Digitale Lösungen für die Immobilienwirtschaft: welche Systeme es gibt und wie sie zusammenspielen

Direkte Antwort: Die digitalen Systeme von Immobilienunternehmen lassen sich in sieben Arten ordnen: ein ERP für Bestand und Buchhaltung, eine Plattform für Vermietung und Verkauf, Immobilienportale für die Reichweite, Kommunikationsportale für Mieter und Eigentümer, Systeme für Gebäudebetrieb und Instandhaltung sowie je nach Geschäft für Bauprojekte und Portfoliosteuerung. Entscheidend ist, dass sie über Schnittstellen zusammenspielen.

In den meisten Immobilienunternehmen laufen heute mehrere digitale Systeme nebeneinander: ein ERP für den Bestand, Portale für die Anzeigen, ein Postfach für die Anfragen, Listen für die Besichtigungen. Jedes System erledigt seinen Teil, aber der Vorgang dazwischen hat keinen Ort. Informationen werden abgetippt, weitergeleitet und gesucht. Wir nennen das ein Bruchproblem. Wer ein neues System auswählt, sollte nicht zuerst nach Funktionen fragen, sondern danach, welchen Prozess es von Anfang bis Ende führt und wie es an die vorhandenen Systeme anschließt. Für die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft heißt das: erst klären, welche Programme und Systeme schon laufen und wo der Vorgang zwischen ihnen verloren geht.

Welche Arten digitaler Systeme nutzen Immobilienunternehmen?

Der Markt für digitale Lösungen in der Immobilienwirtschaft ist breit und uneinheitlich. Ordnen lassen sich die Programme am besten danach, welchen Abschnitt der Wertschöpfung sie tragen.

Die Übersicht zeigt zweierlei: Die Arten überschneiden sich kaum, ein Unternehmen braucht also in der Regel mehrere. Und in Vermietung und Verkauf treffen besonders viele Menschen von außen auf den Prozess: Interessenten, Bewerber, Eigentümer, Portale. Dort wirkt sich jede Lücke zwischen den Systemen sofort aus.

Warum entsteht Reibung zwischen den Systemen?

Nehmen Sie einen gewöhnlichen Mieterwechsel. Die Kündigung liegt im ERP. Die Anzeige wird im Portal angelegt, die Anfragen kommen per E-Mail. Besichtigungstermine stehen in einem Kalender oder einer Tabelle, die Selbstauskünfte als Anhänge im Postfach. Ist der Vertrag unterschrieben, tippt jemand die Daten des neuen Mieters ins ERP ein.

Jedes einzelne System funktioniert. Das Problem sind die Übergaben dazwischen: Wer hat welchem Interessenten schon geantwortet? Welche Unterlagen fehlen noch? Wer hat den Bewerber freigegeben, und wo steht das? Fällt die zuständige Person aus, muss der Stand erst rekonstruiert werden.

Das ist das Bruchproblem: Die meisten Immobilienunternehmen haben weder zu wenig Nachfrage noch zu wenig Systeme. Ihre Informationen, Aufgaben und Gespräche sind über zu viele Orte verteilt. Ein weiteres Einzelsystem behebt das nicht. Es hilft nur, wenn der Vorgang selbst einen Ort bekommt, an dem alle Schritte zusammenlaufen.

Wer führt was: ERP oder Plattform für den Vermietungsprozess?

Das ERP ist das Stammdatensystem. Es weiß, welche Einheit frei wird, wer Eigentümer ist und welche Konditionen gelten. Für die Arbeit vor dem Vertragsabschluss ist es nicht gebaut: Anfragen beantworten, Termine koordinieren, Bewerbungen vergleichen, Freigaben einholen.

Die klare Arbeitsteilung lautet deshalb: Ihr ERP verwaltet die Daten, die Plattform für Vermietung und Verkauf führt den Prozess. Damit das ohne doppelte Eingaben funktioniert, braucht es eine Schnittstelle. Objekt- und Stammdaten sollen aus dem ERP in den Vermietungsvorgang fließen. Ob und welche Daten des neuen Mietverhältnisses zurückgespielt werden, hängt vom jeweiligen ERP ab; fragen Sie das vor der Entscheidung ab.

Prüfen Sie bei jeder Lösung, welche ERP-Systeme angebunden sind, in welche Richtung die Daten fließen und wie oft sie abgeglichen werden. Mehr dazu, wie sich ein bestehendes ERP sinnvoll ergänzen lässt, lesen Sie in unserem Beitrag ERP-System ergänzen.

Worauf achten Sie bei der Auswahl digitaler Systeme?

Funktionslisten sehen sich auf den ersten Blick oft ähnlich. Aussagekräftiger sind diese sieben Fragen:

1. Prozessabdeckung: Führt das System den ganzen Vorgang von der Anzeige bis zur Übergabe, oder nur einen Ausschnitt, nach dem wieder E-Mail und Tabelle übernehmen?

2. Schnittstellen: Welche ERP-Systeme und Portale sind angebunden, in welche Richtung, und wer richtet die Anbindung ein?

3. Prüfbarkeit: Lässt sich später nachvollziehen, wer wann welchen Bewerber freigegeben und welche Unterlagen geprüft hat? Wie ein prüffähiger Ablauf aussieht, beschreibt unser Beitrag zum prüffähigen Vermietungsprozess.

4. Datenschutz: Wie werden Selbstauskünfte und Bonitätsdaten gespeichert und gelöscht? Einen Überblick gibt der Beitrag DSGVO in der Vermietung.

5. Rollen und Vertretung: Sieht das Team offene Aufgaben auch dann, wenn die zuständige Person fehlt, und lassen sie sich neu zuweisen?

