Sie EverReal kennen!

Wir zeigen Ihnen gerne wie die Software funktioniert und wie Sie Ihren Berufsalltag spürbar entlastet. Wir können direkt klären, ob sich EverReal an Ihr bestehendes ERP-System integrieren lässt. Tauschen auch Sie Aufwand gegen eine Lächeln!  

Hier können Sie gerne Ihren individuellen Beratungstermin vereinbaren.

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