Übergabeprotokoll Wohnung: Das sollten Sie bei der Wohnungsübergabe beachten

Wird eine Immobilie übergeben, fertigen die Vertragsparteien üblicherweise ein Wohnungsübergabeprotokoll (oder: Übergabeprotokoll Wohnung) an. Alle Mängel und der Zustand der Mietsache sind darin im Detail erfasst.

Was ist ein Übergabeprotokoll und wozu dient es?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Immobilie bei der Übergabe, einschließlich aller Schäden und Mängel.

Dieses Protokoll klärt Verantwortlichkeiten. Findet sich bereits beim Einzug Schimmel, den man bei der Besichtigung übersehen hat? Dann muss der Vermieter handeln. Ist die Wohnung frei von Mängeln, schützt sich der Vermieter mit dem Protokoll zur Wohnungsübergabe vor späteren Schadensersatzansprüchen.

Die Mieterin bzw. der Mieter muss die Wohnung beim Auszug in gutem Zustand übergeben, sonst kann der Vermieter die Mietkaution kürzen. Gleichzeitig schützt sich der Mieter: Mängel, die beim Einzug schriftlich festgehalten wurden (wie eine gebrochene Fliese), muss er beim Auszug nicht beheben.

‍

Wann muss ein Wohnungsübergabeprotokoll angefertigt werden? 

Bei Vermietung übergibt der Mieter die Wohnung an den Vermieter, sobald das Mietverhältnis endet. Umgekehrt übergibt der Vermieter die Wohnung, sobald ein neuer Mieter einzieht. Klassischerweise machen Mieter und Vermieter bei jeder Übergabe einen gemeinsamen Rundgang. 

Das ist der ideale Zeitpunkt für die Erstellung eines Wohnungsübergabeprotokolls: alle Möbel sind aus der Wohnung entfernt bzw. noch nicht eingeräumt, alle Renovierungsarbeiten abgeschlossen. Der Zustand der Wohnung lässt sich bestmöglich beurteilen, Schönheitsreparaturen sind ggf. ausgeführt.

‍

Wer ist für das Übergabeprotokoll verantwortlich?

Mieter haben keinen Anspruch darauf, dass der Vermieter oder Makler ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellt. Jeder Mieter kann jedoch ein eigenes Abnahmeprotokoll anfertigen, z. B. mit einem neutralen Zeugen. Ohne Protokoll gilt die Wohnung nach der Übergabe der Schlüssel als mangelfrei übergeben.

Wohnungsabnahme ganz einfach per App. Jetzt mehr erfahren.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben - weder für Mieter noch für Vermieter. Dennoch empfiehlt es sich, beim Immobilienverkauf oder der Vermietung ein Übergabeprotokoll Wohnung anzufertigen, da es bei gerichtlichen Auseinandersetzungen als Beweis dienen kann.

Welche Angaben gehören ins Übergabeprotokoll Wohnung?

Damit das Wohnungsübergabeprotokoll vollständig ist, dürfen keine wichtigen Angaben fehlen. Dazu gehören unter anderem;

• Der Name von Mieter und Vermieter (bzw. Käufer und Verkäufer
• Die Anschrift der Immobilie
• Ort, Zeit und Datum an dem das Wohnungsübergabeprotokoll erstellt wurde

Im Übergabeprotokoll Wohnung müssen Sie zudem folgende Punkte zum Zustand der Wohnung schriftlich festhalten – Mängel am besten per Foto:

• Auflistung aller Räume der Wohnung
• Zählerstände Wasser, Heizung und Strom; ggf. Füllhöhe des Heizöltanks
• Anzahl der übergebenen Schlüssel (z. B. für Haustür, Wohnungstür, Keller, Briefkasten, Eingangstor etc.)
• ggf. übernommenes Mobiliar (z. B. EBK)
• Mängel im Detail (ggf. dokumentiert anhand von Fotos) und Zeitpunkt, bis wann sie beseitigt werden:
• Zustand Wände und Tapete (inkl. mögl. Schimmelbefall)
• Zustand Boden (Teppich, Laminat, Parkett, Fliesen)
• Zustand Türen, Fenster
• Funktionsfähigkeit Wasserhähne, Leitungen, Toilette, Dusche, Heizung, Herd, Kühlschrank etc.
• Ggf. ausgeführte Schönheitsreparaturen

Noch einfacher funktioniert die Wohnungsabnahme oder -übergabe per App, papierlos auf Tablet oder Smartphone. Besonders beliebt ist die Hausverwaltungs- und Maklersoftware EverReal. Hier können Sie Bilder, aktuelle Zählerstände und Mängel einfach und leserlich aufnehmen. Das finale Wohnungsübergabeprotokoll wird von Mieter und Vermierter digital unterzeichnet, ist jederzeit abrufbar und lässt sich per E-Mail versenden. 

