Mietinteressenten auswählen und absagen: fair und nachvollziehbar

EverReal Redaktion. Dieselbe Vermietungstechnik, für die sich 450+ Immobilienunternehmen entschieden haben. Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026.

Problem: Bewerbungen von Mietinteressenten stapeln sich, und die Auswahl wirkt willkürlich. Ursache: Die Kriterien entstehen erst beim Sortieren. These: Wer drei bis fünf Kriterien festlegt, bevor die erste Anfrage kommt, kann jede Entscheidung erklären.

Wie frei darfst du Mietinteressenten auswählen und absagen?

Für die Auswahl von Mietinteressenten gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bei privaten Vermietern mit wenigen Wohnungen nur eingeschränkt, weil ihre Vermietung in der Regel kein Massengeschäft ist. Verboten bleibt die Benachteiligung aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft. Eine Absage musst du nicht begründen, solange du selbst entscheidest.

Leg deine Kriterien fest, bevor die erste Anfrage kommt

Der Fehler entsteht lange vor der Absage an Mietinteressenten, nämlich beim Sichten der ersten Anfragen. Wer ohne Kriterien in die Sichtung geht, bildet sie unterwegs und an konkreten Menschen.

Schreib deshalb drei bis fünf Kriterien auf und gewichte sie. Mehr als fünf lassen sich kaum noch sinnvoll gewichten. Brauchbar sind zum Beispiel:

• Haushaltsgröße im Verhältnis zur Wohnung

• gewünschter Einzugstermin im Verhältnis zu deinem

• Vollständigkeit und Sorgfalt der Antworten auf das, was du zu diesem Zeitpunkt erfragen darfst

• beabsichtigte Haltung zustimmungsbedürftiger Haustiere

• Zahlungsfähigkeit, sobald du sie erfragen darfst

Bei den meisten dieser Punkte entscheidet der Zeitpunkt, ob du sie erfragen darfst. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (DSK, Version 2.0, Stand Januar 2026) unterscheidet bis zu drei Zeitpunkte:

Rechtsgrundlage ist zunächst dein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), nach der erklärten Mietabsicht die Vorbereitung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Eine Einwilligung ist dafür laut DSK nicht das richtige Mittel. Bei der Erhebung musst du Bewerber außerdem informieren, unter anderem über Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer (Art. 13 DSGVO).

Die vollständige Fragenliste folgt in einem eigenen Beitrag zur Mieterselbstauskunft: erlaubte und unzulässige Fragen. Welche Prüfungen vor der Unterschrift zulässig sind und warum es keine sicheren Merkmale vorab gibt, steht in Mietnomaden erkennen. Zur Vorbereitung des Termins hilft der Beitrag zum Besichtigungstermin.

Was das AGG dir verbietet, und was nicht

Für eine bis drei Wohnungen ist der Anwendungsbereich des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) deutlich enger.

§ 19 Abs. 1 Nr. 1 AGG erfasst Massengeschäfte und Geschäfte, bei denen das Ansehen der Person nachrangig ist. § 19 Abs. 5 Satz 3 AGG ordnet die kleine Vermietung in der Regel nicht als Massengeschäft ein: „Die Vermietung von Wohnraum zum nicht nur vorübergehenden Gebrauch ist in der Regel kein Geschäft im Sinne des Absatzes 1 Nr. 1, wenn der Vermieter insgesamt nicht mehr als 50 Wohnungen vermietet.“ Wer eine bis drei Wohnungen vermietet, liegt weit darunter. Der Katalog aus Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Identität in § 19 Abs. 1 AGG greift für dich also in der Regel nicht.

Ein Verbot bleibt: Die Benachteiligung „aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft“ ist nach § 19 Abs. 2 AGG auch bei Wohnraum unzulässig, den du der Öffentlichkeit anbietest (§ 2 Abs. 1 Nr. 8 AGG). Jedes der beiden Merkmale genügt für einen Verstoß. Ausgenommen ist das besondere Nähe- oder Vertrauensverhältnis: Nutzen die Parteien oder ihre Angehörigen Wohnraum auf demselben Grundstück, kann ein solches Verhältnis vorliegen, und dann gelten die §§ 19 bis 21 AGG nicht (§ 19 Abs. 5 Satz 1 und 2 AGG).

