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Übergabeprotokoll: Das sollten Sie bei der Wohnungsübergabe beachten

Wird eine Immobilie übergeben, fertigen die Vertragsparteien üblicherweise ein Wohnungsübergabeprotokoll (oder: Wohnungsabnahmeprotokoll) an. Alle Mängel und der Zustand der Mietsache sind darin im Detail erfasst.

Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Übergabeprotokoll und wozu dient es?
Wann muss ein Wohnungsübergabeprotokoll angefertigt werden?
Wer ist für das Übergabeprotokoll verantwortlich?
Welche Angaben gehören ins Übergabeprotokoll?
Was ist der Unterschied zwischen dem Übergabeprotokoll für eine Mietwohnung und dem für einen Hauskauf?
Was sind offene und versteckte Mängel?
FAQ Wohnungsübergabe

Was ist ein Übergabeprotokoll und wozu dient es?

Ein Übergabeprotokoll Wohnung bzw. ein Übergabeprotokoll Haus fasst den Zustand einer Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe schriftlich zusammen, inklusive aller Schäden und Mängel. 

Das Protokoll ist wichtig, um Verantwortlichkeiten zu klären. Findet sich bereits beim Einzug Schimmel, der bei der Besichtigung übersehen wurde? Dann muss der Vermieter nachbessern. Ist die Immobilie frei von Mängeln, sichert sich der Vermieter gegen Schadensersatzansprüche ab

Der Mieter muss Haus oder Wohnung beim Auszug adäquat übergeben – sonst kann der Vermieter je nach Mangel die Mietkaution kürzen. Aber auch der Mieter schützt sich: Mängel, die bereits beim Einzug bestehen und schriftlich festgehalten werden (wie eine gebrochene Fließe), muss er beim Auszug nicht beheben. 

Wann muss ein Wohnungsübergabeprotokoll angefertigt werden? 

Bei Vermietung übergibt der Mieter die Wohnung an den Vermieter, sobald das Mietverhältnis endet. Umgekehrt übergibt der Vermieter die Wohnung, sobald ein neuer Mieter einzieht. Klassischerweise machen Mieter und Vermieter bei jeder Übergabe einen gemeinsamen Rundgang

Das ist der ideale Zeitpunkt für ein Übergabeprotokoll Mietwohnung oder Haus: alle Möbel sind aus den Räumen entfernt bzw. noch nicht eingeräumt, alle Renovierungsarbeiten abgeschlossen. Der Zustand der Immobilie lässt sich bestmöglich beurteilen, Schönheitsreparaturen sind ggf. ausgeführt.

Wer ist für das Übergabeprotokoll verantwortlich?

Mieter haben keinen Anspruch darauf, dass der Vermieter oder Makler ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellt. Jeder Mieter kann jedoch ein eigenes Abnahmeprotokoll anfertigen, z. B. mit einem neutralen Zeugen. Ohne Protokoll gilt die Immobilie nach der Übergabe der Schlüssel als mangelfrei übergeben.

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Ein Übergabeprotokoll Mietwohnung oder Haus ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Dennoch empfiehlt es sich, beim Immobilienverkauf oder der Vermietung ein Wohnungsübergabeprotokoll anzufertigen, da es bei gerichtlichen Auseinandersetzungen als Beweis dienen kann. 

Welche Angaben gehören ins Übergabeprotokoll?

Neben den Namen beider Mietparteien, der Anschrift der Immobilie, Ort, Zeit und Datum sollten Sie in einem Schlüsselübergabeprotokoll folgende Punkte schriftlich festhalten – Mängel am besten per Foto:

  • Auflistung aller Räume
  • Zählerstände Wasser, Heizung und Strom; ggf. Füllhöhe des Heizöltanks
  • Anzahl der übergebenen Schlüssel (z. B. für Haustür, Wohnungstür, Keller, Briefkasten, Eingangstor etc.)
  • ggf. übernommenes Mobiliar (z. B. EBK)
  • Mängel im Detail (ggf. dokumentiert anhand von Fotos) und Zeitpunkt, bis wann sie beseitigt werden:
  • Zustand Wände und Tapete (inkl. mögl. Schimmelbefall)
  • Zustand Boden (Teppich, Laminat, Parkett, Fliesen)
  • Zustand Türen, Fenster
  • Funktionsfähigkeit Wasserhähne, Leitungen, Toilette, Dusche, Heizung, Herd, Kühlschrank etc.
  • Ggf. ausgeführte Schönheitsreparaturen

Noch einfacher funktioniert die Wohnungsabnahme oder -übergabe per App, papierlos auf Tablet oder Smartphone. Hier können Sie Bilder, aktuelle Zählerstände und Mängel einfach und leserlich aufnehmen. Das finale Wohnungsübergabeprotokoll wird von beiden Seiten digital unterzeichnet, ist jederzeit abrufbar und lässt sich per E-Mail versenden. 

