Fachkräftemangel meistern

Auf einen Blick

Der Fachkräftemangel zählt zu den größten Herausforderungen der Immobilienwirtschaft. Laut DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 (veröffentlicht am 19. 12. 2025) kann mehr als jedes dritte Unternehmen offene Stellen nicht besetzen, trotz schwächerer Konjunktur. Strukturell bleibt das Thema die zentrale Wachstumsbremse.¹

Auch das VDIV-Branchenbarometer 2025 (12. 09. 2025) bezeichnet den Fachkräftemangel neben Digitalisierung und Klimavorgaben als prägendste Entwicklung der Immobilien­verwaltung; gleichzeitig planen Verwaltungen ein Umsatzwachstum von rund 7,8 %, das geht ohne Effizienz­gewinne nicht auf.²

Die demografische Wende ist Realität. Die Babyboomer gehen in Rente, während Gen Z (1995-2010) heute den Hauptteil der Berufseinsteiger stellt. Generation Alpha (ab 2010) tritt ab 2026 in Ausbildungen ein. Beide Generationen bringen völlig andere Erwartungen an Arbeitgeber mit.

01. Das Problem ist (teilweise) hausgemacht

Ein typischer Arbeitstag in der Immobilienverwaltung, und warum Nachwuchskräfte abspringen.

Die Arbeitsrealität in vielen Immobilienunternehmen ist geprägt von schwerfälligen Prozessen, zu vielen administrativen Aufgaben und ständiger Improvisation:

• E-Mail-Postfächer „explodieren“ nach einem Inserat, hunderte Anfragen müssen manuell bearbeitet werden

• Telefon klingelt zwölfmal pro Stunde, Rückfragen, Terminverschiebungen, Sonderwünsche

• Informationen sind über Ordner, E-Mails und Excel verstreut, nichts ist zentral auffindbar

• Mietverträge werden per Post verschickt, Wartezeiten und Nachfragen sind die Folge

• Übergabeprotokolle sind handschriftlich und kaum lesbar

• Vertretungsfälle führen zum Chaos, niemand findet die Unterlagen der Kollegin

02. Was junge Fachkräfte erwarten

Auch junge Immobilienspezialisten wollen hart arbeiten. Aber sie erwarten, dass ihre Arbeit sinnstiftend ist.

• Monotone, repetitive Aufgaben müssen automatisiert werden, kein manuelles Abarbeiten hunderter E-Mails

• Alle Informationen müssen schnell zur Hand sein, Suchen nach Dokumenten ist keine sinnstiftende Tätigkeit

• Prozesse müssen reibungslos ablaufen, ohne ständige Improvisation und Medienbrüche

• Echte Teamarbeit statt Silodenken, zentrale Dateiablagen, sodass alle Zugriff auf relevante Vorgänge haben

• Ortsunabhängiges Arbeiten, Homeoffice ist keine Ausnahme, sondern Standard

• Abläufe sollten selbsterklärend sein, wenn Dinge unklar sind, wurde der Prozess nicht konsequent zu Ende gedacht

03. Digitalisierung als Sofortmaßnahme

EverReal digitalisiert den gesamten Mieterwechsel und entlastet Mitarbeiter ab Tag 1.

Was heute mühsam, fehleranfällig und zeitraubend ist, lässt sich vollständig digitalisieren:

• Exposés auf Knopfdruck erstellen und auf allen Portalen gleichzeitig veröffentlichen

• Matching nach Ihren Kriterien zeigt aus hunderten Anfragen die passenden Interessenten, in Sekunden

• Interessenten verwalten ihre Besichtigungstermine selbst im Online-Kalender

• Zusammenarbeit mit Eigentümern läuft digital: Feedback, Freigaben, Auswahl, alles in einem System

• Mietverträge werden digital erstellt und elektronisch unterschrieben

• Wohnungsübergaben per App, vollständige, leserliche Protokolle sofort verfügbar

Das Ergebnis: Bis zu 70 % weniger Anrufe und E-Mails. Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.

04. Drei strategische Optionen

Wenn Wachstum, Auslastungsspitzen oder Personalabgänge den Druck erhöhen.

1. Personalaufbau

Neue Fachkräfte rekrutieren, die langwierigste und teuerste Option. In der aktuellen Marktlage oft kaum realisierbar, besonders für kleinere Unternehmen.

2. Outsourcing

Aufgaben an Dritte auslagern, etwa Vermarktung oder Besichtigungskoordination. Schnell umsetzbar, aber mit Qualitäts- und Kontrollverlust verbunden.

3. Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Arbeitsprozesse optimieren und automatisieren. Mit EverReal können Vermietungs- und Verkaufsprozesse vollständig digitalisiert werden. Das bedeutet: Höheres Auftragsvolumen ohne mehr Personal. Und ein weiterer Vorteil: Das System führt Schritt für Schritt durch den Prozess, ideal für Quereinsteiger und Auszubildende.

Digitalisierung ist die einzige Strategie, die alle drei Probleme gleichzeitig löst: Kapazitätsengpässe, Qualitätssicherung und Arbeitgeberattraktivität.

05. Praxisbeispiel: MIAG GmbH

Wie ein Unternehmen rasantes Wachstum mit bestehendem Team bewältigte.

Die MIAG GmbH stand vor einer Herausforderung: 500 bis 800 zusätzliche Einheiten pro Jahr und gleichzeitig mehr Neubauprojekte mit bis zu 100 Einheiten auf einen Schlag. Die Wachstumsstrategie drohte am Personalengpass zu scheitern.

Mit EverReal digitalisierte das Team alle Arbeitsschritte: Anzeigenerstellung, automatisierte Interessentenauswahl, selbstverwaltete Besichtigungstermine, digitale Vertragserstellung mit E-Signatur und Wohnungsübergabe per App.

Das Ergebnis: Jeder einzelne im Team vermietet rund 67 % mehr. Das fünfköpfige Team bewältigt heute rund 600 Vermietungen im Jahr, inklusive Neubauprojekte.

06. Fazit

Der Fachkräftemangel in der Immobilienbranche ist strukturell und wird sich weiter verschärfen. Die demografische Wende ist da, der Wettbewerb um Nachwuchskräfte wird härter. Immobilienunternehmen, die ihre Arbeitsprozesse nicht modernisieren, verlieren doppelt: Mitarbeiter und Wettbewerbsfähigkeit.

Eine durchgängige Prozessplattform wie EverReal professionalisiert Kerngeschäftsprozesse, entlastet Mitarbeiter und macht Immobilienunternehmen attraktiv für die nächste Generation.

Dieser Leitfaden bietet einen kuratierten Überblick auf Stand der Veröffentlichung und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Förderberatung. Programme, Fristen, Paragraphen und Kennzahlen können sich kurzfristig ändern und die Darstellung kann unvollständig sein. Bitte verifizieren Sie alle für Ihre Entscheidung relevanten Angaben über die in den Quellen verlinkten Originaldokumente bzw. eine fachkundige Beratung.