Wer sich benachteiligt sieht, kann nach § 21 AGG die Beseitigung der Beeinträchtigung verlangen, bei drohender Wiederholung Unterlassung, Ersatz des Schadens (außer du hast die Pflichtverletzung nicht zu vertreten) und für einen Nichtvermögensschaden eine angemessene Entschädigung in Geld. Er muss den Anspruch innerhalb von zwei Monaten geltend machen. Beweist er im Streitfall Indizien, die eine Benachteiligung vermuten lassen, trägt nach § 22 AGG der Vermieter die Beweislast dafür, dass kein Verstoß vorlag. Dafür helfen dir aufgeschriebene Kriterien.

Trotzdem lohnt es sich, nach festen Kriterien zu entscheiden: Eine Messlatte für alle führt zu einer besseren Auswahl als die Reihenfolge des Eingangs.

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Schwer wird die Auswahl erst, wenn Bewerbungen aus mehreren Postfächern zusammenkommen. Bewerber, die zu deiner Wohnung passen, siehst du in EverReal Go! zuerst: das ist „It's a Match“. Die Entscheidung triffst du. Alle Bewerberdaten liegen digital und vergleichbar an einem Ort. Absagen verschickst du direkt aus EverReal Go! heraus, an Mietinteressenten wie an Bewerber, auch an mehrere auf einmal. Wählst du dabei einen Absagegrund, sehen ihn Mietinteressenten und Bewerber nicht; sie bekommen nur die Absagenachricht. Das deckt das Paket Light ab: einmalig 34 Euro inklusive Mehrwertsteuer je Vermietungsvorgang, sechs Monate gültig, ohne Abo. Flexibel Inserieren ist für die Veröffentlichung über EverReal Go! auf Portalen erforderlich, ab 59 Euro je 30 Tage inklusive Mehrwertsteuer; die drei Stufen unterscheiden sich in den enthaltenen Portalen, alle Preise stehen in der Preisübersicht.

Sag Mietinteressenten früh und aktiv ab

Meldest du dich nach der Besichtigung nie wieder, sagst du ab, ohne es auszusprechen. Sobald du dich entschieden hast, sagst du allen ab, die nicht mehr in Frage kommen. Zweit- und Drittplatzierte erfahren, dass sie nachrücken können, solange der Vertrag mit deiner ersten Wahl nicht unterschrieben ist; danach bekommen auch sie die Absage, spätestens am nächsten Tag. Eine E-Mail genügt, das AGG nennt für die Absage keine Form. Eine Begründung ist weder nach dem AGG noch nach der DSGVO vorgeschrieben, solange du selbst entscheidest.

Vorlage für die neutrale Absage

Für alle, denen du absagst und die nicht nachrücken sollen. > „Guten Tag Frau Muster, vielen Dank für Ihr Interesse an der Wohnung in der Musterstraße 1 und für die Zeit, die Sie sich genommen haben. Ich habe mich für eine andere Bewerbung entschieden. Ihre Angaben lösche ich, sobald ich sie nicht mehr brauche. Für Ihre weitere Suche wünsche ich Ihnen viel Erfolg. Freundliche Grüße, Max Mustermann“

Willst du einen festen Termin nennen, etwa weil du Daten wegen möglicher Ansprüche nach § 21 AGG zunächst behältst, schreib stattdessen: „Ihre Angaben lösche ich spätestens am [Datum].“ Die Obergrenze steht weiter unten.

Vorlage für die Absage mit Nachrück-Hinweis

Für die Zweit- und Drittplatzierten, solange der Vertrag mit deiner ersten Wahl noch nicht unterschrieben ist. Setz als [Datum] den Tag, bis zu dem er unterschrieben sein soll. Wird er früher unterschrieben, endet der Zweck mit der Unterschrift: Sag den Zweit- und Drittplatzierten dann ab und lösche ihre Angaben. Verschiebt sich die Unterschrift über [Datum] hinaus, teile den Bewerbern einen neuen Termin mit, bevor du länger speicherst. > „Guten Tag Herr Muster, vielen Dank für Ihre Bewerbung um die Wohnung in der Musterstraße 1. Ich habe mich für eine andere Bewerbung entschieden, Ihre Bewerbung war aber in der engeren Auswahl. Solange der Mietvertrag noch nicht unterschrieben ist, kann ich mich noch einmal bei Ihnen melden. Dafür bewahre ich Ihre Angaben auf, bis der Mietvertrag unterschrieben ist, längstens bis zum [Datum], und lösche sie danach. Möchten Sie nicht, dass ich Ihre Angaben bis dahin aufbewahre, genügt eine kurze Nachricht, dann lösche ich sie sofort. Freundliche Grüße, Max Mustermann“

