Der neue Standard für Vermietungs- und Verkaufsprozesse

01. Die EverReal Plattform im Überblick

EverReal vereint alle notwendigen Schritte der Immobilienvermietung in einer einzigen Plattform. Vom Eingang der Kündigung bis zur digitalen Vertragsunterzeichnung und der abschließenden Wohnungsübergabe, jeder Prozess ist intelligent verknüpft, intuitiv bedienbar und effizient gestaltet.

Unsere Lösung ist vollständig webbasiert und lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren. So entsteht eine digitale Prozesskette, die Ihnen volle Kontrolle, Flexibilität und Geschwindigkeit bietet.

Durch diesen ganzheitlichen Ansatz sparen unsere Kunden signifikant Zeit und Kosten, steigern die Effizienz und schaffen gleichzeitig ein modernes, überzeugendes Erlebnis für Interessenten, ein echter Wettbewerbsvorteil in einem zunehmend anspruchsvollen Marktumfeld.

02. Der Vermietungsprozess mit EverReal

Von der Kündigung bis zur Schlüsselübergabe, jeder Schritt digital, effizient und transparent.

Schritt 01 Kündigungen empfangen und Prozesse anstoßen

Sobald eine Kündigung eingeht, wird diese automatisch in EverReal erfasst. Die relevanten Daten aus Ihrem ERP-System, wie Objekt- und Vormieterinformationen, sind bereits integriert und werden dem zuständigen Mitarbeiter angezeigt. Diese können in EverReal direkt die Vermietungsfähigkeit festhalten, damit Entscheider immer einen Überblick über den Status haben.

Das spart doppelte Dateneingabe, minimiert Fehler und sorgt dafür, dass die Neuvermietung sofort strukturiert und übersichtlich beginnen kann. Leerstandstage werden reduziert, und Ihre Teams gewinnen Zeit für wesentliche Aufgaben.

Dekorative animierte SVG-Grafik: ein Browserfenster mit den Feldern ‘Objekt’ und ‘Vormieter’ verbunden mit einem ‘ERP’-Badge, das über gestrichelte Linien mit vier Feature-Icons (Verwaltung, Suche, Analysen, Mieter) und einem zentralen ‘API’-Hub verbunden ist; animierte Datenpunkte fließen zwischen den Knoten.

Schritt 02 Neuen Mieter finden, ganz einfach

Sobald Ihr Mitarbeiter eine neue Anzeige anlegt, beginnt der strukturierte Vermietungsvorgang. Die Anzeigendaten können dabei entweder automatisch aus bestehenden Informationen übernommen oder neu erstellt werden.

Für maximale Effizienz unterstützt EverReal auch die KI-gestützte Generierung von Beschreibungstexten aus hochgeladenen Bildern und Stammdaten, das spart Zeit und sorgt für professionelle, ansprechende Inhalte.

Unmittelbar nach Erstellung der Anzeige zeigt das System automatisch an, wie viele passende Suchprofile bereits in der eigenen Interessentendatenbank vorhanden sind, ob durch Eigenanlage oder durch registrierte Interessenten. Dank individueller Labels behalten Sie jederzeit den Überblick und können Ihre Interessenten gezielt priorisieren.

Schritt 03 Interessentenmanagement: zentral und intelligent

EverReal bündelt alle Anfragen zentral, ob über Immobilienportale, Ihre Website oder aus gespeicherten Suchprofilen. Sobald eine Wohnung inseriert wird, gleicht der intelligente Matching-Algorithmus die definierten Wunschkriterien mit den Profilen potenzieller Mieter ab. Das Ergebnis wird als prozentualer Match-Wert visualisiert, so erkennen Sie auf einen Blick, welche Interessenten besonders gut zur jeweiligen Wohnung passen.

Die gesamte Kommunikation erfolgt übersichtlich und transparent über eine zentrale Plattform, E-Mails, SMS und Nachrichtenvorlagen sorgen für schnelle Reaktionszeiten und zufriedene Interessenten.

Die Bewertung und Gewichtung der verschiedenen Kriterien zur automatisierten Bewertung der Interessenten legen Sie selbst fest.

Schritt 04 Besichtigungstermine mit System

Planen Sie Besichtigungstermine effizient und stressfrei direkt in EverReal. Verantwortliche können Zeitfenster definieren, automatische Benachrichtigungen verwalten und Interessenten ermöglichen, sich selbständig Termine zu buchen.

Gruppentermine, Einzeltermine sowie die Möglichkeit, gleich mehreren Interessenten eine Nachricht, Einladung zur Besichtigung oder Absage zu schicken, sorgen für maximale Effizienz bei der Planung.

Mit EverReal können Sie Besichtigungen an Hausmeister, aktuelle Mieter oder externe Dienstleister delegieren, mit voller Transparenz und Kontrolle. So bleibt die Koordination in Ihrer Hand, auch wenn Sie operative Aufgaben auslagern.

Schritt 05 Bewerbungen prüfen und vergleichen

EverReal bündelt alle Selbstauskünfte digital in einer übersichtlichen Vergleichsansicht. Fehlende Unterlagen werden automatisch angefordert. Zusätzlich lassen sich SCHUFA-Prüfungen und EU-Sanktionslisten-Abgleiche mit nur einem Klick durchführen.

