Vermietungslösung auswählen: acht Kriterien für die Demo

Drei Anbieter zeigen in der Demo drei ähnliche Funktionslisten, und die Unterschiede zeigen sich erst an den Übergaben. Funktionen sagen, was eine Aufgabe kann, nicht, wie der Vorgang zwischen den Aufgaben weiterläuft. Wer jedem Anbieter dieselben Fragen zu acht Kriterien stellt und sich die Antworten im System zeigen lässt, kann Lösungen vergleichen.

Warum helfen Funktionslisten bei der Auswahl kaum?

Exposé veröffentlichen, Termine vergeben, Selbstauskunft einholen: Das können viele Anbieter, und ihre Funktionslisten gleichen sich entsprechend. Die Unterschiede liegen an anderer Stelle, an den Übergaben. Was passiert nach der Selbstauskunft? Wo liegt das Ergebnis der Bonitätsprüfung? Wer sieht, dass ein Vertrag noch nicht freigegeben ist? An diesen Stellen wechselt ein Vorgang die Person oder die Anwendung, und dort entstehen im Alltag die Brüche.

Welche Arten von Systemen es in der Immobilienwirtschaft gibt, vom ERP über Portale bis zur Plattform für Vermietung und Verkauf, ordnet der Überblick Digitale Lösungen für die Immobilienwirtschaft. Dieser Beitrag setzt danach an: Die Art der Lösung steht fest, und die Demos stehen an. Wie ein Vorgang aufgebaut ist, der von der Anfrage bis zur Übergabe an einem Ort liegt, beschreibt der Cornerstone geführte Workflows in der Immobilienverwaltung. Wo die Übergaben bei wachsendem Bestand zuerst brechen, zeigt Vermietungsprozess skalieren.

Was kostet eine Fehlentscheidung?

Die Lizenz ist nicht der einzige Kostenpunkt. Teurer wird es durch eine Übernahme, die am Ende doch von Hand nachgepflegt wird, durch Doppelpflege in zwei Systemen, weil das neue nie ganz ablöst, was das alte konnte, und durch eine Einführung, in der der Vorgang parallel auf Zuruf weiterläuft. Zahlen dazu nennen wir nicht. Die Muster sind trotzdem leicht zu prüfen: Sie stecken in den Fragen zu Datenübernahme, Einführung und Ausstieg weiter unten.

Wie vergleichen Sie drei Anbieter fair?

Dieselben Fragen, derselbe Vorgang, dasselbe Protokoll. Bringen Sie einen echten, anonymisierten Vorgang mit, der vom Standardfall abweicht, und lassen Sie ihn von jedem Anbieter durchspielen. Ein vorbereiteter Klickpfad zeigt die besten Minuten eines Produkts, ein mitgebrachter Fall zeigt, was passiert, wenn es unbequem wird.

Legen Sie vor der ersten Demo fest, welche Kriterien für Sie am schwersten wiegen. Wer erst nach der dritten Demo gewichtet, gewichtet nach dem Eindruck des Anbieters, den er zuletzt gesehen hat. Und notieren Sie je Frage, ob die Antwort gezeigt, nur erklärt oder umgangen wurde.

Welche acht Kriterien gehören in die Demo?

Die acht Kriterien sind eine Redaktionssetzung, kein Branchenmodell. Wir sind selbst Anbieter; die Kriterien orientieren sich an dem, was sich in einer Demo zeigen lässt. Die ersten vier betreffen den Vorgang und das Zusammenspiel der Systeme, die übrigen vier Einführung und Betrieb. Zu jedem Kriterium finden Sie zwei bis drei Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können.

1. Prozessführung am Vorgang

Liegt der Vorgang von der Anfrage bis zur Übergabe an einem Ort, oder wechselt er zwischen Portal, Postfach, Tabelle und Ordner? Und lassen sich Prüfungen festlegen, die erledigt sein müssen, bevor der nächste Schritt möglich ist? Beides lässt sich nicht erklären, nur vorführen. Nicht jeder Anbieter führt Prüfungen als Voraussetzung; fragen Sie nach der Lösung, die er stattdessen bietet.

Fragen für die Demo:

• Zeigen Sie mir einen Vorgang von der Anfrage bis zur Übergabe. Wo sehe ich den aktuellen Stand?

• Welche Prüfungen vor dem Vertrag kann ich festlegen, und was passiert im System, wenn eine davon noch offen ist?

• Welche dieser Funktionen sind in welcher Edition enthalten?