Nach der Entscheidung: Bewerberdaten löschen

Sobald ein Bewerber nicht mehr in Frage kommt, endet der Zweck, für den du seine Angaben erhoben hast, nämlich die Prüfung, ob ein Vertrag zustande kommt. Dann sind die Daten zu löschen (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, so auch Teil D der DSK-Orientierungshilfe). Mit Blick auf mögliche Ansprüche nach § 21 AGG müssen die Daten nach der DSK regelmäßig spätestens nach sechs Monaten gelöscht werden, soweit keine weitere Geltendmachung von Ansprüchen in Frage kommt; das ist eine Obergrenze. Länger behältst du Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage trägt (etwa Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO) und die Löschpflicht entfällt, zum Beispiel für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO). Die Erforderlichkeit musst du belegen können (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e und Abs. 2 DSGVO). Wie professionelle Vermieter dieselbe Frage lösen, steht im Beitrag zur Bonitätsprüfung bei der Mieterauswahl.

Fazit: Mietinteressenten nachvollziehbar absagen

Nachvollziehbar wird eine Absage durch Kriterien, die vorher schriftlich feststehen: Wer drei bis fünf aufschreibt, bevor die erste Anfrage kommt, kann jede Entscheidung erklären. Den ganzen Vorgang im Zusammenhang findest du in Wohnung vermieten: der komplette Ablauf.

EverReal Go! ist dein digitaler Assistent fürs Vermieten.

Vermieten mit EverReal Go!

Rechtshinweis. Wir geben keine Rechtsberatung. Bei rechtlichen Einzelfragen hilft dir ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht oder dein örtlicher Eigentümerverband, zum Beispiel Haus & Grund. Rechtsstand: 08.10.2026.

Quellen.

• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG): § 1 (Ziel des Gesetzes, genannte Gründe), § 2 (Anwendungsbereich, Wohnraum in Absatz 1 Nr. 8), § 19 (Zivilrechtliches Benachteiligungsverbot), § 21 (Ansprüche, Zwei-Monats-Frist in Absatz 5), § 22 (Beweislast). Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de, abgerufen am 08.10.2026.

• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO): Art. 5 Abs. 1 Buchst. e und Abs. 2 (Speicherbegrenzung, Rechenschaftspflicht), Art. 6 Abs. 1 (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung), Art. 13 (Informationspflicht bei der Erhebung), Art. 17 (Recht auf Löschung), Art. 22 (automatisierte Entscheidungen). Amtliche Fassung auf EUR-Lex, abgerufen am 08.10.2026.

• Datenschutzkonferenz (DSK): Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen, Version 2.0, Stand Januar 2026, samt Anlage Musterfragebogen. Maßgeblich für die Zeitpunkte zulässiger Fragen (Teile A bis C) und für die Löschung von Bewerberdaten (Teil D).

• Preise und Leistungsumfang von EverReal Go!: de.everreal.co/go/preise, abgerufen am 14.10.2026.

• 450+ Immobilienunternehmen: Eigenangabe EverReal, Stand September 2026.

Häufige Fragen

Muss ich eine Absage an Mietinteressenten begründen?

Nein. Weder das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG, §§ 19 bis 22) noch die DSGVO (Art. 13 bis 15) schreibt eine Begründung für eine Absage vor. Anders läge es nur, wenn ein automatisiertes Verfahren allein entscheidet (Art. 22 DSGVO); solange du selbst entscheidest und dich nicht maßgeblich auf einen automatisch berechneten Wert stützt, trifft das in der Regel nicht zu. Wichtig ist die Beweislast: Beweist ein Bewerber Indizien, die eine Benachteiligung wegen eines in § 1 AGG genannten Grundes (für dich als privaten Vermieter mit wenigen Wohnungen in der Regel Rasse oder ethnische Herkunft) vermuten lassen, musst du nach § 22 AGG beweisen, dass kein Verstoß vorlag. Wer sich intern an drei bis fünf vorher festgelegte Kriterien hält, kann jede Entscheidung erklären, wenn er einmal muss. In der Absage selbst genügt die klare Aussage, dass du dich für eine andere Bewerbung entschieden hast; sag sie früh.

Gibt es eine Vorlage für eine Absage an Mietinteressenten?