Auch offline eingereichte Unterlagen können direkt im System hinterlegt werden, für einen vollständigen Überblick über alle Bewerbungen. Strukturierte Kommentare und Bewertungen ermöglichen schnelle und sichere Entscheidungsprozesse, im System nachvollziehbar festgehalten.

Auch der Freigabeprozess mit externen Auftraggebern oder internen Berechtigten lässt sich in EverReal vollständig digital abbilden. Passende Bewerber können direkt aus dem System mit externen Partnern oder internen Entscheidungsträgern geteilt werden. Diese prüfen die Profile bequem in EverReal, geben ihre Entscheidung digital ab, und die Rückmeldung fließt automatisch zurück.

Haben Sie die Freigabe durch einen autorisierten Benutzer eingerichtet (ab der Edition Pro), lässt sich der Vertragsabschluss erst danach starten.

Schritt 06 Mietverträge flexibel, rechtssicher und digital erstellen

Ob mit den bereitgestellten, rechtlich geprüften Vorlagen oder mit Ihren eigenen Vertragsdokumenten: EverReal unterstützt sämtliche Vertragskonstellationen in einem anpassbaren Vorlagensystem. Verträge werden teilautomatisiert aus den vorhandenen Stammdaten und Bewerbungsunterlagen erstellt und im letzten Schritt durch den Mitarbeitenden mit den finalen Parametern ergänzt.

Sobald der Vertrag final ist, kann er elektronisch unterzeichnet werden. Alternativ lässt sich der Vertrag auch ausdrucken, manuell unterschreiben und anschließend wieder hochladen, so bleibt der Prozess auch offline vollständig abbildbar.

In EverReal stehen Ihnen sowohl die Fortgeschrittene (FES) als auch die Qualifizierte elektronische Signatur (QES) direkt im Produkt zur Verfügung.

Schritt 07 Übergabe digital dokumentieren

Die Vorabnahme, Abnahme und Wohnungsübergabe erfolgt schnell und digital dokumentiert über die EverMove-App, mit digitaler Unterschrift. Schäden, Zählerstände und besondere Hinweise werden direkt vor Ort mit Fotos und Unterschriften dokumentiert. Das fertige Protokoll wird automatisch hinterlegt und an alle Beteiligten per E-Mail verschickt.

Kein Internet? Kein Problem! Erstellen und verwalten Sie Protokolle offline und synchronisieren Sie alles mühelos, sobald Sie wieder online sind.

08. Optimal an bestehende Systeme angebunden

ERP-Integration ohne Medienbrüche

EverReal integriert sich nahtlos in Ihr ERP-System: Relevante Daten wie Kündigungen, Objektdetails oder Vormieterinformationen werden automatisch übernommen.

EverReal bietet eine offene API inkl. Webhooks, damit Kunden flexibel weitere Automatisierungen umsetzen können.

Weitere Schnittstellen für ein vernetztes Ökosystem

• SCHUFA-Anbindung für automatische Bonitätsprüfungen

• Integrierter EU-Sanktionslistenabgleich

• Mietpreisindikationen über Pricehubble

• Integration von Mietkautionsdiensten über Getmomo

• Integration mit Mieterportalen wie z.B. Casavi

• Sanierungsstand über Doozer

• Anbindung an Zahlungsdienstleister (in Planung)

Alle Schnittstellen sind so gestaltet, dass sie nahtlos funktionieren, ohne Mehraufwand für Ihre Teams.

09. Transparenz auf Knopfdruck

Analysen und Reporting nach Ihren Anforderungen

EverReal bietet Ihnen jederzeit volle Transparenz über Ihre Vermietungsaktivitäten. Direkt in der Anwendung erhalten Sie übersichtliche Auswertungen, etwa zur Anzahl eingegangener Anfragen, zu Absagegründen oder zur Herkunft Ihrer Interessenten.

Für weiterführende Anforderungen steht Ihnen ein leistungsstarkes BI-Modul zur Verfügung, das individuell konfigurierbare Reports und tiefgreifende Analysen ermöglicht, von Leerstandsgründen bis hin zu Performance-Vergleichen einzelner Einheiten oder Portale.

Alternativ können Sie über unsere API direkt auf Ihre Daten zugreifen und eigene Reporting-Lösungen aufbauen, ganz flexibel nach Ihren Bedürfnissen.

10. Datenschutz nach Maß

DSGVO-konform und automatisiert

Mit EverReal stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse jederzeit den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Die Löschfristen für Kontakte, Interessenten und Bewerber lassen sich individuell konfigurieren, sodass die automatische Löschung nach den Fristen erfolgt, die Sie festlegen. Mieter- und Eigentümerdaten werden nicht automatisch gelöscht.

Sie behalten die volle Kontrolle über Speicherfristen, Datenverarbeitung und Zugriff, und sorgen gleichzeitig für einen DSGVO-konform dokumentierten Vermietungsprozess.

11. Ihre Vorteile mit EverReal

EverReal macht Ihre Arbeit leichter, Ihr Team besser und Ihr Unternehmen erfolgreicher.