Vorbereitungen für die Übergabe: Was Mieter und Vermieter wissen sollten

Bevor eine Immobilie übergeben und das Wohnungsübergabeprotokoll erstellt wird, sollten Mieter und Vermieter einige wichtige Schritte beachten:

• Reinigung: Eine gründliche Reinigung der Wohnung ist unerlässlich. Mieter sorgen dafür, dass alle Räume sauber und ordentlich sind. Dazu gehört das Saugen und Wischen der Böden, die Reinigung von Fenstern, Sanitäranlagen und Küchenbereichen. Ein gepflegter Zustand der Wohnung hinterlässt einen positiven Eindruck beim Vermieter und erleichtert die Übergabe.
• Inspektion: Neben der Reinigung ist eine letzte Inspektion vor der Wohnungsübergabe wichtig. Dabei werden alle Räume der Wohnung systematisch auf Mängel oder Schäden überprüft. Eine Checkliste für die Wohnungsübergabe hilft dabei, nichts zu übersehen. Festgestellte Mängel sollten dokumentiert und, wenn möglich, behoben werden. Das minimiert spätere Unstimmigkeiten und erleichtert die Protokollierung im Übergabeprotokoll Wohnung.
• Dokumentation: Relevante Unterlagen wie Zählerstände für Wasser, Heizung und Strom sollten vorbereitet und bei der Übergabe notiert werden. Diese Daten sind für die Endabrechnung der Nebenkosten wichtig und helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Alle Schlüssel zur Wohnung, einschließlich Haustür, Wohnungstür, Briefkasten und eventuell Keller oder Garage, müssen beim Auszug vollständig und in gutem Zustand übergeben werden.
• Wohnungsübergabe: Vermieter sollten sicherstellen, dass alle Renovierungsarbeiten abgeschlossen sind und die Wohnung bezugsfertig ist. Bei Eigentumswohnungen oder Häusern sollten Nachweise über durchgeführte Renovierungen und wichtige Dokumente wie Versicherungsscheine und Energieausweise bereitgehalten werden.

Durch sorgfältige Vorbereitung wird die Wohnungsübergabe für beide Parteien stressfrei und klar strukturiert. Mit der Hausverwaltung-Software EverReal können diese Schritte digital und effizient gestaltet werden, sodass die Übergabe reibungslos verläuft.

Unterschiede zwischen Mietwohnungs- und Hauskauf-Übergabeprotokoll

Das Protokoll beim Ein- und Auszug sollte neben obigen Angaben bei der Wohnung zusätzlich folgende Punkte enthalten: 

• Nachweise und Berechnungen über Renovierungen mit Garantie 
• Dokumente wie Versicherungsscheine, Grundsteuerbescheide, Energieausweis
• Zahlungsinformationen zu Versicherungen, Grundsteuer und weiteren Dienstleistungen

Was sind offene und versteckte Mängel?

Selbst bei einem Rundgang mit Übergabeprotokoll kann ein Mieter leicht bemerkbare, „offene Mängel“ übersehen, wie eine Schramme im Parkett. Im Nachhinein haben Mieter allerdings kein Recht, solche Mängel auf Kosten des Vermieters beseitigen zu lassen. Denn der vertragsmäßige Zustand der Immobilie wird durch kleine Schönheitsfehler nicht beeinträchtigt. Auch Vermieter können übersehene offene Mängel nach der Übergabe nicht mehr auf ehemalige Mieter abwälzen. 

Bei sog. „versteckten Mängeln“, die sich nicht auf den ersten Blick erkennen lassen, sieht die Sachlage jedoch anders aus. Schimmelbefall, defekte Heizkörper, verstopfte Rohre oder nicht funktionierende Leitungen müssen vom Vermieter beseitigt werden – auch, wenn sie nicht im Übergabeprotokoll erwähnt sind. Das Gleiche gilt, wenn Mieter schwere Mängel beim Auszug verschwiegen haben und Vermieter sie erst im Nachhinein entdecken.

Änderungen im Mietverhältnis korrekt dokumentieren

Im Laufe der Mietzeit können einvernehmlich Änderungen vorgenommen werden – sei es der Austausch von Einrichtungsgegenständen oder bauliche Veränderungen. Wichtig ist, diese Änderungen ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Übergabeprotokoll bleibt unverändert

Das ursprüngliche Übergabeprotokoll darf nachträglich nicht geändert werden. Es ist datiert und jede nachträgliche Änderung würde seine Gültigkeit beeinträchtigen.

Korrekte Vorgehensweise bei Änderungen

Um spätere Veränderungen zu erfassen, erstellen Sie eine Ergänzung zum Übergabeprotokoll. Diese Ergänzung sollte:

• Das aktuelle Datum der Änderung enthalten.
• Von beiden Parteien, Mieter und Vermieter, unterzeichnet werden.

Dokumentation und Aufbewahrung

• Beide Parteien erhalten eine Kopie der Ergänzung.
• Bewahren Sie diese Dokumente sorgfältig auf, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können.