Belastbar ist eine Antwort, die im System gezeigt wird und eine Einschränkung nennt, zum Beispiel welche Prüfungen sich festlegen lassen und welche nicht. Schwach ist eine Antwort, die bei "Das läuft bei uns alles in einem" stehen bleibt, ohne einen Vorgang zu öffnen.

Bei EverReal: Ein Vorgang liegt von der Anfrage bis zum unterschriebenen Vertrag, auf Wunsch bis zur Übergabe, weitgehend an einem Ort; bei der QES läuft die Signatur über Scrive. Ab der Edition Pro legt das Unternehmen fest, welche von bis zu vier Prüfungen erfolgt sein müssen: die Freigabe des Bewerbers durch eine berechtigte Person, die Sanktionsprüfung, die Bonitätsprüfung (SCHUFA; dafür ist ein eigenes SCHUFA-Konto nötig) und die Freigabe des Mietvertrags vor der Unterzeichnung. Der Vertrag lässt sich erst starten oder versenden, wenn die festgelegten Prüfungen erledigt sind. Die Schalter sind standardmäßig ausgeschaltet, das Unternehmen entscheidet, welche es einschaltet. Wie das bei EverReal aussieht, zeigen die Seiten Bewerbermanagement und Vertragsabwicklung.

2. Schnittstellen

Das ERP bleibt das Stammdatensystem für Bestand, Buchhaltung und Nebenkosten. Für die Auswahl zählt, ob Daten einmal erfasst werden oder zweimal. Was zweimal angelegt wird, kostet zweimal Zeit und wird irgendwann widersprüchlich. Die Zahl der Anbindungen sagt dazu wenig. Wichtiger sind Richtung und Pflege: Welche Daten fließen wohin, und wer hält die Anbindung aktuell?

Fragen für die Demo:

• Welche Daten fließen in welche Richtung, und wie oft?

• Wer richtet die Anbindung an mein ERP ein, und fallen dafür einmalige Kosten an?

• Welche Felder kommen aus meinem ERP an, und welche pflege ich in der Lösung selbst?

Belastbar ist eine Antwort, die pro Datenart eine Richtung nennt und eine Stelle, die bei Änderungen zuständig ist. Schwach ist "Wir sind angebunden", ohne dass jemand sagen kann, wer die Anbindung pflegt.

Bei EverReal: EverReal ist kein ERP und ersetzt keines, es ergänzt es. Bei EverReal bestehen Schnittstellen zu mehreren ERP-Systemen, darunter die Aareon-Connect-Systeme, Aareon PowerHaus, iX-Haus und Wowiport; DOMUS ist in Pilotierung. Welche Daten in welche Richtung fließen, ist je System verschieden; das zeigen wir für Ihr ERP konkret. Ein Beispiel für eine Anbindung außerhalb des ERP ist Getmomo: Sie erstellen den Mietvertrag in EverReal, und IBAN, BIC und Kontoinhaber des virtuellen Kautionskontos stehen im Vertrag, bevor er an den Mieter geht. Den Zahlungseingang sehen Sie bei Getmomo, nicht in EverReal. Die Anbindung gilt für Mietverträge mit bis zu zwei privaten Mietern und für Objekte in Deutschland, setzt einen eigenen Vertrag mit Getmomo voraus und wird auf Anfrage freigeschaltet; die Konditionen nennen wir im Beratungsgespräch.

3. Nachweis am Vorgang

Prüfungen und Unterlagen gehören dorthin, wo der Vorgang liegt, nicht in Postfächer. Das gilt bei jedem Anbieter gleichermaßen. Warum das für einen prüffähigen Vermietungsprozess zählt, beschreibt der Beitrag dazu. Für die Demo reicht eine Frage: Was finde ich am Vorgang, und was müsste ich mir aus E-Mails zusammensuchen?

Fragen für die Demo:

• Zeigen Sie mir an einem abgeschlossenen Vorgang, welche Prüfungen erledigt wurden und wo ich die Ergebnisse finde.

• Wie wird eine Änderung am Vertrag festgehalten?

• Welche Unterlagen liegen am Vorgang, und welche liegen außerhalb?

Belastbar ist eine Antwort, die einen echten, abgeschlossenen Vorgang öffnet. Schwach ist der Verweis auf ein Exportformat, das erst noch erstellt werden müsste, oder auf eine Ablage, die jemand von Hand durchsucht.