Was ist der Unterschied zwischen dem Übergabeprotokoll für eine Mietwohnung und dem für einen Hauskauf?

Das Protokoll bei der Übergabe von Eigentumswohnungen oder bei der Hausübergabe sollte neben obigen Angaben zusätzlich folgende Punkte enthalten: 

  • Nachweise und Rechnungen über Renovierungen mit Garantie 
  • Dokumente wie Versicherungsscheine, Grundsteuerbescheide, Energieausweis
  • Zahlungsinformationen zu Versicherungen, Grundsteuer und weiteren Dienstleistungen

Was sind offene und versteckte Mängel?

Selbst bei einem Rundgang mit Übergabeprotokoll kann ein Mieter leicht bemerkbare, „offene Mängel“ übersehen, wie eine Schramme im Parkett. Im Nachhinein haben Mieter allerdings kein Recht, solche Mängel auf Kosten des Vermieters beseitigen zu lassen. Denn der vertragsmäßige Zustand der Immobilie wird durch kleine Schönheitsfehler nicht beeinträchtigt. Auch Vermieter können übersehene offene Mängel nach der Übergabe nicht mehr auf ehemalige Mieter abwälzen. 

Bei sog. „versteckten Mängeln“, die sich nicht auf den ersten Blick erkennen lassen, sieht die Sachlage anders aus. Schimmelbefall, defekte Heizkörper, verstopfte Rohe oder nicht funktionierende Leitungen müssen vom Vermieter beseitigt werden – auch, wenn sie nicht im Übergabeprotokoll erwähnt sind. Das Gleiche gilt, wenn Mieter schwere Mängel beim Auszug verschwiegen haben und Vermieter sie erst im Nachhinein entdecken. Mehr Details finden Sie in unserem Lexikon-Artikel "Wohnungsabnahme für Mieter: ohne Angst ausziehen".

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FAQ Wohnungsübergabe

Neben dem Übergabeprotokoll stellen sich bei einer Wohnungsübergabe zahlreiche Fragen. Einige Antworten finden Sie hier, viele weitere unter „Wohnungsübergabe“.

Wie muss eine Wohnung übergeben werden?

Vor dem Auszug sollte der Mieter die Wohnung gründlich reinigen und besenrein übergeben. Hat er bauliche Veränderungen angebracht (z. B. eine EBK), muss er diese entfernen oder mit dem Vermieter eine Absprache treffen. Je nach Mietvertrag ist der Mieter außerdem für die Schönheitsreparaturen verantwortlich. 

Was sind Schönheitsreparaturen?

Unter Schönheitsreparaturen fallen laut Mietrecht Tapezieren, Streichen und Kalken der Wände und Decken, Streichen von Fußböden und Heizkörpern inkl. Heizungsrohre, Streichen der Innentüren, Fenster und Außentüren von innen. Wenn die Klausel im Mietvertrag mehr umfasst, ist sie unwirksam. Wer keine Klauseln zu Schönheitsreparaturen im Mietvertrag hat, braucht nicht zu renovieren.

Was sind Mängel bei der Wohnungsübergabe?

Normale Abnutzung oder echter Mangel? Darüber sind sich Mieter und Vermieter bei einer Wohnungsübergabe oft uneinig. Normale Gebrauchsspuren auf Böden wie kleine Kratzer sind keine Mängel, tiefe Rillen im Parkett, Brandflecken im Teppich oder Klebereste an der Küchenfront sind dagegen Mängel, für deren Beseitigung der Mieter aufkommen muss. 

Was passiert, wenn bei der Wohnungsübergabe ein Schlüssel fehlt?

Wenn ein Schlüssel während der Mietzeit verloren gegangen ist – egal ob für die Haustür, die Wohnungstüre oder den Keller –, besteht die Gefahr, dass der Finder ihn missbräuchlich verwendet. Der Vermieter hat daher das Recht, Schloss oder Schließanlage austauschen zu lassen. Die Kosten dafür muss der Mieter tragen.

Wer sollte bei der Übergabe anwesend sein?

Normalerweise machen Mieter und Vermieter bzw. Makler die Wohnungsübergabe. Auch der Hausmeister kann die Aufgaben des Vermieters übernehmen. Ist der Mieter kurzfristig verhindert, besteht die Möglichkeit, einen Stellvertreter per Vollmacht zu bestimmen.