Checkliste: Interessentenmanagement (Verkauf)

A, Erstkontakt & Reaktion

Wer Käufer in den ersten Stunden verliert, gewinnt sie selten zurück.

• Anfragen werden innerhalb von 4 Stunden, spätestens am nächsten Werktag, beantwortet.

• Jede Anfrage läuft in einem zentralen System auf, nicht in persönlichen Postfächern.

• Standardantworten sind hinterlegt und werden ohne Weiterleitungs­fehler verschickt (keine sichtbaren Drittadressen).

• Eine erste Qualifizierung (Eigennutzung vs. Kapitalanlage, Finanzierung, Zeithorizont) findet bereits beim Erstkontakt statt.

B, Qualifizierung & Pipeline

Eine Pipeline ist nur so viel wert wie ihre Aktualität.

• Jeder Interessent hat einen klar definierten Status (neu, qualifiziert, Besichtigung, Angebot, Reservierung, abgelehnt).

• Die Pipeline wird mindestens wöchentlich gepflegt, alte Vorgänge werden aktiv geschlossen.

• Finanzierungsbestätigung wird vor verbindlichen Zusagen vorgelegt, Sie verkaufen nicht an die erste Begeisterung.

• Conversion-Raten je Stufe (Anfrage → Besichtigung → Angebot → Notar) sind auswertbar.

C, Datenschutz & GwG-Konformität

Beim Verkauf gilt zusätzlich das Geldwäschegesetz, das wird oft übersehen.

• Sie erheben vor der Kaufabsichtserklärung nur die minimal notwendigen Daten (Name, Kontakt, Eigennutzung/Anlage).

• Identitätsprüfung nach § 11 GwG (Ausweis, wirtschaftlich Berechtigter) erfolgt spätestens beim Maklervertrag bzw. vor Notartermin.

• Anti-PEP-/Sanktions-Screening ist als Schritt im Prozess verankert, nicht ad-hoc.

• Löschfristen für nicht zum Zug gekommene Interessenten sind dokumentiert und automatisiert.

D, Abschluss & Übergabe

Der Verkauf ist nicht der Notartermin, er endet bei der Schlüssel-ausgabe.

• Reservierungs-/Vorvertragsdokumente werden digital signiert (qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signatur).

• Notarvorbereitung erfolgt aus dem System heraus, keine doppelte Datenerfassung.

• Übergabeprotokoll inkl. Zählerständen ist digital und sofort an alle Parteien verteilt.

• Eigentümer erhält Exposé und Bewerber als Freigabeanfrage und gibt sie digital frei, ohne dass er anrufen muss.