Fallstudie
4.500 Einheiten, ein Bestand, und endlich ein Prozess, der mitskaliert.
MIAG GmbH (jetzt DFK Home)
Das rasante Wachstum mit bestehendem Vermietungsteam erfolgreich bewältigen
Bundesweit, Schwerpunkt Norddeutschland
Schwerpunkte
Wohnungseigentums-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung
Norddeutschland · 4.500 Einheiten in 200+ Wohnanlagen
4.500
verwaltete Einheiten
67 %
mehr Vermietungen pro Mitarbeiter
90 %
weniger Aufwand pro Schritt
Ergebnisse im Schnellüberblick
Bereich | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
Objektinsertion | 15 Minuten | < 3 Minuten |
Absagen versenden (1 Objekt) | 30 Minuten | 1 Minute |
Besichtigung mit 5 Interessenten | 30 Minuten Koordination | 1 Minute |
SCHUFA-Abfrage pro Interessent | 5 bis 10 Minuten | < 1 Minute |
Vertragsabschluss | Postalisch, 2 bis 3 Wochen | Digital, 2 Tage |
Wohnungsübergabe | > 120 Minuten | Max. 45 Minuten |
Für die Koordination einer Wohnungsbesichtigung habe ich früher bis zu 30 Minuten benötigt. Heute erstelle ich dafür Terminfenster und die Interessenten tragen sich eigenständig ein. Das dauert nicht mal eine Minute und mein Kalender füllt sich von ganz allein.
MIAG Vermietungsteam
Vermietung
Über das Unternehmen
Die MIAG GmbH ist ein bundesweit tätiges Immobilienunternehmen mit Schwerpunkt in Norddeutschland, spezialisiert auf Wohnungseigentums-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung. Inzwischen verwaltet die MIAG 4.500 Einheiten in mehr als 200 Wohnanlagen bundesweit. In den letzten zwei Jahren ist der Verwaltungsbestand um mehr als 30 Prozent gestiegen.
01 Herausforderung
Mit durchschnittlich 500 bis 800 zusätzlichen Einheiten zeichnete sich ein überdurchschnittliches Wachstum ab. Zusätzlich wurden mehr Neubauprojekte ins Portfolio aufgenommen, bei denen oft bis zu 100 Einheiten zügig auf einen Schlag vermietet werden müssen. Das fünfköpfige Vermietungsteam erledigte um die 300 Vermietungen pro Jahr. Mit überwiegend manuellen Arbeitsprozessen konnte das Tempo nicht mehr Schritt halten. Für die Suche nach neuen, qualifizierten Mitarbeitern und deren Einarbeitung fehlte die notwendige Zeit.
Ziele
Digitale Lösung implementieren, die den Vermietungsprozess strukturiert und größtmöglich automatisiert
Vermietungsteam von zeitaufwendigen administrativen Aufgaben entlasten
Effizienter arbeiten trotz raschem Wachstum
02 Lösung
Das MIAG-Team testete mehrere Lösungen. EverReal überzeugte durch die Nahtlosigkeit der abgebildeten Schritte, die besonders einfache Bedienbarkeit und die übersichtliche Benutzeroberfläche. Als White-Label-Lösung ermöglicht EverReal der MIAG, unter eigener Marke mit Kunden zu kommunizieren und sensible Daten vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
Methodik
End-to-End Digitalisierung: Von der Insertion über Interessenten- und Bewerbermanagement bis zu Vertragsabschluss und Übergabe, alles in einer Plattform.
White-Label Lösung: Kommunikation unter eigener Marke mit Kunden, sensible Daten bleiben vor dem Zugriff Dritter geschützt.
Prozessorientierte Führung: Schritt für Schritt wird jeder Mitarbeiter durch den Vermietungsprozess geleitet. Erst wenn ein Schritt abgeschlossen ist, kann der nächste gestartet werden.
Skalierbare Prozesse für ein wachsendes Bestandsportfolio.
Schritt für Schritt
Objektinsertion: Exposés in unter 3 Minuten erstellt und mit einem Klick auf allen Portalen veröffentlicht. Änderungen nur an einer Stelle nötig.
Interessentenauswahl: Kommunikation zentralisiert im System, Sammelabsagen mit einem Klick in unter 1 Minute. Fehlende Dokumente werden automatisch angefordert.
Besichtigungstermine: Zeitfenster von Vermietern definiert, Interessenten tragen sich eigenständig ein. Kein Termin-Ping-Pong mehr.
Digitale Selbstauskunft: Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein, bevor die Anfrage weitergeleitet wird. Alle Informationen jederzeit im System verfügbar.
SCHUFA-Auskunft: Bonität der Interessenten mit einem Klick prüfen, Interessent stimmt bereits bei der Selbstauskunft zu.
Digitaler Vertragsabschluss: Mietverträge digital und zeitnah versendet, oft direkt nach Besichtigung. Vertragsabschluss in weniger als 2 Tagen statt 2 bis 3 Wochen.
Wohnungsübergabe per App: Digital ausgefüllt, mit Fotos dokumentiert, direkt bei Stammdaten hinterlegt, auch für das Forderungsmanagement wertvoll.
Mobiles Arbeiten: Die Vermieter verbringen mehr Zeit bei Besichtigungen als im Büro. Alle Daten sind jederzeit per Smartphone und Tablet verfügbar.
03 Ergebnis
Jeder Mitarbeiter vermietet 67 % mehr Einheiten
Team bewältigt 600 Vermietungen/Jahr statt 300, mit nur einem zusätzlichen Mitarbeiter
Aufwand für einzelne Transaktionsschritte um über 90 % reduziert
Jährlich ein Mitarbeitergehalt an Kosten eingespart
Die nächste Zielmarke von 10.000 Bestandsobjekten ist bereits anvisiert
Unser Vermietungsteam ist in den letzten zwei Jahren um nur einen Mitarbeiter gewachsen, schafft aber heute 50 Prozent mehr Vermietungen. Wenn ich die Rekrutierungs- sowie Gehaltskosten gegen die Lizenzkosten rechne, sparen wir jährlich ein Mitarbeitergehalt.
Stefan Frank
Geschäftsführer
04 Fazit
Die MIAG GmbH hat den digitalen Transformationsprozess nahezu komplett vollzogen. Das Vermietungsteam ist nur um einen Mitarbeiter gewachsen, schafft aber 50 Prozent mehr Vermietungen. Wenn man die Rekrutierungs- sowie Gehaltskosten für eine Neueinstellung gegen die Lizenzkosten rechnet, spart die MIAG jährlich ein Mitarbeitergehalt. Dank modernem und digitalem Arbeitsumfeld ist die MIAG heute ein attraktiver Arbeitgeber für die Generation der Digital Natives.
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