Bei EverReal: Am Bewerber steht das Ergebnis der Sanktionsprüfung als Status. Protokolliert werden die Freigabe des Bewerbers mit E-Mail und Uhrzeit, SCHUFA-Abfragen (12 Monate) und, bei Verträgen mit aktivierter Bestätigung, die Bestätigungen des Mieters vor der Unterschrift mit Datum und Uhrzeit. Vertragsänderungen werden versioniert.

4. Rollen und Aufgaben

Ein Vorgang braucht Zuständige. Wer darf freigeben, wer sieht welche Aufgaben, und wie wechselt ein Vorgang die Bearbeiterin, wenn sich im Team etwas ändert? Achten Sie darauf, ob die Antwort einen Ort im System nennt oder nur eine Absprache im Team.

Fragen für die Demo:

• Wer darf Bewerber und Mietvertrag freigeben, und wo lege ich das fest?

• Zeigen Sie mir, wie ich eine Aufgabe einer anderen Kollegin zuweise. Wer erfährt davon?

• Welche offenen Aufgaben des Teams sehe ich, und wie komme ich dorthin?

Belastbar ist eine Antwort, die Zuständigkeit im System zeigt und sagt, was dabei von Hand geschieht und was nicht. Schwach ist ein gemeinsames Login oder eine geteilte Mailbox, bei der später niemand mehr sagen kann, wer gehandelt hat.

Bei EverReal: Die Freigaben des Bewerbers und des Mietvertrags erteilt eine berechtigte Person. Aufgaben lassen sich einem Objekt, einer Anzeige oder einem Bewerber zuordnen, optional mit Fälligkeit und Priorität. Die zuständige Person lässt sich jederzeit ändern, die neue wird benachrichtigt. Jede Nutzerin und jeder Nutzer sieht alle Aufgaben des Unternehmens.

> Die Fragen zu allen acht Kriterien zum Ausfüllen, ein Protokollbogen je Anbieter und eine Matrix, die Sie selbst gewichten: die Bewertungsmatrix für Ihre nächsten drei Demos

5. Datenübernahme

Bestandsdaten müssen irgendwo landen. Die Frage ist, wer sie einträgt, in welchem Format sie kommen und was mit Datensätzen geschieht, die nicht passen. Davon hängt ab, ob die Lösung am ersten Tag mit vollständigen Daten läuft oder die ersten Wochen mit Nacherfassung vergehen.

Fragen für die Demo:

• Wer übernimmt meine Bestandsdaten, und in welchem Format liefere ich sie?

• Was passiert mit Datensätzen, die nicht ins neue Schema passen?

• Wo steht die Übernahme im Projektplan, und wer ist auf Ihrer Seite dafür benannt?

Belastbar ist eine Antwort mit fester Zuständigkeit, Lieferformat und einem Umgang mit Ausnahmen, etwa einer Liste zur Nacharbeit. Schwach ist "Das klären wir dann": Das Problem rutscht auf den Tag nach dem Start, wenn es niemand mehr im Plan hat.

6. Einführung und Betrieb

Eine Lösung, die niemand nutzt, ersetzt keinen Ablauf. Es kommt darauf an, wer schult, wie lange das dauert und wer nach dem Start ansprechbar ist. Verlangen Sie den Einführungsplan als Dokument mit Terminen und Verantwortlichen. Wer ihn nicht vorlegen kann, hat noch keinen.

Fragen für die Demo:

• Wer schult mein Team, in welcher Form und über welchen Zeitraum?

• Was erwartet Sie von meinem Team an Zeit, und wann?

• Wer ist nach dem Start meine Ansprechperson, und wie erreiche ich sie?

Belastbar ist eine Antwort mit Namen, Terminen und einem Plan als Dokument. Schwach ist ein Kick-off-Termin ohne alles Weitere: Das ist eine Ankündigung, kein Plan.

7. Preismodell

Ob pro Vorgang, pro Nutzerin, pro Einheit oder pauschal gerechnet wird, bestimmt, wie sich Wachstum auf die Kosten auswirkt. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Mengen, nicht mit denen der Preisliste. Die aktuellen Preise von EverReal stehen auf der Preisseite.

Fragen für die Demo:

• Was ändert sich am Preis, wenn mein Bestand oder mein Team um ein Drittel wächst?

• Welche einmaligen Kosten fallen an, etwa für Einrichtung oder Schnittstellen?

• Welche Funktionen gehören zu welcher Edition oder Stufe, und was kostet der Wechsel?

Belastbar ist eine Antwort, die Schwellenwerte und Stufen schriftlich nennt. Schwach ist "Wachstum ist bei uns kein Problem", ohne dass eine Stufe oder eine Zahl genannt wird.

