Fallstudie
Über 120 Jahre Genossenschaft, heute komplett digital gedacht.
Baugenossenschaft Landkreis Osnabrück eG
Von der manuellen zur papierlosen Vermietung in nur wenigen Tagen
Osnabrück
Schwerpunkte
Vermietung, Immobilienverwaltung, Portfoliomanagement
Osnabrück · Baugenossenschaft seit 1901
4.000+
erstellte Wohnungen
100 %
papierlose Vermietung
Ergebnisse im Schnellüberblick
Bereich | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
Exposé-Erstellung | Aufwendig, manuell, mehrere Portale einzeln | Automatisiert, zentral gesteuert |
Anfragenbearbeitung | Stundenlang sortieren, zuordnen, einzeln beantworten | Automatische Zuordnung & Matching |
Besichtigungstermine | Manuell per Telefon & E-Mail | Online-Koordination im Interessentenportal |
Dokumentenverwaltung | Papierbasiert, lokal | 100 % papierlos & digital, jedes Endgerät |
Wir haben endlich den gesamten Vermietungsprozess digitalisiert!
Annette Jentkiewicz
Betriebswirtin VWA
Über das Unternehmen
Seit 1901 planen und erstellen die Baugenossenschaft Landkreis Osnabrück eG (BGLO) und Tochtergesellschaft BGLO GmbH Bauten in allen Rechts- und Nutzungsformen. In diesem Zeitraum wurden bereits über 4.000 Wohnungen erfolgreich für Eigen- und Fremdnutzung erstellt bzw. begleitet. Als Baugenossenschaft mit großer Tradition weiß die Geschäftsführung um die Wichtigkeit eines modernen Auftritts und zeitgemäßer Kommunikation.
01 Herausforderung
Vor allem das umständliche Inserieren von Wohnungsanzeigen in mehreren Immobilienportalen und das aufwendige Erstellen von Exposés waren den Mitarbeitern ein großer Dorn im Auge. Durch das große Portfolio fallen täglich unzählige Anfragen an, per Telefon und per E-Mail, die erst aufwendig sortiert, den entsprechenden Objekten zugeordnet und danach einzeln bearbeitet werden müssen. Der Zeitaufwand, der dabei entsteht, ist mit mehreren Stunden pro Vermietung enorm. Gesucht wurde eine innovative Lösung, die den gesamten Vermietungs- und Verkaufsprozess unterstützt und die Mitarbeiter von lästigen Routineaufgaben befreit.
Ziele
Vermietungs- und Verkaufsprozess optimieren
Routineaufgaben reduzieren und mehr Kapazitäten für Kundenbetreuung schaffen
Intuitive Bedienung ohne langen Onboarding-Prozess
02 Lösung
Ein System, das die Flut von Anfragen strukturiert und fehlende Daten automatisch abfragt. Der Arbeitsalltag wird durch automatisierte Prozesse erleichtert: Vereinbarung von Besichtigungsterminen, Erhalt von Selbstauskünften über den Online-Kanal und automatisiertes Versenden von Absagenachrichten. Die Lösung ist zudem kompatibel mit bereits vorhandenen Systemen.
Methodik
Smart-Mieter-Matching: Zeigt direkt die passendsten Kandidaten, eingehende Anfragen werden vorab nach eingestellten Kriterien strukturiert.
Papierlose Verwaltung: Daten & Dokumente sind jederzeit und über jedes Endgerät abrufbar, ein entscheidender Beitrag zum Umweltschutz.
Automatische Datenabfrage: Fehlende Informationen werden automatisch bei Interessenten angefordert, kein manuelles Nachfassen mehr.
Mehr als 120 Jahre Genossenschaft, heute digital gedacht.
Schritt für Schritt
Exposé-Erstellung & Insertion: Automatisierte Exposé-Erstellung und zentrale Veröffentlichung auf allen Immobilienportalen, kein umständliches Einzelinserieren mehr.
Anfragenstrukturierung: Eingehende Interessentenanfragen werden vorab nach eingestellten Kriterien strukturiert und den richtigen Objekten zugeordnet.
Online-Besichtigungstermine: Koordination von Besichtigungsterminen im eigenen Interessentenportal spart viele Stunden Arbeitszeit pro Vermietung.
Digitale Selbstauskunft: Selbstauskünfte werden online über den digitalen Kanal eingeholt, vollständige Bewerbungsunterlagen ohne Nachfragen.
Automatisierte Absagen: Absagenachrichten werden automatisiert verschickt, zeitnah und professionell.
03 Ergebnis
Gesamte Kommunikation läuft zentral über eine Plattform
Viele Stunden Arbeitszeit pro Vermietung durch Exposé-Erstellung und Online-Koordination gespart
Smart-Mieter-Matching zeigt direkt die passendsten Kandidaten
Papierlose Verwaltung als Beitrag zum Umweltschutz
Daten & Dokumente jederzeit und über jedes Endgerät abrufbar
Besonders wichtig war uns, durch die eingesparte Zeit mehr Kapazitäten für die Kundenbetreuung zu haben und somit eine gesteigerte Kundenzufriedenheit zu erreichen.
Lisa Borgmann
Immobilienkauffrau IHK
04 Fazit
Die BGLO hat den gesamten Vermietungsprozess digitalisiert, von der manuellen zur papierlosen Vermietung in nur wenigen Tagen. Daten & Dokumente sind jederzeit und über jedes Endgerät abrufbar. Mitarbeiter sehen durch Smart-Mieter-Matching direkt die passendsten Kandidaten. Die papierlose Verwaltung ist nicht nur effizienter, sondern leistet auch einen entscheidenden Beitrag zum Umweltschutz.
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