Montage sind „Großkampftage” in vielen Hausverwaltungen. Das E-Mail-Postfach ist voll mit Anfragen und Benachrichtigungen, der Anrufbeantworter blinkt unaufhörlich und die To-Do-Liste wird eher länger als kürzer. Unplanbare Situationen wie Krankmeldungen und Schadensfälle dramatisieren die Situation zusätzlich. Doch es gibt auch Beispiele, wo Immobilienunternehmen ihre Kerngeschäftsprozesse im Zuge der Digitalisierung neu gedacht haben, noch als das Thema in den Kinderschuhen steckte. Zu so einem Unternehmen gehört die JANUS Immobilien & Consulting GmbH in Mainz.

Wir haben mit dem Geschäftsführer, Gerrit Weiland, gesprochen, der frühzeitig die Chancen einer digitalen Arbeitswelt erkannt und für sich und sein Unternehmen genutzt hat. Seine Erfahrungen und Tipps zeigen, wie sich Hausverwaltungen flexibel und zukunftssicher aufstellen können.

Der Wunsch nach mehr Flexibilität - erste Schritte in der digitalen Hausverwaltung

Bereits als Student hat Gerrit Weiland mit der Verwaltung von Wohneinheiten angefangen. In Zeiten von Blackberry und Flachbettscanner nutzte er die Abendstunden, um Verträge und Rechnungen einzuscannen mit dem Ziel, unabhängig von Ort und Zeit arbeiten zu können. 

Aus dem anfänglichen Nebenverdienst ist über die Jahre eine etablierte Hausverwaltung mit 5 Mitarbeitern und über 1.200 verwalteten Einheiten geworden. Mit dem Unternehmenswachstum kommt man schnell an die eigenen Kapazitätsgrenzen. Prozesse sind manuell nicht mehr handelbar und Mitarbeiter sollen Aufgaben schnell und fehlerfrei übernehmen. Nach dem Prinzip, Fehler, die ich selbst schon 100 Mal gemacht habe, muss mein Mitarbeiter nicht noch einmal machen. Gerrit Weilands Ziel war es daher, Lösungen und Systeme zu finden, mit denen er Prozesse vereinfachen und idealerweise maximal automatisieren kann.

Mehr Entlastung und Effizienz mit den richtigen Anwendungen

Als digitaler Unternehmer der ersten Stunde hat Gerrit Weiland viele Lösungen ausprobiert. Sein Tool-Kit umfasst eine Vielzahl von Speziallösungen, die mittels Schnittstellen miteinander agieren und einen reibungslosen Datenaustausch ermöglichen. Datensicherheit und DSGVO-konformität spielen bei der Auswahl der geeigneten Lösungen ebenfalls eine ausschlaggebende Rolle. Zu seinem digitalen Tool-Kit gehören u.a. auch die Immobilienverwaltungssoftware casavi und die Immobilienvermietungssoftware EverReal.

In der Auswahl der digitalen Lösungen sehe ich es wie in der Automobilbranche. BMW produziert auch nicht jedes Teil nach seinen Vorstellungen selbst. Das beste Angebot am Markt wird dazu gekauft und eingesetzt. Es gibt hervorragende Speziallösungen für Teilbereiche wie Vermietung, Verwaltung, Handwerker-Management etc. Wichtig ist, dass diese Einzellösungen auch miteinander funktionieren, d. h. der Datenaustausch und die Datenaktualität automatisch gewährleistet wird. Das geht nur, wenn die Software Schnittstellen, sogenannte API’s anbietet. Das ist mir sehr wichtig. - Gerrit Weiland, Geschäftsführer Janus Immobilien & Consulting GmbH.