Ja, dieser Text lässt sich direkt übernehmen: „Guten Tag Frau Muster, vielen Dank für Ihr Interesse an der Wohnung in der Musterstraße 1 und für die Zeit, die Sie sich genommen haben. Ich habe mich für eine andere Bewerbung entschieden. Ihre Angaben lösche ich, sobald ich sie nicht mehr brauche. Für Ihre weitere Suche wünsche ich Ihnen viel Erfolg. Freundliche Grüße, Max Mustermann.“ Vier Elemente machen eine gute Absage aus: Dank, klare Aussage, Hinweis zu den Daten, freundlicher Gruß. Willst du einen festen Termin nennen, etwa weil du die Angaben wegen möglicher Ansprüche zunächst behältst, schreib stattdessen: „Ihre Angaben lösche ich spätestens am [Datum].“ Eine Begründung ist nicht vorgeschrieben, und die Absage geht an alle, denen du absagst, auch an die, die nicht nachfragen.

Darf ich Mietinteressenten nach Beruf und Einkommen auswählen?

Ja, aber erst ab einem bestimmten Zeitpunkt. Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (DSK, Version 2.0, Stand Januar 2026) folgen Beruf, Arbeitgeber und die Höhe des Nettoeinkommens erst, wenn jemand erklärt hat, diese konkrete Wohnung mieten zu wollen. Für den Besichtigungstermin nennt die Orientierungshilfe Name, Vorname und eine Kontaktangabe, also Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail; bei einer Sozialwohnung zusätzlich die Angaben zum Wohnberechtigungsschein. Die Aufstellung ist nach der DSK nicht abschließend gemeint; nach den wirtschaftlichen Verhältnissen zu fragen ist dort aber in aller Regel nicht erforderlich. Beim Sichten der ersten Anfragen hast du diese Angaben also nicht. Nicht zulässig sind die Frage nach der Dauer der Beschäftigung und die Frage nach den Gründen der monatlichen Belastungen, etwa Unterhalt oder Darlehen. Nach dem Familienstand nur wegen einer möglichen Haftung von Ehegatten zu fragen, ist laut DSK nicht durch ein berechtigtes Interesse gedeckt. Die Zahlungsfähigkeit ist also ein legitimes Auswahlkriterium, aber ein spätes.

Wie lange darf ich Bewerbungsunterlagen von Mietinteressenten aufbewahren?

Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (DSK, Version 2.0, Stand Januar 2026) sind Daten von Mietinteressenten, mit denen kein Vertrag zustande kommt, zu löschen, sobald sie für die Prüfung, ob ein Vertrag geschlossen werden soll, nicht mehr benötigt werden (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Mit Blick auf mögliche Ansprüche nach § 21 AGG müssen die Daten nach der DSK regelmäßig spätestens nach sechs Monaten gelöscht werden, soweit keine weitere Geltendmachung von Ansprüchen in Frage kommt; die sechs Monate sind eine Obergrenze, keine Regelfrist. Länger behältst du Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage trägt (etwa Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO) und die Löschpflicht entfällt, zum Beispiel für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO), etwa weil ein Bewerber einen Anspruch erhoben hat. Für einen anderen Zweck dürfen Kontaktdaten bleiben, wenn der Bewerber eingewilligt hat, über freiwerdende Wohnungen informiert zu werden. Papierunterlagen vernichtest du, digitale Unterlagen löschst du, auch die Anhänge im E-Mail-Postfach.

Gilt das AGG auch für mich als privaten Vermieter mit einer Wohnung?

Nur eingeschränkt. Im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bestimmt § 19 Abs. 5 Satz 3: „Die Vermietung von Wohnraum zum nicht nur vorübergehenden Gebrauch ist in der Regel kein Geschäft im Sinne des Absatzes 1 Nr. 1, wenn der Vermieter insgesamt nicht mehr als 50 Wohnungen vermietet.“ Wer eine bis drei Wohnungen vermietet, liegt weit darunter, und das Massengeschäft nach § 19 Abs. 1 Nr. 1 AGG greift für ihn in der Regel nicht. Bestehen bleibt das Verbot der Benachteiligung „aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft“ nach § 19 Abs. 2 AGG, außer bei einem besonderen Nähe- oder Vertrauensverhältnis (§ 19 Abs. 5 Satz 1 AGG). Kriteriengeleitet auszuwählen bleibt trotzdem sinnvoll, weil es unabhängig vom AGG die bessere Entscheidung erzeugt.

Bis wann sollte ich Mietinteressenten absagen?

Sobald du dich entschieden hast, und zwar allen, die nicht mehr in Frage kommen. Zweit- und Drittplatzierte erfahren, dass sie nachrücken können, solange der Vertrag mit deiner ersten Wahl nicht unterschrieben ist; danach bekommen auch sie die Absage, spätestens am nächsten Tag. Eine E-Mail genügt, das AGG nennt für die Absage keine Form. Eine Begründung ist weder nach dem AGG noch nach der DSGVO vorgeschrieben, solange du selbst entscheidest.