8. Ausstiegsfähigkeit

Prüfen Sie den Ausstieg vor dem Einstieg. Ob Sie Ihre Daten in einem verwertbaren Format zurückbekommen, steht im Vertrag oder nirgends. Eine mündliche Zusage aus der Demo hilft nicht mehr, wenn der Ansprechpartner von damals nicht mehr da ist.

Fragen für die Demo:

• In welchem Format bekomme ich meine Daten zurück, und in welcher Frist?

• Was kostet der Export, und wo steht das im Vertrag?

• Welche Kündigungsfristen und Mindestlaufzeiten gelten?

Belastbar ist eine Antwort, die auf eine Vertragsklausel verweist: Format, Umfang, Frist, Kosten. Schwach ist eine Zusage im Verkaufsgespräch.

Wann ist EverReal nicht die richtige Lösung?

Zu einer Auswahl gehört auch, was ein Anbieter nicht ist. Für EverReal gilt:

• Wenn Sie ein ERP suchen: EverReal ist kein ERP und ersetzt keines, es ergänzt es. Bestand, Buchhaltung und Nebenkosten bleiben im ERP.

• Wenn Sie die Prüfungen vor dem Vertrag brauchen: Diese Prüfungen gibt es ab der Edition Pro, und sie sind standardmäßig ausgeschaltet.

• Wenn Sie den Zahlungseingang der Kaution in EverReal sehen wollen: Den sehen Sie bei Getmomo, nicht in EverReal.

• Wenn Sie nur wenige Vorgänge im Jahr haben: Prüfen Sie dann besonders genau, ob das Preismodell zu Ihrer Menge passt. Wer laufend viele Einheiten vermietet, rechnet anders als jemand mit wenigen Vorgängen.

Fazit

Entscheidend ist, was an den Übergaben passiert und ob der Anbieter es zeigen kann. Wer die acht Kriterien vor der ersten Demo festlegt und jedem Anbieter dieselben Fragen stellt, vergleicht Antworten statt Prospekte.

Wenn EverReal einer Ihrer drei Anbieter sein soll, prüfen Sie uns mit denselben Fragen: Wir zeigen Ihnen die Antworten im System.

Beratungsgespräch buchen

Quellen

• EverReal-Produktstand zu Prüfungen, Aufgaben und Vertragsversionen, Stand 19.10.2026 (intern bestätigt durch Produktmanagement).

• EverReal-Produktstand zur Getmomo-Anbindung, Stand 15.10.2026.

• EverReal Redaktion: Digitale Lösungen für die Immobilienwirtschaft, 19.10.2026.

• EverReal Redaktion: Prüffähige Vermietung, 30.08.2026.

FAQ

Welche Kriterien sind bei der Auswahl einer Vermietungssoftware entscheidend?

Acht: der Vorgang mit seinen Prüfungen, Schnittstellen, der Nachweis am Vorgang, Rollen und Aufgaben, Datenübernahme, Einführung und Betrieb, Preismodell und Ausstiegsfähigkeit. Funktionslisten helfen wenig, weil sich die Unterschiede an den Übergaben zwischen den Schritten zeigen. Zu jedem Kriterium gehören zwei bis drei Fragen, die Sie jedem Anbieter in der Demo stellen und sich im System zeigen lassen.

Wie viele Anbieter sollte man vergleichen?

Drei sind ein praktischer Rahmen: genug zum Vergleichen, wenig genug, um dieselben Fragen bei jedem Anbieter gründlich durchzugehen. Wichtig ist, dass alle dieselbe Aufgabe an denselben Daten zeigen, dass Sie die Gewichtung vor der ersten Demo festlegen und dass jemand mitprotokolliert.

Was gehört in eine Demo, die sich vergleichen lässt?

Ein mitgebrachter, anonymisierter Vorgang statt eines vorbereiteten Klickpfads, dieselben Fragen für alle Anbieter und die Bitte, jede Antwort im System zu zeigen. Notieren Sie je Frage, ob die Antwort gezeigt, nur erklärt oder umgangen wurde.

Wann ist EverReal nicht die richtige Lösung?

EverReal ist kein ERP und ersetzt keines, es ergänzt es: Bestand, Buchhaltung und Nebenkosten bleiben im ERP. Die Prüfungen vor dem Vertrag gibt es ab der Edition Pro, und sie sind standardmäßig ausgeschaltet. Aufgaben werden bei EverReal von Hand neu vergeben. Wer nur wenige Vorgänge im Jahr hat, sollte prüfen, ob das Preismodell zu seiner Menge passt.