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Hausverwalter und Mitarbeiter von Wohnungsunternehmen müssen sich täglich mit zeitaufwendigen Arbeitsschritten im Vermietungsprozess auseinandersetzen. Dank intelligenter Technik ist es heute kein Problem, bis zu 10 Stunden pro Vermietung einzusparen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie dies erreichen können.
Auch wenn einige Unternehmen bereits die Notwendigkeit erkannt haben, die Vermietung zu digitalisieren, sind digitale Arbeiten in der Immobilienbranche noch nicht weit verbreitet. Viel zu oft werden immer noch manuelle Verfahren eingesetzt, Dokumentenstapel müssen sortiert oder auf Excel-Tabellen zurückgegriffen werden. All diese Zeitverschwender lassen sich durch den Einsatz intelligenter Software für die Vermietung und den Verkauf von Immobilien eliminieren.
Dank digitaler Prozesse verlieren Unternehmen weniger Zeit für administrative Aufgaben und haben mehr Zeit für Kundenservice und neue Geschäfte. Die folgenden Beispiele verdeutlichen, warum digitales Leasing für ein modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen unverzichtbar ist.
Intelligente Vermietungssoftware vereinfacht die Veröffentlichung von Wohnungsanzeigen enorm. Inserate können direkt in der Software erstellt und Bilder nach Bedarf bearbeitet werden. Das fertige Inserat wird mit wenigen Klicks in allen Immobilienportalen publiziert. Dadurch können bis zu 90 Minuten pro Anzeige eingespart werden.
Vor allem in Großstädten ist die Bearbeitung aller Interessenten eine der größten Herausforderungen im Vermietungsprozess. Im Durchschnitt gehen pro Immobilienanzeige rund 100 Anfragen von Interessenten ein. Bei mehreren Portalen und Objekten kommt innerhalb weniger Stunden eine unglaubliche Flut von Anfragen zusammen.
Je nach System müssen nun alle Anfragen sortiert und ausgewertet werden. Zu oft können aus Zeitgründen nicht alle Interessenten bearbeitet werden und es wird nur eine Auswahl von 10-30 Anfragen gelesen.
Auch hier ist digitale Vermietungssoftware unschlagbar: Alle Anfragen aus den verschiedenen Immobilienportalen werden automatisch dem entsprechenden Objekt zugeordnet und können über den integrierten Chat beantwortet werden. Auf Basis zuvor definierter Anforderungen wie Haushaltsgröße oder Art der Beschäftigung vergleicht das System automatisch alle Interessentenprofile und zeigt die für die jeweilige Immobilie am besten geeigneten Mieter an.
Der Vorteil: Das System prüft alle Anfragen und zeigt schnell und einfach die relevanten Interessenten an. Diese können dann mit wenigen Klicks zu einem Besichtigungstermin eingeladen werden. Durch die digitalen Prozesse sparen Unternehmen im Interessentenmanagement insgesamt 2-4 Stunden pro Anmietung ein.
Wer in der Interessentenverwaltung gut aufgestellt ist, kann bei der Wohnungsbesichtigung viel Zeit sparen. Wer nur 10-20 Anfragen zu einer Immobilie bearbeitet, muss sehr viel Glück haben, in ihnen den richtigen Bewerber zu finden. Wenn alle Anfragen berücksichtigt werden, kann die Zahl der geeigneten Interessenten erhöht werden. Zu oft werden unnötige Besichtigungstermine vereinbart, die vor allem eines kosten: Zeit.
Die Einladung zu einem Besichtigungstermin läuft in der Regel so ab: Der Vermieter schickt eine E-Mail mit Terminvorschlägen an die ausgewählten Interessenten. Diese müssen entweder den Termin bestätigen oder eine E-Mail mit Terminvorschlägen zurückschicken. Es ist klar, dass dies einen hohen Kommunikationsaufwand verursacht. Auch hier hat die Vermietungssoftware eine clevere Lösung.
