Vermietungsprozess digitalisieren klingt für Sie nach viel Aufwand? Die Realität ist ganz anders: Mit digitalen Lösungen, die die Automatisierung vieler manueller Schritte ermöglichen, können Sie Ihre Prozesse und die Suche nach solventen Mietern erheblich erleichtern. Mit dem digitalen Vermietungsprozess können Sie Wohnungen sogar bis zu 80 Prozent schneller vermieten als mit manueller Verwaltung.

Möglichst schnell und einfach sollte das Vermieten von Wohnobjekten funktionieren. In der Realität sieht das leider vielfach anders aus. Es vergeht viel Zeit von der Anzeigenerstellung bis zur Schlüsselübergabe. Um es zu vermarkten, müssen Sie Anzeigen in verschiedenen Immobilienportalen aufgeben, Anfragen manuell sortieren und beantworten, Besichtigungen per E-Mail oder telefonisch organisieren. Das kostet Eigentümer, Makler oder Immobilienverwaltungen viel Zeit. Digitale Vermietungsprozesse sparen Zeit, Aufwand und erhöhen die Zufriedenheit von (potenziellen) Mietern und Immobilienbesitzern. Auch Ihre Mitarbeiter profitieren von digitalen Prozessen: Sie automatisieren die Abläufe und erleichtern die Organisation.

Digitaler Vermietungsprozess: von der Selbstauskunft bis zu gestaffelten Mietverträgen

Digitale Vermietungsprozesse erlauben es, Objekte sicher, schnell und effektiv an solvente Mieter zu bringen. Ob Sie ein Gewerbe vermieten, eine Wohnung oder eine Garage: Bei EverReal erfolgt die gesamte Abwicklung über eine Plattform. Sie können Ihr Inserat online stellen, Besichtigungstermine automatisiert vergeben, eine Selbstauskunft von Mietern automatisch einholen, Mietverträge aufsetzen und personalisieren. Selbst eine komplexe Vertragsform wie der Staffelmietvertrag lässt sich mit der EverReal-Software in wenigen Schritten erstellen und für alle Vertragsparteien verfügbar machen.

Digitalisierung auf dem Vormarsch

Es ist höchste Zeit für digitale Vermietungsprozesse. Schließlich ist die Digitalisierung mittlerweile ein fester Bestandteil unserer Lebenswelt. So gut wie alles lässt sich heute online erledigen: Kontakte zu Unternehmen werden via E-Mail oder über elektronische Formulare geknüpft, Urlaube, Flüge, Hotels über das Smartphone gebucht und umgebucht, Informationen per Pushnachricht direkt aufs Handy gesendet. Auch im Haushalt machen digitale Prozesse das Leben einfacher. Rollläden und Beleuchtung lassen sich über das Tablet zentral steuern, die Garage kann via Smartphone geöffnet und geschlossen werden, und clevere Systeme verraten, wer vor der Wohnungstür steht, ohne dass Sie das Sofa verlassen müssen.

Vor diesem Hintergrund ist es verwunderlich, dass digitale Prozesse in der Vermarktung von Immobilien bislang nicht flächendeckend verfügbar sind. Es liegt schließlich im Interesse aller Beteiligten, freien Wohnraum möglichst schnell zu vermieten. Leerstände gehen zulasten der Immobilienbesitzer, und vor allem in angespannten Wohnungsmärkten wie in Großstädten und Ballungsgebieten ist Wohnraum rar. Länger leerstehende Immobilien verschärfen die Situation zusätzlich.

Profitabler vermieten: mit digitalen Prozessen 

Gerade in strapazierten Märkten ist es jedoch nicht so einfach, passende Mieter zu finden. Wenn ein Inserat von Wohnungsunternehmen oder Makler online gestellt wird, erhalten sie binnen weniger Stunden mehrere hundert Anfragen. Hier gilt es, die Spreu vom Weizen zu trennen, mit Smart Matching passende Kandidaten für das jeweilige Objekt herauszufiltern und an diese Besichtigungstermine zu vergeben.

Hierbei legt der Vermieter beziehungsweise die Hausverwaltung die Anforderungen fest und das System gleicht sie mit den Objektanfragen ab. Fehlen erforderliche Daten, wie etwa die Haushaltsgröße, fragt das System diese automatisch ab und pflegt die Informationen ein. Der Vermieter sieht so auf einen Blick alle Anfragen sowie die Passung und lädt Interessenten zur Besichtigung ein. Nach dem Termin füllen diese die Selbstauskunft aus und das Matching-Verhältnis wird anhand der neuen Daten aktualisiert.