Praxisbeispiel: Mieterwechsel digital mit der EverReal-casavi Schnittstelle

Wie das in der Praxis funktioniert, erläutert Gerrit Weiland am Beispiel einer Kündigung einer vermieteten Wohneinheit. Der Prozess erfolgt vorüberwiegend automatisiert über die Schnittstelle EverReal - casavi. Der einzige noch notwendige manuelle Arbeitsschritt ist der Eintrag des Kündigungsdatums in der Buchhaltungssoftware. Danach läuft alles automatisiert ab:

• Ein Bestätigungsschreiben der Kündigung wird aus der Buchhaltungssoftware heraus versendet;
• Das Kündigungsdatum wird automatisch in der Verwaltungssoftware casavi übernommen;
• Terminierung und Anlegen von Erinnerungen zur Wohnungsübergabe, Ablesen von Zählern, Kautionskontoauflösung etc. erfolgen automatisch in der Verwaltungssoftware und werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet;
• Das Kündigungsdatum wird automatisiert an die Vermietungssoftware EverReal übermittelt, notwendige Prozesse zur Neuvermietung werden automatisch in Gang gesetzt. Bei EverReal umfasst das u. a. die Erstellung der Anzeige, inkl. Preisvorschlag für eine Neuvermietung, die Veröffentlichung auf den Portalen, das Interessenten- und Bewerbermanagement bis hin zur digitalen Mietvertragserstellung.

Immobilienverwaltung 2.0: Welche Chancen bringt Digitalisierung für die Immobilienwirtschaft?

Wir fragen nach! Denn obwohl wir uns als einer der o.g. Anbieter riesig freuen, kennen und hören wir oft genug die Bedenken aus der Branche. Lohnt sich der Einsatz der ganzen digitalen Tools?

Nach über 20 Jahren im Business haben sich für Gerrit Weiland drei Erkenntnisse manifestiert.

1. Flexibler Einsatz von Ressourcen in der Immobilienverwaltung

JANUS Immobilien & Consulting GmbH verfolgt ein wohl eher alternatives Arbeitsmodell in der Branche. Die Mitarbeiter sind nicht fest angestellt und arbeiten z. T. auch aus dem Ausland. Möglich ist das, weil die Lösungen nicht nur von überall aus angewandt werden können, sondern weil sie intuitiv zu benutzen sind und strukturiert durch Prozesse führen, bzw. diese teilweise auch direkt übernehmen. Mitarbeiter können so schnell eingearbeitet werden, auch ohne Vorkenntnisse.

2. Zeitersparnis und transparentere Prozesse

Die Arbeit wird nicht weniger - aber durch die Unterstützung der Softwarelösungen werden Prozesse schneller, und Fehler und doppelte Arbeiten werden vermieden. Ein hoher Grad an Transparenz ist gegeben und die Zusammenarbeit, nicht nur im Team, sondern auch mit Dienstleistern und Partnerunternehmen wird immer einfacher.

3. Top-Service für Kunden

Kunden einen guten Service bieten, das ist Gerrit Weiland sehr wichtig. Das beinhaltet schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen, moderne Kommunikationswege und jedem Interessenten das Gefühl zu vermitteln, dass er gesehen wird, dass seine Bewerbung angekommen ist. Auch wenn eine Bewerbung nicht zum gewünschten Mietvertrag führt, verdient sie eine Rückantwort. So können auch negative Bewertungen vermieden werden. 

Digitalisierung sichert das Überleben von Hausverwaltungen

Wir können uns die Frage nicht verkneifen, ob Herr Weiland denn jetzt, wie damals zu Studentenzeiten erträumt, mit einem Cocktail am kroatischen Strand entspannt sitzen kann, während im Hintergrund der Rechner die Arbeit für ihn erledigt? 

Gerrit Weiland lacht und gibt zu, dass er diesbezüglich entspannter geworden und Urlaub mittlerweile Urlaub ist. Aber er ist sich sicher, dass Hausverwaltungen wie seine, mit weniger als 5.000 Einheiten im Portfolio, es auf Dauer schwer haben werden, sich gegen die Großen durchzusetzen. Um die Hausverwaltung zukunftssicher aufzustellen, ist die Digitalisierung von Prozessen unumgänglich. 

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