Terminvorschläge werden an ausgewählte Interessenten geschickt, die den Termin dann einfach online buchen oder eine Alternative vorschlagen können. Der Mitarbeiter, der für die Terminkoordination zuständig ist, speichert das Ganze und sieht übersichtlich, welche Termine gebucht wurden und welche noch frei sind. Interessenten sind auch deshalb begeistert, weil sie den Termin jederzeit bequem buchen können.
Auch bei der Bewerberverwaltung ist eine digitale Arbeitsweise unschlagbar. Kein manuelles Verteilen von Selbstauskünften in Papier- oder PDF-Format und kein Jagen nach fehlenden Bewerbungsunterlagen mehr: Innovative Mietsoftware hat auch diesen Schritt vereinfacht.
Interessenten füllen einfach die Selbsteinschätzung online aus und laden alle angeforderten Dokumente hoch. Eingehende Bewerbungen werden den Mitarbeitern übersichtlich angezeigt und vom Mitarbeiter geprüft. Dank der integrierten SCHUFA-Auskunft kann die Bonitätsprüfung auch mit zwei Klicks im System durchgeführt werden. Auch das Risiko von DSGVO-Bußgeldern wird minimiert, da die Daten nach festgelegten Löschfristen automatisch aus dem System gelöscht werden.
Sobald der Mitarbeiter den richtigen Mieter identifiziert hat, wird der Mietvertrag automatisch erstellt, versendet und ihm zur elektronischen Unterschrift zur Verfügung gestellt. Nach Vertragsabschluss können alle verbleibenden Bewerber und Interessenten mit wenigen Klicks mit einer personalisierten Nachricht über die Vergabe informiert werden. So bleibt niemand auf der Strecke, was die Kundenzufriedenheit erhöht und das Risiko negativer Bewertungen minimiert.
Die vereinfachte Kommunikation und das Online-Bewerbungsverfahren spart bis zu 3 Stunden Zeit und leistet gleichzeitig einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz durch den Verzicht auf Papier.
Der letzte Schritt im Vermietungsprozess ist die Übergabe oder Abnahme des Objekts. Auch hier macht eine Vermietungssoftware den Einsatz von Papier überflüssig. Der Mitarbeiter, der die Übergabe durchführt, kann mit einem Tablet oder Smartphone alle relevanten Daten, wie Zählerstände oder die Anzahl der Schlüssel, notieren. Fotos werden direkt an das System angehängt und es wird automatisch ein Übergabeprotokoll erstellt, das beide Parteien vor Ort mit den Fingern unterschreiben und als PDF per E-Mail verschickt werden. Nachbearbeitungen sind nicht mehr notwendig. Auch hier spart eine intelligente digitale Arbeitsweise bis zu 40 Minuten pro Anmietung.
Die Beispiele haben es deutlich gemacht: Der digitale Vermietung spart im Vergleich zu manuellen Prozessen wertvolle Zeit. Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter in wichtigere und vor allem profitablere Aufgaben investieren könnten.
Hausverwalter und Mitarbeiter von Wohnungsunternehmen müssen sich täglich mit zeitaufwendigen Arbeitsschritten im Vermietungsprozess auseinandersetzen. Dank intelligenter Technik ist es heute kein Problem, bis zu 10 Stunden pro Vermietung einzusparen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie dies erreichen können.
Auch wenn einige Unternehmen bereits die Notwendigkeit erkannt haben, die Vermietung zu digitalisieren, sind digitale Arbeiten in der Immobilienbranche noch nicht weit verbreitet. Viel zu oft werden immer noch manuelle Verfahren eingesetzt, Dokumentenstapel müssen sortiert oder auf Excel-Tabellen zurückgegriffen werden. All diese Zeitverschwender lassen sich durch den Einsatz intelligenter Software für die Vermietung und den Verkauf von Immobilien eliminieren.
