Mit dem Inkrafttreten der neuen Allgemeinen Datenschutzverordnung der EU (DSGVO) am 25. Mai 2018 wurde das bisher geltende Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) überarbeitet bzw. ersetzt. Künftig müssen alle Hausverwaltungen, Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen einige neue Datenschutzrichtlinien beachten. Missachtung kann zu hohen Bußgeldern führen, wie das jüngste Beispiel der Immobiliengruppe Deutsche Wohnen zeigt. Die Einhaltung der DSGVO erscheint oft schwierig - EverReal ändert das!

14,5 Millionen Euro - diese riesige Summe soll der Immobilienkonzern Deutsche Wohnen zahlen, weil er sich nicht an die Richtlinien der neuen DSGVO gehalten hat. Die Berliner Datenschutzbehörde hatte auf das Bußgeld verzichtet, weil einige personenbezogene Daten von Mietern, etwa Sozial- und Krankenversicherungsdaten, noch eingesehen und verarbeitet werden konnten.

Paul Voigt, Partner der internationalen Wirtschaftskanzlei Taylor Wessing und DSGVO-Experte, sagt: "Das hohe Bußgeld gegen die Deutsche Wohnen zeigt, dass die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden ihr erst vor wenigen Wochen veröffentlichtes Bußgeldkonzept in die Praxis umsetzen. (...) Das Bußgeld gegen die Deutsche Wohnen war nur der Anfang."

Neue Datenschutzverordnung - neue Regeln

Aufgrund der neuen Regelungen der EU zum Datenschutz wird es in Zukunft einige Punkte geben, die beim Umgang mit Mieter- und Interessentendaten zu beachten sind. Jeder Hausverwalter oder Hausverwalter sammelt persönliche Daten seiner Mietinteressenten und Mieter, wie z.B. Selbsteinschätzung, Einkommensnachweise oder Schufa-Informationen. Aus diesem Grund gelten die neuen Regeln sowohl für Eigentümer und Vermieter als auch für große Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen. Die Missachtung dieser Punkte kann zu empfindlichen DSGVO-Strafen führen, wie das Beispiel der Deutschen Wohnen zeigt.

Die folgenden Punkte sind von nun an zu beachten:

Einwilligung der betroffenen Person

Wer von seinen Mietern oder Interessenten Daten, wie z.B. Bonitätsauskünfte, erhebt, muss zuvor die Einwilligung der Betroffenen einholen, wenn er diese Daten über einen längeren Zeitraum speichern und verarbeiten will. Dies gilt sowohl für ausgefüllte Formulare als auch für die gesamte E-Mail-Kommunikation.

Prinzip der Datensparsamkeit/Minimierung

In Zukunft dürfen nur noch die für die Auftragserfüllung relevanten Daten erhoben werden. Dies bedeutet, dass es nicht mehr zulässig ist, möglichst viele Daten über einen Mieter oder Mietinteressenten zu erfassen, auch wenn diese Daten zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigt werden. Wer Daten erhebt, muß prüfen, ob diese Daten auch für den aktuellen Schritt der Vermietung releva

Daten löschen - Löschfristen beachten

Wenn der Prozess der Immobilienvermietung mit einem Interessenten nicht zu einem erfolgreichen Abschluss kommt, sind Vermieter oder Unternehmen verpflichtet, nicht mehr relevante personenbezogene Daten zu löschen. Ebenso endet mit der Beendigung eines Mietverhältnisses auch das Recht des Vermieters, personenbezogene Daten zu verarbeiten und zu nutzen. Aus dem "Prinzip der Datenminimierung und dem Grundsatz der Erforderlichkeit" ergibt sich die Verpflichtung, Mieterdaten nach Vertragsende innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu löschen.

Pflicht zur Information der Mieter

Wann immer Daten neu verarbeitet werden, müssen Mieter und Interessenten darüber informiert werden, was mit ihren Daten geschieht. Dies sollte nach Möglichkeit schriftlich und in verständlicher Sprache erfolgen.

Sichere Datenübertragung

Unabhängig von der Art der gesammelten Daten sind die Datensammler seit dem 25. Mai 2018 verpflichtet, bei der Übermittlung von Daten eine Verschlüsselung zu gewährleisten.

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Datenschutzrichtlinien einhalten - durch EverReal

Die Einhaltung der DSGVO ist für Immobiliengesellschaften, Makler, Immobilienverwalter und Vermieter oft eine komplexe und zeitraubende Aufgabe. Um diesen Verwaltungsaufwand zu minimieren, haben wir bei der Entwicklung unserer EverReal-Plattform alle Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen berücksichtigt.

Die folgenden Punkte wurden im Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO umgesetzt:

Zeitliche Abfrage von Daten

Der Zeitpunkt der Daten und Dokumente kann je nach Bedarf unserer Kunden festgelegt werden. So ist es beispielsweise möglich, vor dem Besichtigungstermin oder nach dem Besichtigungstermin nur bestimmte Daten anzufordern. Damit bietet EverReal ein hohes Maß an Flexibilität, um auch unternehmensinternen Anforderungen gerecht zu werden.

Einhaltung von Löschfristen

EverReal löscht automatisch alle Daten von Interessenten und Bewerbern, die nicht als neuer Mieter ausgewählt wurden, und folgt damit dem "Prinzip der Datenminimierung". Die in der EverReal-Software voreingestellte Löschfrist beträgt sechs Monate für digitale Selbstauskünfte und eingereichte Dokumente. Auch hier haben unsere Kunden die Möglichkeit, eigene Einstellungen nach firmeninternen Richtlinien vorzunehmen. Die Löschvorgänge laufen auf Basis der eingestellten Löschfrist vollautomatisch ab.

Opt-in-Optionen für Nutzer

Alle Interessenten und Bewerber werden automatisch über die bevorstehende Löschung informiert. Wenn Benutzer nicht möchten, dass ihre Daten gelöscht werden, können sie ein "Opt-in" nutzen, um ihre Daten für zukünftige Bewerbungen zu speichern.

Benutzer (Interessenten) haben die folgenden Optionen, wenn sie sich in ihr Konto einloggen und auf ihr Profil klicken:

• Unabhängige Löschung Ihrer Daten
• Unabhängige Löschung Ihres Suchprofils
• Unabhängige Löschung Ihres Benutzerkontos
  

Verschlüsselte Datenübertragung

Wir sichern alle Daten durch die Verwendung des höchsten Verschlüsselungsstandards bei der Übertragung von Daten und Dateien. Alle Benutzereingaben werden verschlüsselt und auf unseren Server übertragen.

Datensicherheit

Um die Datensicherheit zu gewährleisten, verwenden wir nur Server, die sich in Deutschland befinden. Alle Server unterliegen dem höchsten Sicherheitsstandard (ISO 270001 zertifiziert), d.h. Ihre Daten und die Ihrer Kunden sind nicht nur während der Übertragung sicher, sondern auch auf unseren Servern vor Verlust und unberechtigtem Zugriff geschützt.

Zusammen mit EverReal reduzieren Sie Ihr Risiko möglicher Bußgelder durch Missachtung der Allgemeinen Datenschutzverordnung.

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