6. Einführung: Läuft das System webbasiert, ohne Installation? Wie lange dauert die Einrichtung, wer begleitet sie, und welche Daten werden übernommen?

7. Preismodell: Passt das Modell zu Ihrer Menge? Wer laufend viele Einheiten vermietet, rechnet anders als jemand mit wenigen Vorgängen im Jahr.

Wie EverReal Vermietung und Verkauf abbildet

EverReal ist die Plattform für den Vermietungs- und Verkaufsprozess. Sie ersetzt das ERP nicht, sondern ergänzt es: Der Vorgang läuft in EverReal, die Stammdaten kommen aus dem ERP; ob Daten zurückfließen, hängt vom ERP ab. 450+ Immobilienunternehmen haben sich für EverReal entschieden.

Welche Funktionen enthalten sind, hängt von der Edition ab; siehe Editionen im Vergleich.

• Vermarktung: Eine Anzeige lässt sich mit einem Klick auf allen Portalen veröffentlichen, für die Sie eigene Zugänge verknüpft oder das Modul Flexibel Inserieren gebucht haben.

• Interessenten: Anfragen aus mehreren Portalen landen in einer zentralen Interessentenverwaltung statt in verstreuten Postfächern. Absagen an Interessenten und Bewerber lassen sich direkt aus dem Vorgang senden.

• Besichtigungen: Termine werden im Vorgang vergeben, Interessenten erhalten automatische Erinnerungen per E-Mail, auf Wunsch per SMS.

• Bewerbungen: Die Selbstauskunft kommt digital. Ab der Edition Pro lässt sich die SCHUFA-Auskunft direkt im Vorgang einholen; dafür ist ein eigenes SCHUFA-Konto nötig.

• Prüfungen vor dem Vertrag: Ab der Edition Pro legen Sie fest, welche Prüfungen bei Bewerbern vor dem Vertragsabschluss erfolgt sein müssen: Sanktionsprüfung, Bonitätsprüfung (SCHUFA) und Freigabe durch einen autorisierten Benutzer. Solange eine davon offen ist, ist „Vertragsabschluss starten“ gesperrt.

• Vertrag und Übergabe: Je nach Edition wird der Mietvertrag digital unterschrieben und die Übergabe digital protokolliert (nicht im Flex-Starter-Paket).

• ERP-Anbindung: EverReal hat Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen. Die Schnittstelle gehört zum Management-Modul; je nach ERP können einmalige Kosten entstehen. Was für Ihr System gilt, klären wir im Gespräch.

Mehr dazu unter alle Funktionen im Überblick.

Welcher Einstieg passt zu Ihrer Rolle?

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Geschäft. Für jede Rolle gibt es eine eigene Seite:

• Sie verwalten Bestände für Eigentümer: EverReal für Immobilienverwaltungen.

• Sie vermieten einen eigenen großen Bestand: EverReal für Wohnungsunternehmen.

• Sie vermitteln Vermietung und Verkauf: EverReal für Makler.

• Sie vermieten professionell, aber ohne eigene Verwaltungsabteilung: EverReal für professionelle Vermieter.

• Sie vermieten als Privatperson eine oder wenige Wohnungen: EverReal Go! für private Vermieter.

Den Gesamtüberblick für Unternehmen finden Sie auf der Seite EverReal für Immobilienunternehmen.

Häufige Fragen

Was ist Immobiliensoftware?

Gemeint sind digitale Systeme, die Abläufe in der Immobilienwirtschaft abbilden: Bestandsverwaltung und Buchhaltung im ERP, Vermietung und Verkauf, die Reichweite über Portale, die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern, Gebäudebetrieb sowie Bau- und Portfoliosteuerung. Die meisten Unternehmen kombinieren mehrere dieser Systeme.

Ersetzt eine Plattform für die Vermietung das ERP-System?

Nein. Das ERP bleibt das Stammdatensystem für Bestand, Verträge und Buchhaltung. Die Plattform führt den Vorgang vor dem Vertragsabschluss, von der Anzeige bis zur Übergabe, und übernimmt die Stammdaten über eine Schnittstelle aus dem ERP. Ob Daten zurückfließen, hängt vom jeweiligen ERP ab.

Welche Systeme braucht eine Immobilienverwaltung mindestens?

Ein ERP für Bestand und Buchhaltung und eine Plattform, die den Mieterwechsel von der Anzeige bis zur Übergabe führt. Die Portale liefern die Reichweite. Ein Kommunikationsportal für das laufende Mietverhältnis kommt meist hinzu, sobald der Bestand wächst.

Worauf sollte man bei Schnittstellen achten?

Auf drei Punkte: welche Systeme angebunden sind, ob die Daten in beide Richtungen fließen und wie oft abgeglichen wird. Fragen Sie außerdem, wer die Anbindung einrichtet und was sie kostet. Bei EverReal hängt die Richtung vom jeweiligen ERP ab; das klären wir vor der Entscheidung.

Was kostet eine Plattform für den Vermietungsprozess?

Das hängt vom Modell und von der Menge ab. EverReal gibt es als Abo für Unternehmen, die laufend vermieten, und mit einem Preis pro Vorgang für geringere Mengen. Details finden Sie unter aktuelle Preise und Modelle.

Fazit

Die Frage ist selten, ob ein Immobilienunternehmen digitale Systeme nutzt, sondern ob sie zusammenarbeiten. Das ERP verwaltet den Bestand, die Portale bringen die Reichweite. Der Vorgang dazwischen braucht einen eigenen Ort, an dem Anfragen, Termine, Bewerbungen, Freigaben und Verträge zusammenlaufen und der an das ERP angebunden ist. Wer das bei der Auswahl zuerst prüft, spart sich später das Abtippen.

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