Dank digitaler Prozesse verlieren Unternehmen weniger Zeit für administrative Aufgaben und haben mehr Zeit für Kundenservice und neue Geschäfte. Die folgenden Beispiele verdeutlichen, warum digitales Leasing für ein modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen unverzichtbar ist.
Intelligente Vermietungssoftware vereinfacht die Veröffentlichung von Wohnungsanzeigen enorm. Inserate können direkt in der Software erstellt und Bilder nach Bedarf bearbeitet werden. Das fertige Inserat wird mit wenigen Klicks in allen Immobilienportalen publiziert. Dadurch können bis zu 90 Minuten pro Anzeige eingespart werden.
Vor allem in Großstädten ist die Bearbeitung aller Interessenten eine der größten Herausforderungen im Vermietungsprozess. Im Durchschnitt gehen pro Immobilienanzeige rund 100 Anfragen von Interessenten ein. Bei mehreren Portalen und Objekten kommt innerhalb weniger Stunden eine unglaubliche Flut von Anfragen zusammen.
Je nach System müssen nun alle Anfragen sortiert und ausgewertet werden. Zu oft können aus Zeitgründen nicht alle Interessenten bearbeitet werden und es wird nur eine Auswahl von 10-30 Anfragen gelesen.
Auch hier ist digitale Vermietungssoftware unschlagbar: Alle Anfragen aus den verschiedenen Immobilienportalen werden automatisch dem entsprechenden Objekt zugeordnet und können über den integrierten Chat beantwortet werden. Auf Basis zuvor definierter Anforderungen wie Haushaltsgröße oder Art der Beschäftigung vergleicht das System automatisch alle Interessentenprofile und zeigt die für die jeweilige Immobilie am besten geeigneten Mieter an.
Der Vorteil: Das System prüft alle Anfragen und zeigt schnell und einfach die relevanten Interessenten an. Diese können dann mit wenigen Klicks zu einem Besichtigungstermin eingeladen werden. Durch die digitalen Prozesse sparen Unternehmen im Interessentenmanagement insgesamt 2-4 Stunden pro Anmietung ein.
Wer in der Interessentenverwaltung gut aufgestellt ist, kann bei der Wohnungsbesichtigung viel Zeit sparen. Wer nur 10-20 Anfragen zu einer Immobilie bearbeitet, muss sehr viel Glück haben, in ihnen den richtigen Bewerber zu finden. Wenn alle Anfragen berücksichtigt werden, kann die Zahl der geeigneten Interessenten erhöht werden. Zu oft werden unnötige Besichtigungstermine vereinbart, die vor allem eines kosten: Zeit.
Die Einladung zu einem Besichtigungstermin läuft in der Regel so ab: Der Vermieter schickt eine E-Mail mit Terminvorschlägen an die ausgewählten Interessenten. Diese müssen entweder den Termin bestätigen oder eine E-Mail mit Terminvorschlägen zurückschicken. Es ist klar, dass dies einen hohen Kommunikationsaufwand verursacht. Auch hier hat die Vermietungssoftware eine clevere Lösung.
Terminvorschläge werden an ausgewählte Interessenten geschickt, die den Termin dann einfach online buchen oder eine Alternative vorschlagen können. Der Mitarbeiter, der für die Terminkoordination zuständig ist, speichert das Ganze und sieht übersichtlich, welche Termine gebucht wurden und welche noch frei sind. Interessenten sind auch deshalb begeistert, weil sie den Termin jederzeit bequem buchen können.
Auch bei der Bewerberverwaltung ist eine digitale Arbeitsweise unschlagbar. Kein manuelles Verteilen von Selbstauskünften in Papier- oder PDF-Format und kein Jagen nach fehlenden Bewerbungsunterlagen mehr: Innovative Mietsoftware hat auch diesen Schritt vereinfacht.
