Fallstudie
Immobilienverwaltung im Großraum Düsseldorf, mit klarem Kopf statt vollem Postfach.
3KOMMA1 Immobilienservices GmbH & Co. KG
Ressourcenallokation, Fokus auf passende Interessenten
Großraum Düsseldorf und NRW
Immobilienverwalter des Jahres 2018 (VDIV), Nominiert Deutscher Immobilienpreis 2021
Schwerpunkte
Objektvermarktung, Verwaltung, Wohn- und arbeitsbegleitende Services
3KOMMA1 Immobilienservices GmbH & Co. KG
Großraum Düsseldorf · Immobilienverwaltung
2.700
verwaltete Einheiten
90 %
weniger Aufwand bei Terminkoordination (laut 3KOMMA1)
Ergebnisse im Schnellüberblick
Bereich | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
Terminkoordination | Hoher manueller Aufwand pro Termin | 90 % weniger Aufwand, Echtzeit-Buchung |
Vermietungsprozess | Teilweise manuell, zeitintensiv | Anfrage, Terminbuchung, Kommunikation und Mietvertragsversand digital in einem System |
Interessentenauswahl | Manuelle Prüfung jeder Anfrage | Anfragen werden nach den Kriterien der Verwaltung sortiert und priorisiert |
Arbeitgeberattraktivität | Analoge Prozesse | Modernes, digitales Arbeitsumfeld |
Eine Immobilie zu vermieten bedeutet für uns mehr als Schlüsselübergabe und pünktliche Mietzahlungen. Gute Erreichbarkeit, schnelle Reaktionszeiten, immer aussagefähig zu sein und Erleichterungen im täglichen Leben zu schaffen, das ermöglichen digitale Lösungen wie EverReal für unsere Kunden, mein Team und mich.
Kai Rambow
Geschäftsführer
Über das Unternehmen
3KOMMA1 Immobilienservices verwaltet aktuell rund 2.700 Wohn- und Gewerbeeinheiten im Großraum Düsseldorf und weiteren Städten in NRW. Das Unternehmen bietet seinen Kunden ein digitales Rundum-sorglos-Paket: von der Objektvermarktung über die Verwaltung bis hin zu wohn- und arbeitsbegleitenden Services. Mit der eigenen Quartiersapp bietet 3KOMMA1 den Mietern digitalen Zugriff auf Vertragsunterlagen, Nebenkostenabrechnungen und verschiedene Servicedienstleistungen.
01 Herausforderung
Jede Anfrage setzte einen zeitintensiven administrativen Prozess in Gang: manuelle Prüfung, Unterlagen nachfragen, Kommunikation und Besichtigungstermine vereinbaren. Das erfolgreiche Zustandekommen eines Mietverhältnisses war keineswegs gesichert. Geschäftsführer Kai Rambow suchte eine Lösung, die nicht nur die zeitaufwendigen Prozesse effizienter macht, sondern auch das Kundenerlebnis verbessert. Eine wesentliche Anforderung: Integration in die bestehende IT-Struktur, keine Insellösung, keine doppelte Datenpflege.
Ziele
Vermietungsprozess, wie die Interessentenauswahl, effizienter und attraktiver gestalten
Interaktion und Kommunikation mit Kunden verbessern und beschleunigen
Schnittstellenlösung, die sich in die bestehende IT-Architektur integriert
02 Lösung
EverReal digitalisiert den Vermietungsprozess von der Anfrage bis zum Mietvertragsversand. Smarte Funktionen ermöglichen es, interessierte Kunden schnell und ohne manuellen Aufwand zu identifizieren und direkt digital zu interagieren. Alle Informationen sind an einem Ort verfügbar und zeitintensive, manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an. Aktuell arbeiten beide Teams an einer Schnittstelle zur bestehenden Quartiersapp.
Methodik
Durchgängig digital: Anfrage, Terminbuchung, Kommunikation und Mietvertragsversand laufen in einem System.
Schnelle Identifikation: Anfragen werden anhand der Kriterien priorisiert, die die Verwaltung festlegt (z. B. Haushaltsgröße, Haustiere), und übersichtlich aufgelistet.
IT-Integration: Nahtlose Integration in die bestehende IT-Architektur, inklusive Anbindung an die Quartiersapp.
Klarer Kopf für jeden Eigentümer und Mieter.
Schritt für Schritt
Online-Besichtigungskoordination: Interessenten erhalten Termine zur Auswahl per E-Mail. Sobald ein Termin gebucht wird, steht dieser anderen nicht mehr zur Verfügung, Echtzeit-Aktualisierung. 90 % weniger Koordinationsaufwand.
Smartes Interessentenmanagement: 3KOMMA1 definiert für jedes Objekt die notwendigen Angaben. Erst wenn alles ausgefüllt ist, wird die Anfrage gesendet. Eingehende Anfragen werden automatisch nach Kriterienübereinstimmung sortiert und priorisiert.
Digitale Kommunikation: Direkter Austausch mit Interessenten via Chat, Zusagen mit wenigen Klicks, automatische Dokumentenerinnerungen und digitaler Mietvertragsversand.
03 Ergebnis
Anfrage bis Mietvertragsversand digital in einem System
90 % weniger Aufwand bei der Terminkoordination
Attraktives Kundenerlebnis durch schnelle Reaktionen und digitale Kommunikation
Mitarbeiterressourcen werden deutlich effizienter eingesetzt durch qualifizierte Vorauswahl
Digitales Arbeitsumfeld macht das Unternehmen für Nachwuchs attraktiv
In der Zusammenarbeit mit EverReal schätzen wir vor allem deren Offenheit gegenüber Kundenwünschen und Produktentwicklungen. Unsere Anregungen und Hinweise werden ernst genommen. Wir würden uns heute wieder für EverReal entscheiden.
Kai Rambow
Geschäftsführer
04 Fazit
Mit EverReal hat sich 3KOMMA1 für einen zukunftsorientierten SaaS-Anbieter entschieden, der bereit ist, das Produkt stetig weiterzuentwickeln. Beide Teams arbeiten eng zusammen an Optimierung und Weiterentwicklung, aktuell an einer Schnittstelle zur bestehenden Quartiersapp. Das Ergebnis: ein durchgängig digitaler Prozess, ein attraktives digitales Arbeitsumfeld und ein Team, das sich heute wieder für EverReal entscheiden würde.
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