Diese Aufgaben manuell zu erledigen, ist langwierig und fehlerbehaftet. Vor dem Hintergrund des aktuellen DSGVO kann es fatale Folgen haben, wenn nicht alle Daten an einem sicheren Ort gesammelt und mit automatischen Löschfristen versehen werden. Zudem lässt sich die Zeit für das Sortieren und Verwalten von Anfragen sinnvoller nutzen. Durch digitale Vermietungsprozesse können Sie diese Aufgaben automatisieren, sparen Zeit, Geld und Ressourcen und die Vermarktung des Objektes erfolgt wesentlich schneller.

So beschleunigen digitale Vermietungsprozesse die Vermietung

Mit EverReal haben Sie ein Werkzeug für alle Aufgaben im Immobilienmarketing. Immobilienmakler, Hausverwaltungen, Bauträger, Genossenschaften und Bauträger profitieren von zahlreichen Funktionen. Dazu gehören unter anderem:

- die Möglichkeit, Suchprofile zu erstellen und passende Interessenten schneller herauszufiltern,
- das Smart Matching von Interessenten anhand individueller Anforderungen,
- die Möglichkeit, Besichtigungstermine automatisch zu vergeben,
- die Selbstauskunft vom Mieter digital ausfüllen zu lassen,
- Dokumente online abzurufen,
- Interessenten automatisch zu prüfen und anzuschreiben,
- Dokumente wie Staffelmietverträge elektronisch zu unterschreiben.

Von der Schaltung einer Immobilienanzeige auf verschiedenen Portalen bis zur Wohnungsübergabe automatisiert EverReal alle Prozesse. Alle Anfragen aus verschiedenen Portalen werden auf einer Plattform gebündelt und Sie erhalten eine übersichtliche Liste aller Interessenten, inklusive der Selbstauskunft des Mieters. Einladungen zu Besichtigungen können automatisch verschickt werden. Auf Wunsch kann der Termin digital bestätigt oder abgesagt werden und die Interessenten können Alternativtermine einsehen. Nach der Besichtigung können die Interessenten alle notwendigen Dokumente hochladen und die Unterlagen elektronisch einsehen. Wird ein Mietvertrag abgeschlossen, liegt dieser digital vor und kann über das System unterschrieben werden.

Auch die Wohnungsübergabe lässt sich mit digitalen Hilfsmitteln effizient und sicher gestalten. Sie benötigen lediglich ein Smartphone oder Tablet. Das EverReal-System listet alle notwendigen Punkte auf, die für die Überprüfung des Wohnungszustands wichtig sind. Mängel lassen sich eintragen, geprüfte Bereiche abhaken, und es können Fotos hinzugefügt werden. Zum Abschluss unterschreiben alle Parteien das Übergabeprotokoll direkt im System. Eine Kopie per E-Mail wird automatisch an die Beteiligten gesendet und das Protokoll steht im System zum Abruf zur Verfügung.

Digitaler Vermietungsprozess: Vorteile für Vermieter und Mieter

Digitale Vermietungsprozesse erleichtern und beschleunigen die Vermietung von Wohnraum und kommen auch zum Einsatz, wenn Sie ein Gewerbe vermieten wollen. Gestalten Sie alle Prozesse digital und online. Als Makler, Verwaltung oder Wohnungsunternehmen sind Sie auf der sicheren und schnellen Seite: Sie sparen bei der Vermietung rund 80 Prozent der Zeit.

Das erhöht die Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Mietern. Erstere müssen keinen (längeren) Leerstand fürchten, letztere finden schneller geeigneten Wohnraum. Die Zeit, die bisher für Terminabsprachen, das Vorbereiten und Prüfen von Unterlagen, die Wohnungsübergabe und die Unterzeichnung des Mietvertrags benötigt wurde, kann nun anderweitig genutzt werden - zum Beispiel für die Akquise neuer Kunden und den Start neuer Projekte.

Mieter müssen nicht mehr beim Makler oder in der Verwaltung erscheinen, um den Mietvertrag zu unterschreiben - etwas, das vielen Menschen schwerfällt, sei es aus beruflichen Gründen oder weil sie noch nicht in der Stadt wohnen, in der ihr neues Zuhause liegt. Makler und Co. setzen daher mit EverReal auf digitale Vermietungsprozesse, so dass ein Vor-Ort-Besuch zur Vertragsunterzeichnung durch den zukünftigen Mieter nicht mehr notwendig ist. Bis auf die Besichtigung und Übergabe werden alle notwendigen Schritte zur Traumwohnung elektronisch abgewickelt - so wie es Mieter heute aus dem Alltag gewohnt sind.