Interessenten füllen einfach die Selbsteinschätzung online aus und laden alle angeforderten Dokumente hoch. Eingehende Bewerbungen werden den Mitarbeitern übersichtlich angezeigt und vom Mitarbeiter geprüft. Dank der integrierten SCHUFA-Auskunft kann die Bonitätsprüfung auch mit zwei Klicks im System durchgeführt werden. Auch das Risiko von DSGVO-Bußgeldern wird minimiert, da die Daten nach festgelegten Löschfristen automatisch aus dem System gelöscht werden.
Sobald der Mitarbeiter den richtigen Mieter identifiziert hat, wird der Mietvertrag automatisch erstellt, versendet und ihm zur elektronischen Unterschrift zur Verfügung gestellt. Nach Vertragsabschluss können alle verbleibenden Bewerber und Interessenten mit wenigen Klicks mit einer personalisierten Nachricht über die Vergabe informiert werden. So bleibt niemand auf der Strecke, was die Kundenzufriedenheit erhöht und das Risiko negativer Bewertungen minimiert.
Die vereinfachte Kommunikation und das Online-Bewerbungsverfahren spart bis zu 3 Stunden Zeit und leistet gleichzeitig einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz durch den Verzicht auf Papier.
Der letzte Schritt im Vermietungsprozess ist die Übergabe oder Abnahme des Objekts. Auch hier macht eine Vermietungssoftware den Einsatz von Papier überflüssig. Der Mitarbeiter, der die Übergabe durchführt, kann mit einem Tablet oder Smartphone alle relevanten Daten, wie Zählerstände oder die Anzahl der Schlüssel, notieren. Fotos werden direkt an das System angehängt und es wird automatisch ein Übergabeprotokoll erstellt, das beide Parteien vor Ort mit den Fingern unterschreiben und als PDF per E-Mail verschickt werden. Nachbearbeitungen sind nicht mehr notwendig. Auch hier spart eine intelligente digitale Arbeitsweise bis zu 40 Minuten pro Anmietung.
Die Beispiele haben es deutlich gemacht: Der digitale Vermietung spart im Vergleich zu manuellen Prozessen wertvolle Zeit. Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter in wichtigere und vor allem profitablere Aufgaben investieren könnten.
DSGVO - Neue Datenschutzbestimmungen für Mieten und Bußgelder
Mit dem Inkrafttreten der neuen Allgemeinen Datenschutzverordnung der EU (DSGVO) am 25. Mai 2018 wurde das bisher geltende Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) überarbeitet bzw. ersetzt. Künftig müssen alle Hausverwaltungen, Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen einige neue Datenschutzrichtlinien beachten.
Fachkräftemangel in der Immobilienbranche: Zeit für neue Wege
Der Fachkräftemangel zählt zu den wichtigsten Herausforderungen der heutigen Wirtschaft. Über 60 % der deutschen Unternehmen sehen ihn als aktuelles Geschäftsrisiko (Quelle: Statista). Davon betroffen ist auch die Immobilienwirtschaft. Hausverwaltungen, Wohnungsunternehmen, Bauunternehmen, Immobilienmakler - sie alle klagen über massive Probleme, qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Die Gründe dafür sind komplex, aber die gute Nachricht ist, dass es Lösungen gibt.
Hausverwaltung digital und zukunftssicher - so funktioniert es. Ein Interview mit Gerrit Weiland, JANUS Immobilien & Consulting GmbH
Montage sind „Großkampftage” in vielen Hausverwaltungen. Das E-Mail-Postfach ist voll mit Anfragen und Benachrichtigungen, der Anrufbeantworter blinkt unaufhörlich und die To-Do-Liste wird eher länger als kürzer. Unplanbare Situationen wie Krankmeldungen und Schadensfälle dramatisieren die Situation zusätzlich. Doch es gibt auch Beispiele, wo Immobilienunternehmen ihre Kerngeschäftsprozesse im Zuge der Digitalisierung neu gedacht haben, noch als das Thema in den Kinderschuhen steckte. Zu so einem Unternehmen gehört die JANUS Immobilien & Consulting GmbH in Mainz.
